Webshop, Warenwirtschaft, Marktplätze, Rechnungsstellung und Buchhaltung sind im Fachhandel längst digital. Oft laufen die Systeme aber nicht automatisch als Prozess zusammen. Bei den neuen Anforderungen an die E-Rechnung zeigt sich, dass schlecht abgestimmte Schnittstellen Zeit kosten, Fehler begünstigen und Wachstum kompliziert machen.
Der Handelsverband Deutschland erwartet für dieses Jahr einen Onlineumsatz von 96,3 Milliarden Euro. Besonders relevant für Händler mit mehreren Vertriebskanälen ist, dass im vergangenen Jahr rund 57 Prozent der deutschen Onlineumsätze über Marktplätze liefen. Für den Fachhandel bedeutet diese Entwicklung, dass immer mehr Daten zwischen verschiedenen Anwendungen fließen. Ein Auftrag kann im Webshop entstehen, der Bestand liegt in der Warenwirtschaft, die Zahlung kommt über einen Payment-Dienstleister und die Rechnung landet schließlich in der Buchhaltung. Parallel laufen möglicherweise stationärer Verkauf, B2B-Bestellungen oder E-Procurement. Jeder zusätzliche Kanal erhöht deshalb nicht nur die Reichweite. Er erhöht auch die Zahl der Stellen, an denen Daten vollständig und korrekt übertragen sein müssen.
Medienbrüche zwischen zwei funktionierenden Systemen
Probleme entstehen nicht zwangsläufig, weil eine Anwendung schlecht funktioniert. Häufig liegt die Schwachstelle genau zwischen zwei Systemen. Der Webshop kennt beispielsweise den aktuellen Auftrag, die Warenwirtschaft erhält ihn jedoch zeitversetzt. Ein Artikel ist online noch verfügbar, obwohl der stationäre Verkauf den letzten Bestand bereits reduziert hat. Typische Bruchstellen liegen zwischen:
- Webshop und Warenwirtschaft,
- Marktplatz und Auftragsverwaltung,
- Warenwirtschaft und Versand,
- Rechnungsstellung und Buchhaltung,
- stationärem Verkauf und Onlinebestand.
Solche Doppelarbeiten fallen bei wenigen Vorgängen kaum auf. Steigen Bestellzahlen und Vertriebskanäle, summiert sich der Aufwand. Mitarbeitende müssen Unterschiede recherchieren, Daten nachtragen oder fehlerhafte Bestände korrigieren. Dort verliert Digitalisierung einen Teil ihres eigentlichen Nutzens.
Klare Datenführung wichtiger als möglichst viele Tools
Im Fachhandel wächst die Softwarelandschaft häufig über Jahre. Zuerst kommt der Webshop, später eine neue Warenwirtschaft, anschließend ein Marktplatz-Connector oder ein zusätzliches Tool für Rechnungen und Versand. Jedes System löst zunächst ein konkretes Problem. Schwieriger wird es, wenn mehrere Anwendungen dieselben Informationen verwalten. Für Artikelstammdaten, Preise, Kundenadressen, Bestände oder Auftragsstatus sollte deshalb klar definiert sein, welches System die führende Datenquelle bildet.
| Information | Mögliche führende Anwendung | Wichtig für die Schnittstelle |
| Artikel und Bestände | Warenwirtschaft oder ERP | aktueller Bestand auf allen Kanälen |
| Onlinebestellung | Webshop oder Marktplatz | vollständige Übergabe an Auftragsverwaltung |
| Kundendaten | CRM oder ERP | einheitliche Zuordnung |
| Rechnung | Faktura oder Buchhaltung | korrekte Beleg- und Steuerdaten |
| Zahlung | Payment/Buchhaltung | eindeutige Zuordnung zum Auftrag |
Dass gerade kleinere Unternehmen bei der Digitalisierung noch mit fragmentierten Strukturen arbeiten, zeigen aktuelle Bitkom-Daten: 22 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten besitzen keine Digitalstrategie, weitere 57 Prozent verfolgen lediglich Strategien für einzelne Unternehmensbereiche. Nur 21 Prozent verfügen über eine zentrale Digitalstrategie. Für Schnittstellen ist diese Gesamtperspektive entscheidend. Eine technische Verbindung löst wenig, wenn nicht feststeht, welche Daten wohin fließen sollen und welches System im Konfliktfall maßgeblich ist.
