Mit der digitalen Rechnung geht Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und entlastet Unternehmen durch den verringerten Personalaufwand und sinkende Kosten. Autor Christian Herbert gibt einen Ausblick auf die Zukunft der Unternehmensverwaltung.
Die elektronische Rechnung ist bereits seit dem 27. November 2020 für bestimmte Bereiche Pflicht. Seither müssen alle Rechnungssteller elektronische Rechnungen an Auftraggeber des Bundes ausstellen und übermitteln.
Elektronische Rechnung: Der aktuelle Stand
Ab dem 1. Januar 2025 besteht für alle Unternehmen die Pflicht zur elektronischen Rechnung gemäß dem europäischen Standard EN 16931. Die beiden folgenden Datenstandards haben sich etabliert:
- ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat, welches sowohl maschinell als auch menschlich lesbare Informationen kombiniert und in Deutschland weitverbreitet ist. Es integriert ein XML-Datenmodell in ein klassisches PDF-Dokument, wodurch die Rechnung visuell und elektronisch geprüft werden kann. Die neueste Version ZUGFeRD 2.1 stellt eine Vereinheitlichung mit Factur-X dar.
- Factur-X ist ein internationaler Standard zur elektronischen Rechnungsübermittlung und weist eine ähnliche, hybride Struktur wie ZUGFeRD auf.
Um die elektronische Rechnung verarbeiten zu können, benötigen Unternehmen eine ganzheitliche Buchhaltungssoftware, welche es möglich macht, digitale Rechnungen zu erhalten, abzuspeichern und selbst auszustellen. Moderne Softwarelösungen bieten wichtige Funktionen wie eine automatisierte Rechnungserfassung, elektronische Archivierung und Compliance-Überwachung. Künstliche Intelligenz spielt in der Rechnungserfassung und -zuordnung eine große Rolle. Die Verwaltung von Belegen kann so automatisiert werden, das Personal hat in erster Linie eine Überwachungsaufgabe.
Trends im elektronischen Datenaustausch (EDI)
Früher galt die EDI-Technologie als Luxus, welcher den großen Konzernen vorbehalten war. Mit immer schnellen voranschreitenden technischen Entwicklungen ist EDI heute für alle Betriebe erschwinglich – und vor allem notwendig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch EDI-Systeme können große Datenmengen zwischen Unternehmen unkompliziert und schnell ausgetauscht werden …
Ein weiterer aufstrebender Trend ist die Nutzung der Blockchain-Technologie, um unveränderliche und vertrauenswürdige Aufzeichnungen von Transaktionen anzufertigen. Laut einer IFO-Studie nutzen bereits jetzt rund sieben Prozent der Unternehmen eine dezentrale Blockchain-Struktur, um Daten transparent zu verwalten.
Kein Unternehmen kommt mit nur einer Software aus. Um den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen zu erleichtern, nutzen die meisten Betriebe bereits jetzt APIs (Application Programming Interfaces), welche eine nahtlose Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen ermöglichen.
Überblick über die Vorteile durch technologische Trends
Eine DIHK-Umfrage aus 2023 zeigt, dass 76,5 Prozent der befragten Unternehmen ihren Digitalisierungsgrad als sehr gut bezeichnen würden. Für die Verwendung moderner Technologien sprechen vorwiegend diese Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Viele wiederkehrende Aufgaben wie die Sortierung von Rechnungen können automatisiert und schneller erledigt werden. Das Personal hat in erster Linie eine Kontrollaufgabe.
- Kostenreduktion: Kosten durch bürokratischen Aufwand sowie Personalkosten werden verringert, da viele Daten elektronisch erfasst und verarbeitet werden können.
Aber: Die Digitalisierung muss Schritt-für-Schritt im Unternehmen umgesetzt werden. Ein zu schneller Umstieg auf digitale Systeme führt zu Verwirrung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und kann mit technischen Problemen einhergehen.
Ein Ausblick in die Zukunft
In Zukunft sollen Standards wie ZUGFeRD und EDI noch effizienter, schneller und vielseitiger werden. Durch künstliche Intelligenz lernen Programme, worauf es bei der Erfassung und Ausstellung von Dokumenten ankommt und senken die Fehlerquoten. Im internationalen Bereich stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen der Länder zu vereinen und zu erfüllen – mit Factur-X ist hier bereits ein effizienter Standard geschaffen.
Unternehmen, welche digitale Lösungen erfolgreich in ihren Alltag integriert haben, profitierten laut dem Wirtschaftsprüfungsunternehmen Ernst & Young von reibungslosen Geschäftsprozessen und einer umfassenderen Automatisierung. Zudem können hohe Personalkosten in der Verwaltung eingespart werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass digitale Standards zur Datenübermittlung die Zukunft der effizienten Verwaltung in Unternehmen darstellen. Sie sind ein effektives Mittel gegen zunehmenden Fachkräftemangel und reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm. Eine konstante Überprüfung der genutzten Technologien ist entscheidend, um von technologischen Trends und Neuerungen zu profitieren und auf dem neuesten Stand zu bleiben.