Jeden Morgen, wenn die Post kommt, sind Sie dabei: die Eingangsrechnungen auf Papier, die zur Prüfung und Freigabe ihren Weg durch das Unternehmen antreten. Dieser papierbasierte Prozess gehört ins letzte Jahrhundert. Digital lässt er sich viel schneller bewältigen.
Bekannte Probleme aus dem Arbeitsalltag
Läuft auch bei Ihnen das Handling von Eingangsrechnungen noch papierbasiert ab? Dann sind Ihnen folgende Probleme vielleicht bekannt: Rechnungen bleiben liegen, weil Zuständige im Urlaub sind. Skonto-Fristen verstreichen, weil sich die manuelle Bearbeitung von Eingangsrechnungen hinzieht. Mahnungen treffen ein, weil Rechnungen im Prüfprozess hängen geblieben oder womöglich verschwunden sind. All das lässt sich vermeiden, wenn die Abläufe rund um den Rechnungseingang digital abgebildet werden.
Unternehmen auf der digitalen Überholspur
Viele Unternehmen haben die Kosten- und Effizienzvorteile, die sich aus einer digitalen Rechnungseingangsverarbeitung ergeben, längst erkannt. So bevorzugt inzwischen die Hälfte der Unternehmen den Versand und den Empfang von Rechnungen in digitaler Form, wie eine Studie des Beratungshauses ibi research herausfand. 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger gaben an, dass sie die digitale gegenüber der Papierrechnung bevorzugen.
Dennoch ist das Digitalisierungspotenzial weiterhin groß: Vier von zehn Unternehmen drucken eingehende elektronische Rechnungen tatsächlich zur weiteren Bearbeitung aus. Ebenfalls anachronistisch: Digitale Rechnungsdaten werden manuell in interne Systeme eingegeben, obwohl die Rechnungsdaten bereits in digitaler Form vorliegen. Hier mangelt es offenbar an durchgängigen Lösungen, die den Rechnungseingangsprozess von A bis Z digital begleiten.
Das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio
Das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio bietet genau diese durchgängige Unterstützung an. Dazu werden vorab individuelle Prüf- und Freigabe-Workflows festgelegt. So wird zum Beispiel definiert, dass die Rechnung für die Büromaterialien vom Sekretariat geprüft und von Abteilungsleiter A freigeben wird, wohingegen die Rechnung für EDV-Bedarf von den Administratoren geprüft und von Abteilungsleiter B freigeben wird. Urlaubsvertretungen können ebenfalls hinterlegt werden. Die Weitergabe an die zuständigen Personen erfolgt elektronisch.
Der Weg ins System
Doch wie gelangen die Rechnungen in die Software? Um manuelle Arbeit zu vermeiden, werden Lieferanten gebeten, ihre Rechnungen direkt an die Software zu senden. Das funktioniert über eine spezielle E-Mail-Adresse. Danach werden die eingehenden Rechnungen mittels Texterkennung (OCR) automatisiert ausgelesen. Dabei werden zum Beispiel Rechnungssteller und andere Details identifiziert.
Freigabe- und Prüfkette
Jede Rechnung wird dann – auf der Basis von zuvor definierten Regeln – dem entsprechenden Workflow zugeordnet. Der zuständige Prüfer findet sie sodann in seinem digitalen Eingangskorb. Ganz gleich, ob er im Büro sitzt oder gerade unterwegs ist – er kann die Rechnung direkt prüfen und mit einem Klick sachlich freigeben.
Die Rechnung geht dann auf den nächsten Verantwortlichen über. Dieser kann die Zahlungsfreigabe ebenfalls orts- und zeitunabhängig erteilen, denn die Scopevisio-Lösung gibt es auch als mobile App.
Nach der Zahlungsfreigabe wird die Rechnung automatisiert an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um Zahlung und Buchung kümmert. Rechnungen können bei Unklarheiten auch zurückgestellt werden.
Fazit
Der digitale Rechnungseingang reduziert manuelles Arbeiten und beschleunigt den Rechnungsdurchlauf enorm. Daraus ergeben sich viele Vorteile:
- Sie sparen Prozesskosten ein.
- Sie können Skonto besser ausnutzen.
- Sie vermeiden Mahnungen und stärken Ihre Reputation bei Lieferanten.
- Sie wissen immer, welchen Status eine Rechnung hat und von welchem Verantwortlichen sie gerade bearbeitet wird.
- Die Dokumentation aller Vorgänge rund um die Bearbeitung von Eingangsrechnungen und die revisionssichere Archivierung der Belege erfüllen die Anforderungen der GoBD.
Kurzum: Standardisierte und teilautomatisierte Abläufe machen die Rechnungsbearbeitung schnell und sicher wie nie. Da sie außerdem systemseitig dokumentiert werden, erfüllen sie sozusagen „nebenbei“ die Anforderungen der GoBD.