Bedarfsmeldung, Lieferantenwahl, Bestellung und Rechnungsmanagement: Ist die Beschaffung digital gestützt, lässt sie sich effizienter realisieren. So lautet ein zentrales Ergebnis der Techconsult-Studie „Digitale Prozesse – Beschaffung und Rechnungsverwaltung in deutschen Unternehmen“.
Im Zuge der im Auftrag der Ceyoniq Technology GmbH durchgeführten Studie sind 200 mittelständische deutsche Unternehmen zu ihrem Purchase-to-pay-Prozess (Beschaffungs- und Rechnungsprozess) befragt worden. Als weiteres Resultat der Befragung hat sich das große Potenzial offenbart, das der Markt für digitale Lösungen auf diesem Gebiet noch birgt.
Vollständig digitalisierte Prozesse noch sehr selten
„Viele Unternehmen erkennen die Vorteile, die die Digitalisierung bietet. Gerade in der aktuellen Situation geht es um den schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente an jedem Ort. Auch Prozesse und Freigaben können ortsunabhängig erfolgen, die Vorteile liegen neben einer enormen Zeitersparnis auch in einer geringen Fehlerquote“, erklärt Oliver Kreth, Geschäftsführer der Ceyoniq Technology GmbH. Ein vollständig digitalisierter Purchase-to-Pay-Prozess würde bislang dennoch nur sehr selten umgesetzt, wie die Studie zeige. „Hier gibt es noch große Potenziale, die Unternehmen nutzen sollten.“
Vorteile einer digitalisierten Beschaffung
Der Purchase-to-Pay-Prozess ist aufgrund seiner vielen Einzelschritte und den zahlreichen Akteuren, die involviert sind, für viele Unternehmen eine Herausforderung. Sie kämpfen vor allem mit langen Durchlaufzeiten, vermeidbare Kosten sowie einer hohe Fehleranfälligkeit. Hinzu kommt die Schwierigkeit, den Überblick über zentral und dezentral beschaffte Güter zu wahren. Mit digitalen Prozessen lassen sich jedoch die Durchlaufzeiten, beispielsweise durch das Wegfallen von Liegezeiten beschleunigen. Darüber hinaus können Kosten verringert werden, indem Skontofristen softwaregestützt gewahrt und Fehlerquellen durch die Automatisierung von Routineaufgaben minimiert werden.
Chancen und Hemmnisse
Zu diesem Ergebnis ist auch die Studie der Techconsult gekommen. So schätzen die Befragten die Zeitersparnis, die mittels einer vollkommenen und schnittstellenübergreifenden Automatisierung des gesamten Purchase-to-Pay-Prozesses erzielt werden kann, sehr hoch ein. Durchschnittlich 40 Prozent weniger Zeitaufwand erwarten die Studienteilnehmer. Doch hat es in vielen der befragten Unternehmen auch Hemmnisse gegeben, die die Einführung von digitalen Lösungen bremsen. Hürden waren etwa fehlendes technisches Verständnis, die Sorge vor zunehmender Komplexität oder wegfallenden Arbeitsplätzen sowie fehlendes Budget. Aufgabe der Anbieter sei es, so die Studie, „Unklarheiten und Bedenken […] durch bedarfsgerechte Informationen zu beseitigen und mit entsprechenden Serviceangeboten dem Anwender unterstützend zur Seite zu stehen“.
Beratung und Projektbegleitung
Bei der Auswahl ihres Digitalisierungspartners sollten Unternehmen demnach nicht nur darauf achten, dass der Anbieter einen vollumfänglich softwaregestützten Purchase-to-Pay-Prozess ermöglicht. Eine umfassende Beratung und Projektbegleitung sollte ebenfalls zum Service gehören, damit das Digitalisierungsprojekt zum gewünschten Ergebnis führt.
