Die Düsseldorfer Rheinbahn AG ist eines der größten kommunalen Nahverkehrsunternehmen Deutschlands. Für die 3.000 Mitarbeiter zählenden Verkehrsbetriebe hat der Canon Partner H. aus der Fünten eine Managed-Print-Lösung auf Basis der Druckmanagementlösung uniFLOW konzipiert und implementiert.
Datensicherheit und Wirtschaftlichkeit standen ganz oben auf der Prioritätenliste von Manuel Willmes, als es um den Aufbau einer Managed-Print-Lösung für die rund 1.100 Mitarbeiter in der Verwaltung und den Werkstätten der Düsseldorfer Rheinbahn AG ging: „Rund 500 Arbeitsplatzdrucker mussten wir ersetzen, da diese unwirtschaftlich und zu störungsanfällig geworden waren“, beschreibt der Leiter des Benutzerservice bei dem Nahverkehrsunternehmen die Ausgangslage. Bis zu 70 Störungstickets im Monat musste sein Team bearbeiten. „Deshalb haben wir in einer gut einjährigen Pilotphase unterschiedliche Multifunktionssysteme getestet, um Erfahrungen zu sammeln. Nicht zuletzt wollten wir ja auch die nötige Akzeptanz bei unseren Mitarbeitern erreichen, die über die Jahre hinweg ihren Drucker auf dem Schreibtisch gewohnt waren. Doch die von uns getestete Lösung war störanfällig und der Druckprozess viel zu langsam“, erinnert sich Manuel Willmes. Auch in Sachen Datensicherheit konnte der seinerzeit getestete Ansatz nicht überzeugen, so Rheinbahn-Projektleiter Yannick Beckmann: „Gab es einen Papierstau, so wurde der angestoßene Job gedruckt, sobald der Stau behoben war. Das ist aber im Sinne des Datenschutzes nicht unbedingt sinnvoll, wenn etwa ein Mitarbeiter den Papierstau behebt und ihm dann zahlreiche Dokumente in die Hände gelangen, die nicht für ihn bestimmt sind.“
Zuverlässigkeit und Datenschutz
Nach einem eingehenden Proof of Concept auf Basis eines umfangreichen Lastenhefts hat sich die Rheinbahn AG für das Konzept und die Lösung von H. aus der Fünten und Canon entschieden. „Diese Lösung hat uns sowohl vom Konzept als auch in wirtschaftlicher Hinsicht überzeugt. Nach den intensiven Testläufen und den Erfahrungen aus unserem Pilotprojekt waren Zuverlässigkeit und Datenschutz ausschlaggebend für unsere Entscheidung“, sagt Manuel Willmes. Über 100 Multifunktionssysteme der Serie imageRUNNER ADVANCE C5540 und imageRUNNER ADVANCE C255 wurden an verschiedenen Standorten in Düsseldorf und der Region implementiert. Nicht zuletzt war es die vielseitige und leistungsstarke Outputmanagementlösung uniFLOW von Canon, die die Entscheidung der Rheinbahn AG wesentlich mit beeinflusst hat. „Mit uniFLOW konnten wir in diesem Projekt die entscheidenden Anforderungen, etwa im Bereich der Daten- und Dokumentensicherheit, erfüllen“, sagt Daniel Ringel vom Systemhaus H. aus der Fünten. Die Lösung von Canon steuert im Hintergrund zahlreiche Aufgaben völlig automatisiert. So werden nicht nur Druckjobs bei einem Papierstau gelöscht. „Jeder Mitarbeiter kann heute seine Dokumente abholen, indem er sich einfach an einem System mit dem Dienstausweis identifiziert“, schildert Yannick Beckmann.
Erfolg der Managed-Print-Lösung
„Mit der Lösung von H. aus der Fünten und Canon haben wir die richtige Entscheidung getroffen. Dieses Gesamtpaket aus zuverlässiger Technologie und umfassendem Service konnte uns kein Mitbewerber bieten“, so Manuel Willmes. Die enge Zusammenarbeit aller Partner hat den Erfolg des Projekts möglich gemacht. „Wir sind weiterhin ständig miteinander im Dialog, um die Lösung weiterzuentwickeln“, so Daniel Ringel. Für die Rheinbahn AG hat sich diese Partnerschaft gleich mehrfach ausgezahlt. „Seit dem Projektstart ist die Zahl der Tickets, die wir von unseren Mitarbeitern erhalten, deutlich gesunken. Dabei geht es meist auch eher um Fragen der Bedienung als um echte Störungen. Das entlastet unseren Benutzerservice deutlich“, sagt Manuel Willmes. Die zentrale Versorgung mit Toner befreit zudem die Fachabteilungen von umständlichen Bestellprozessen. Von den seinerzeit 500 Arbeitsplatzdruckern sind bei der Rheinbahn derzeit nur noch rund 100 im Einsatz, Tendenz fallend. Die Datensicherheit ist dank der modernen Technologie der imageRUNNER-ADVANCE-Systeme von Canon gewährleistet. „Zudem arbeiten diese Multifunktionssysteme äußerst geräuscharm und sorgen für ein positives Raumklima – was ein wesentlicher Punkt in unserer Ausschreibung war“, so Manuel Willmes.