Mails statt Briefe, Screensharing statt Ausdrucke, Cloudablagen statt Aktenschränke. 15 Prozent der Unternehmen arbeiten inzwischen komplett papierlos. So lautet ein zentrales Ergebnis der Studie „Digital Office Index 2024“ des Digitalverbands Bitkom.
Im Digital Office Index 2022 des Digitalverbands Bitkom gaben nur acht Prozent der Unternehmen an, komplett digital zu arbeiten. Weitere 24 Prozent arbeiten derzeit nur noch zu etwa einem Viertel papierbasiert, vor zwei Jahren waren es noch 34 Prozent. 38 Prozent der deutschen Unternehmen bearbeiten noch etwa die Hälfte ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse auf Papier. 2022 waren es 33 Prozent. Bei 14 Prozent laufen hingegen noch etwa drei Viertel der Prozesse papierbasiert ab (2022: 18 Prozent), bei sechs Prozent sogar nahezu alle (2022: vier Prozent). Weniger Papier bedeutet auch weniger Aktenordner – die Hälfte (50 Prozent) der Unternehmen hat die Anzahl ihrer Aktenschränke in den vergangenen fünf Jahren reduziert. Inzwischen stehen 96 Prozent der Unternehmen der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse grundsätzlich offen gegenüber, vor zwei Jahren waren es erst 89 Prozent.
Mehr digitale Kommunikation – weniger Fax und Briefpost
88 Prozent der Unternehmen gaben in der Untersuchung an, Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen zu wollen. Während 2022 noch 48 Prozent häufig oder sehr häufig Briefe verschickte, sind es inzwischen nur noch 40 Prozent. Es werden auch weniger Faxe verschickt: Häufig oder sehr häufig faxen noch 30 Prozent (2022: 40 Prozent). Das Smartphone hat sich in den Unternehmen mittlerweile als Standardgerät etabliert. 90 Prozent nutzen es häufig oder sehr häufig für die geschäftliche Kommunikation, 2022 waren es 83 Prozent. Zuwächse verzeichnen zudem Messenger-Dienste (61 Prozent, 2022: 51 Prozent). Auch Textchats, zum Beispiel über Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) oder soziale Netzwerke (39 Prozent, 2022: 36 Prozent) legen leicht zu. Videokonferenzen werden hingegen seltener abgehalten. Noch 65 Prozent nutzen häufig oder sehr häufig Videokonferenzen, 2022 waren es 72 Prozent.
CRM, ERP, ECM: Kaum noch ohne Digital-Office-Lösungen
100 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein, um zum Beispiel auf Dokumente zuzugreifen oder Kundendaten zu verwalten. Vor zwei Jahren waren es 98 Prozent. So nutzen inzwischen 84 Prozent der Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM), was unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht (2022: 76 Prozent). Einen deutlichen Zuwachs gab es bei digitalen Lösungen für das Customer-Relationship-Management (CRM): 91 Prozent nutzen eine CRM-Anwendung zur digitalen Verwaltung von Kundendaten (2022: 77 Prozent). 98 Prozent setzen zudem Enterprise Ressource Planning (ERP) ein, also Anwendungen für das Management von Ressourcen wie Materialien, Finanzen oder auch Personal (2022: 95 Prozent).
Einsatz künstlicher Intelligenz zur Prozessverbesserung
Ganz vorne steht beim Einsatz von KI die Logistik: Hier nutzen oder planen bereits 30 Prozent der Unternehmen den KI-Einsatz. Im Kundenservice und Vertrieb sind es 27 Prozent, jeweils 25 Prozent in den Bereichen Produktion und Projektentwicklung sowie Buchhaltung, Finanzen und Controlling. Die meisten Unternehmen beobachten massive Effekte durch die Digitalisierung ihrer Prozesse: 80 Prozent sehen, dass Geschäftsvorgänge automatisch funktionieren, in 76 Prozent steigt die Transparenz, 75 Prozent können so Compliance-Vorgaben besser erfüllen. 70 Prozent haben zufriedenere Kundinnen und Kunden oder die Performance der internen Prozesse steigt (69 Prozent). Bei der Datensicherheit zeigt sich hingegen ein uneinheitliches Bild: In 48 Prozent der Unternehmen ist die Datensicherheit durch die Digitalisierung gestiegen, in acht Prozent hat sie hingegen abgenommen.
Investitionsbedarf und Fachkräftemangel
Bereits jetzt erschwert der Fachkräftemangel aus Unternehmenssicht die Digitalisierung: Neben einem zu hohen Investitionsbedarf (76 Prozent) nennen 75 Prozent zu wenig qualifiziertes Personal als größte Hürde bei der Digitalisierung ihres Unternehmens. 2022 waren es noch 64 Prozent. 66 Prozent geben an, ihnen fehle die Zeit, sich um die weitere Digitalisierung zu kümmern. Aber auch die Themen Sicherheit und Datenschutz spielen eine Rolle: Für 65 Prozent zählt die Sorge vor einem unberechtigten Zugriff auf Unternehmensdaten zu den größten Hürden. Gleichzeitig beklagen aber auch 63 Prozent zu hohe Datenschutzanforderungen.