Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im B2B-Bereich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu empfangen. Eine ähnliche Pflicht gilt für das Ausstellen (Übergangsfrist bis 2027) und Versenden. Damit werden hybride Rechnungsformate wie ZUGFeRD und XRechnung zukünftig zum Standard.
Hybride Rechnungen enthalten zwei Bestandteile. Eine visuell lesbare Darstellung (zum Beispiel als klassisches PDF), die für den menschlichen Blick auswertbar ist, sowie strukturierte Daten (meist XML-Dateien), die von ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden. Etabliert hat sich das ZUGFeRD-Format, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt wurde. Es wird von der öffentlichen Verwaltung und von vielen Unternehmen unterstützt.
Der Vorteil: ZUGFeRD-Rechnungen werden einheitlich maschinell gelesen und die Verarbeitung in der Buchhaltung geht deutlich schneller. Es sind weniger menschliche Eingriffe notwendig, oft nur noch bei Sonderfällen oder zur stichprobenartigen Kontrolle der Buchungen. Wenn das Verwaltungspersonal die Rechnung jedoch einsehen möchte, ist es mit kompatiblen Buchhaltungsprogrammen problemlos möglich, diese anzuzeigen.
Warum sind hybride Rechnungsformate sinnvoll?
Buchhaltungen und Verwaltungen in beinahe allen Unternehmen sind so stark vom Fachkräftemangel betroffen wie kaum eine andere Unternehmensabteilung. Laut dem Institut der Deutschen Wirtschaft fehlen bis 2030 über 300.000 qualifizierte Fachkräfte in diesen Bereichen. Die Automatisierung soll zumindest einen Teil dazu beitragen, die wirtschaftlichen Folgen abzufedern. Fachkräfte konzentrieren sich so auf die spezifischen Fälle. Unterdessen arbeiten aktuelle Buchhaltungsprogramme repetitive Aufgaben ab.
Durch hybride Formate lassen sich manuelle Eingaben reduzieren, Fehler vermeiden und Buchhaltungsprozesse automatisieren. Zudem unterstützen sie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen an die Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit digitaler Rechnungen, auch in Bezug auf den Datenschutz, dessen Missachtung häufig zu Compliance-Verstößen und schlimmstenfalls zu entsprechenden Strafen führt.
Vorteile für Unternehmen auf einen Blick
Große Konzerne, aber auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben viele Vorteile durch die hybriden Rechnungsformate, darunter:
- schnellere Rechnungsverarbeitung durch automatische Datenextraktion,
- weniger Fehlerquellen durch strukturierte Datenformate,
- rechtssichere Archivierung und Compliance mit den GoBD,
- bessere Skalierbarkeit für wachsende Datenmengen,
- verfügbare Arbeitszeit der Mitarbeiter für komplexe Sachverhalte.
Zeitgemäße und KI-gestützte Software wird zudem mit den neuesten gesetzlichen Änderungen und Vorschriften gefüttert. Hierdurch macht sie auf menschliche Fehler in der Buchhaltung aufmerksam und verhindert schlimmere Folgen.
Kombination aus Automatisierung und Erfahrung
Hybride Rechnungsformate verbinden das Beste aus zwei Welten: die Effizienz aktueller Softwarelösungen und das Wissen erfahrener Mitarbeitender. Maschinenlesbare XML-Daten ermöglichen eine schnelle Verarbeitung und Integration in digitale Buchhaltungssysteme. Das vertraute PDF-Layout sorgt wiederum für eine verständliche Übersicht und Nachvollziehbarkeit. Der große Vorteil: Hierdurch bleibt die Kontrolle beim Menschen, ohne dass auf Automatisierungsvorteile verzichtet wird. Besonders in Unternehmen mit gewachsenen Strukturen erlaubt dieser Ansatz einen sanften Übergang zu digitalen Prozessen, ohne bestehende Arbeitsweisen vollständig abzulösen. So entsteht eine zukunftsfähige Lösung, die Effizienz und Fachkenntnis sinnvoll vereint und die zugleich Akzeptanz unter den Mitarbeitenden erfährt.