Die Expertin und Mutmacherin für authentischen Vertrieb Claudia Freimuth berät und coacht Unternehmen und Mitarbeitende bei der Optimierung ihrer Verkaufsprozesse. Der elfte Teil ihrer Kolumne präsentiert Tipps für ein besseres Zeit- und Organisationsmanagement.
In der Organisation der eigenen Arbeit liegt sehr viel Potenzial. Wenn Sie es schaffen, Ihre effektive, individuelle Struktur zu finden ist das sehr viel wert. Für mich hat sich ein Tages-, Wochen- und Jahresplan als sinnvoll herausgestellt. Der Jahresplan hat eine befreiende Wirkung auf mich. Diese Herangehensweise ist meine persönliche Fürsorge. Hier sehe ich auf einem Blick, wann ich intensive Arbeitszeiten habe und wann ich Zeiten für mich einplane. Die Tages- und Wochenpläne geben mir eine wunderbar klare Struktur, ohne immer wieder darüber nachdenken zu müssen, was ich zu tun habe.
Potenzial Check: Zeitdiebe
Mit diesem Auszug einer Liste können Sie ehrlich analysieren, was Ihre größten Zeitdiebe sind. Bewusstsein darüber kann schon zu umgehender Veränderung führen. Alternativ ist das Ergebnis eine schöne Grundlage, um die einzelnen Punkte zu bearbeiten:
Zeitplanung & Arbeitsmethodik
- Unklare Zielsetzung
- Versuch, zu viel auf einmal zu tun
- Spontane Prioritäten
- Zeitbudget wird oft falsch eingeschätzt
Persönlicher Arbeitsstil
- Überhäufter Schreibtisch
- Schlechtes Ablagesystem
- Alle Fakten wissen wollen
- EDV-Systeme werden nicht beherrscht
Störungen von „Außen“
- Telefonische Unterbrechungen
- Unangemeldete Besucher
- Langwierige Besprechungen
- Privater Tratsch & Schwatz
Selbstkontrolle & Disziplin
- Geringe Selbstmotivation
- Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
- Mangelnde Selbstdisziplin
- Aufschieberitis, Unentschlossenheit
Ihre Zeitdiebe lassen sich alle in den Griff bekommen. Prüfen Sie allerdings vorher, ob Sie wirklich eine Veränderung wollen. Manchmal beschweren wir uns, aber ziehen trotzdem einen Sekundärgewinn aus unserer vermeintlichen Zeitknappheit. Der Sekundärgewinn könnte sein, dass wir eine Aufgabe, die wir machen müssten, durch zu wenig Zeit nicht machen brauchen – also eigentlich auch nicht wollen. Und dann wäre der Versuch einer Veränderung zu anstrengend. Eine der größten Herausforderungen ist es, für viele andere Aufgaben zu delegieren. Wir glauben, wir können diese Aufgaben am besten lösen und geben dabei anderen nicht die Chance, es vielleicht sogar besser zu machen.
Pragmatische Hinweise und Tipps für effizientes Arbeiten
Die nächsten Beschreibungen sind sinnvolle und pragmatische Werkzeuge außerhalb der klassischen Werkzeuge, die ich weiter unten aufgeführt habe.
- Erlauben Sie sich konzentriertes Arbeiten. Dazu dürfen Sie auch einmal das Telefon um- bzw. ausstellen. Das gilt sowohl für Büros oder Großraumbüros als auch im Homeoffice. In allen Situationen gibt es Ablenkungen wie Social Media, die Sie abstellen können.
- Wenn Sie die Chance haben, dann setzen Sie sich die Termine nach Ihrem Biorhythmus. Sind Sie morgens oder abends produktiver am Schreibtisch, um Projekte/Vorgänge auszuarbeiten, dann kann es Sinn ergeben, Meetings in den Nachmittag zu legen.
- Bauen Sie einen zeitlichen Puffer Das schützt Sie vor Stress und integriert Unvorhergesehenes.
Die wichtigsten Werkzeuge für die größten Zeitfresser
Die nächsten Beschreibungen sind sinnvolle und pragmatische Werkzeuge, die schnell für Klarheit und Struktur sorgen. Es sind Klassiker, die sich bewährt haben und die größten Zeitfresserpotenziale aushebeln.
- Das Eisenhower-Prinzip
Die Eisenhower-Methode besagt, dass die Wichtigkeit gegenüber der Dringlichkeit immer den Vorrang hat. Im Arbeitsalltag lassen wir uns vielfach von der Dringlichkeit treiben, anstatt auch über die Wichtigkeit nachzudenken.
- Die ABC-Analyse
Um eine Klassifizierung der Aufgaben gemäß Ihrer Priorität zu erreichen, listen Sie Aufgaben über einen gewissen Zeitraum auf. Im nächsten Schritt werden die aufgelisteten Aufgaben in ein Prioritätenraster gebracht, um sie nach Wichtigkeiten einzuteilen.
- Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip wird auch die „80-zu-20-Regel“ genannt, und besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse erfordern mit 80 Prozent des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit. Also ist es empfehlenswert, sich dafür zu sensibilisieren, wie viel Zeit Sie für die restlichen 20 Prozent Ergebnisse verwenden werden und ob 80 Prozent nicht auch ausreichen. Die Botschaft dahinter ist: Halten Sie sich nicht zu lange mit Perfektion auf!
- Meetings
In der Anzahl und dem Verlauf von Meetings liegt sehr viel Potenzial, Zeit einzusparen und Produktivität zu stärken. Anbei einige pragmatische Empfehlungen, die sich im Alltag gut anwenden lassen.
- Vorbereitung,
wie zum Beispiel eine Agenda erstellen und/oder die Themen nach einer Kommunikationsstruktur aufzubereiten: 1. Problem 2. Lösungsansatz 3. Unterstützung.
- Struktur und Ablauf,
wie zum Beispiel einen Moderator und Timekeeper bestimmen, damit die Zeiten eingehalten werden.
- Ergebnisse,
wie zum Beispiel ein Protokoll mit To-do-Liste zu erstellen: kurz, knackig, übersichtlich mit der Information „Wer macht was bis wann?“
- Raum für Kreativität,
damit wichtige Impulse Gehör finden.