E-Rechnung macht Lücken im Prozess sichtbarer
Ein aktueller Prüfstein für diese Abläufe ist die E-Rechnung. Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung laufen 2026 noch Übergangsregelungen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro reicht die entsprechende Übergangsfrist bis Ende 2027. Für den Fachhandel ist dabei nicht nur entscheidend, ob eine E-Rechnung technisch erstellt oder gelesen werden kann. Relevant ist der gesamte Weg vom Auftrag bis zum verbuchten Beleg. Eine strukturierte Rechnung bringt wenig Effizienzgewinn, wenn Daten anschließend erneut aus einem System in ein anderes übertragen werden müssen.
Gerade im B2B-Fachhandel lohnt sich deshalb ein Blick auf Rechnungsstellung, Freigaben und Archivierung. Das gilt auch für Händler, deren Webshop überwiegend an Endkunden verkauft, denn Lieferantenrechnungen, Plattformkosten, Dienstleistungen oder Geschäftskundenaufträge erzeugen weiterhin B2B-Prozesse.
Unterschiedliche Software kann zusammenspielen
Eine einheitliche Komplettlösung ist nicht für jeden Händler sinnvoll. Entscheidend ist, dass die eingesetzten Systeme offene und verlässliche Verbindungen ermöglichen. Shopware verfolgt beispielsweise einen API-orientierten Ansatz und lässt sich mit ERP-, PIM-, Warenwirtschafts- und Finanzanwendungen verbinden. Im Umfeld von Warenwirtschaft und ERP kommen je nach Betriebsgröße unter anderem Weclapp oder Xentral infrage.
Auf der kaufmännischen Seite können wiederum Anwendungen wie Lexware Office oder Sevdesk Aufgaben rund um Rechnungen und Buchhaltung übernehmen. Der Markt bietet für Shopware bereits Connectoren zu unterschiedlichen Finanz- und Warenwirtschaftssystemen. Für den Händler ist allerdings weniger entscheidend, wie viele Schnittstellen ein Anbieter auflistet. Wichtig ist, dass die Verbindung zum eigenen Prozess passt. Ein automatischer Datentransfer sollte eindeutig regeln, wie Stornos, Gutschriften, Teilzahlungen, Retouren und geänderte Bestellungen behandelt sind.
Schnittstellen sollten auch Fehlerfälle beherrschen
Der Idealfall ist einfach: Bestellung kommt herein, Bestand passt sich an, Rechnung entsteht und Zahlung findet den richtigen Vorgang. Im Alltag entstehen jedoch Abweichungen. Ein Kunde bestellt zwei Artikel und schickt einen zurück. Eine Bestellung wird teilweise storniert. Der Zahlungsbetrag stimmt nicht exakt mit dem Rechnungswert überein oder ein Marktplatz zieht Gebühren vor der Auszahlung ab. Eine gute Schnittstelle muss solche Fälle technisch übertragen und fachlich korrekt abbilden. Deshalb sollten Händler bei der Auswahl und Einrichtung von Integrationen nicht ausschließlich den Standardprozess testen.
Besonders wichtig sind Retouren, Teilstornierungen, Gutscheine, Gutschriften, unterschiedliche Steuersätze sowie manuelle Änderungen nach Auftragseingang. Erst wenn auch solche Vorgänge sauber zwischen den Anwendungen laufen, entsteht ein belastbarer digitaler Prozess.
Durchgängige Prozesse: Spielraum für den Fachhandel
Der Fachhandel lebt nicht allein von effizienten Systemen. Persönliche Beratung, Sortimentskenntnis und die Nähe zum Kunden bleiben wichtige Stärken. Deshalb lohnt es sich, administrative Routinen so weit wie sinnvoll zu automatisieren.
Webshop, Warenwirtschaft und Buchhaltung müssen dafür nicht aus einer Hand stammen. Sie sollten jedoch dieselbe Sprache sprechen. Je zuverlässiger Bestellungen, Bestände, Rechnungen und Zahlungsdaten zwischen den Systemen fließen, desto weniger Zeit verliert der Fachhandel mit manuellen Korrekturen und desto mehr Kapazität bleibt für Verkauf, Beratung und Kundenservice.