Ab 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr von Unternehmen Pflicht. Bisher kann weniger als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland (45 Prozent) Rechnungen als E-Rechnung empfangen – ein Format, das spezielle Vorgaben hinsichtlich seiner Datenstruktur und maschineller Lesbarkeit erfüllen muss. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Laut der Bitkom-Studie empfangen nahezu alle Unternehmen Rechnungen per E-Mail (96 Prozent). Fast ebenso viele stellen ihren Geschäftspartnern frei, ihnen Rechnungen per Briefpost zuzusenden (93 Prozent). Bei sieben Prozent der Unternehmen erfolgt ein manueller Upload durch die Geschäftspartner in einem Portal. 58 Prozent der Unternehmen geben an, ihre Geschäftsprozesse in Buchhaltung, Finanzen und Controlling weitestgehend oder vollständig digitalisiert zu haben. „Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, wird diese Form der Rechnung bisher in verhältnismäßig wenig Unternehmen genutzt. Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht. Dennoch ist es wichtig, dass sich alle Unternehmen mit der E-Rechnung auseinandersetzen – und das nicht nur, um staatlichen Vorgaben gerecht zu werden. Einmal eingeführt kann sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen“, sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom.
Hälfte der Unternehmen setzt E-Rechnung ein
Rund die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent) nutzt die E-Rechnung bereits bei ausgehenden Rechnungen – ein knappes Drittel häufig, ein Viertel nur in Einzelfällen. Viel verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 Prozent). Mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück (59 Prozent); 13 Prozent der Unternehmen tun dies oft, 46 Prozent in Einzelfällen.
Verschiedene Formate bei E-Rechnungen
Hinsichtlich der spezifischen Formate für den Empfang von E-Rechnungen zeigen sich EDI-Formate als klar vorherrschend: Knapp drei Viertel der Unternehmen nutzen diese (71 Prozent). Etwa ein Viertel greift stattdessen auf das Format ZUGFeRD bzw. Factur-X zurück (27 Prozent), das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert. Nur eins von zwanzig Unternehmen nutzt das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung (fünf Prozent).