Die Krefelder bonOffice GmbH hat sich auf professionelle Kaffeeversorgung spezialisiert. Leider wurde der Vor-Ort-Service des Händlers durch Corona hart ausgebremst. Christian Hahn, Geschäftsführer der digitalhoch4 Beratungsgesellschaft mbH, erläutert, wie er den Betrieb des Dienstleisters durch digitale Transformation aufrechterhalten konnte.
OFFICE DEALZZ: Herr Hahn, wieso hat sich bonOffice an Sie gewandt?
Christian Hahn: Als das Coronavirus das Geschäftsleben in die Distanz zwang, gab es für bonOffice keine Frage, das bislang exzellente Vor-Ort Beratungsgeschäft quasi über Nacht in röstfrischen Remote-Service zu verwandeln. Als hätte sie es geahnt, war die außendienststarke Firma bereits 2019 der klassischen Telefonie überdrüssig. Sie wünschte sich, einen zentralen Ort für die interne Kommunikation und spezielle Unternehmensprozesse – wie die Kaffeemaschinenreparatur – zu etablieren. Die Telefonie sollte ortsunabhängig von überall funktionieren und der Aktionsradius der Mitarbeiter durch Headsets ausgeweitet werden. Sie sollten im Verkaufsraum, in der Werkstatt, im Lager oder in den Büros nahtlos telefonieren können. Dafür holte sich der Dienstleister uns von digitalhoch4 ins Boot. Wir durften bereits zum Jahreswechsel 2019/20 im Rahmen eines durch das Land NRW geförderten Digitalisierungsprojekts bei bonOffice Microsoft Teams und Teams-Telefonie einführen. Schritt für Schritt konnten wir das Leistungsspektrum dann 2020 und 2021 mit Microsoft 365, Cloud-Computing und einem maßgeschneiderten Digital-Marketing ausbauen.
Haben Sie darüber hinaus noch weitere Neuerungen eingeführt?
In enger Abstimmung mit der Geschäftsführung haben wir alle Mitarbeiter von bonOffice eingängig für die neu installierte Software geschult. Umfassende Marketing-Services rundeten das Kraftpaket für einen digitalen Neustart ab: Wir veranstalteten Shootings für neue Fotos und Videos, in deren Anschluss wir einen neuen visuellen Auftritt produzierten. Schließlich verpassten wir der Firmen-Website auf Basis von WordPress einen aktuellen Anstrich, riefen Social-Media-Kanäle ins Leben und führten direkt erste Social-Media-Kampagnen durch.
Wie nahm das die Belegschaft auf? Ging die den Weg der Digitalisierung gerne mit?
Die Mitarbeiter freuten sich. Zuvor nicht-digitale Prozesse wie die Kaffeemaschinenreparatur wurden vollständig auf digitale Plattformen portiert. Gerade die ortsunabhängige Telefonie mit den Headsets von Jabra und Telefonen von Yealink konnte die klassische Telefonie ablösen und sorgte für glückliche Mitarbeiter und Kunden. Kundenanfragen konnten nun nämlich von überall angenommen werden, sogar unterwegs auf dem Handy. Die Funktionen der Teams-Telefonanlage – wie etwa die Berücksichtigung von Feiertagen oder intelligente Warteschlangen für Verkauf und Service – überzeugen intern und extern Tag für Tag. Dass in der virusbedingten Distanz nun neue Kaffeemaschinen per remote in Betrieb genommen werden konnten, war ein großer Vorteil für Kunden und bonOffice gleichermaßen. Wie das geht, kann man in einer exemplarischen Videoführung hier betrachten.
Es scheint so, als ob alles wie am digitalen Schnürchen lief?
Ja, seien es Kaffee-Vorbestellungen zur Abholung, digitale Maschinen-Präsentationen, das Set-up und die Einweisung in Modelle per Teams oder Chat, Telefonieren oder Onlinebesprechungen. Diese Funktionen kann bonOffice nun dazu nutzen, Interessenten und Kunden auch weiterhin einen starken Service und eine gut schmeckende Tasse frischen Kaffees anbieten zu können. Doch bonOffice ist nur eines von vielen erfolgreichen Digitalisierungsprojekten, die wir in den vergangenen Jahren und Monaten seit unserer Gründung im Jahr 2018 gestemmt haben – insgesamt blicke ich ja auf Erfahrung aus über 650 Cloud-Projekten zurück. Als Microsoft-Partner beraten wir am liebsten in Sachen technologischem und digitalem Wandel zum Schwerpunkt moderner Arbeitsplatz samt Prozess-Automatisierung.
Was treibt Ihr Unternehmen an, andere Firmen digital besser aufzustellen?
Bei den meisten digitalen Transformationsprojekten, die ich in meiner 25-jährigen beruflichen Laufbahn leiten durfte, ging es primär um die Menschen, Prozesse und Innovationen und nur sekundär um Technologie. Ich würde da ein Verhältnis von 20 Prozent Technologie zu 80 Prozent Mensch annehmen. Unser Anliegen ist es, die Persönlichkeiten hinter den jeweiligen Arbeitsprozessen zu sehen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Nur dann kann man bedarfsgerecht genau das digital transformieren, was wirklich Sinn macht und überfrachtet die Unternehmen nicht mit unnötigen, alltagsfernen Technologien. Mein persönliches „Why“ habe ich so definiert, dass ich zeitraubenden, verkrusteten analogen Arbeitsprozessen für immer den Garaus machen möchte. Aber eben mit viel Empathie und Verständnis für diejenigen, die die Prozesse ausüben. Dabei lasse ich niemanden im Regen stehen, sondern verstehe mich als Wegbegleiter. Ich nehme Unternehmen und deren Mitarbeiter an die Hand bei ihrem Sprung in eine neue, bessere, da leichtere digitale Zukunft.
Das klingt gut. Wer noch Bedarf an digitaler Modernisierung hat, darf sich sicherlich bei Ihnen melden?
Auf jeden Fall. Ich freue mich sehr auf den Austausch mit Menschen und Unternehmen, die neue Wege im digitalen Bereich beschreiten wollen und sich einen starken, versierten Partner an ihrer Seite wünschen, der sie dabei wertschätzend begleitet und führt. Sehr gerne wären wir von der digitalhoch4 Beratungsgesellschaft dieser Partner.
