Obwohl wir uns längst im digitalen Zeitalter befinden, scheint das papierlose Büro noch in weiter Ferne. Belege, Protokoll, Akten: Vieles kursiert noch auf Papier. Dabei kann oft auf Papier verzichtet werden – hier drei Tipps.
Papierlos glücklich
Ärgern Sie sich auch manchmal darüber, wie viel Zeit im Büroalltag auf der Suche nach Informationen verloren geht? Das hat auch damit zu tun, dass Informationen nicht zentral abrufbar sind, sondern häufig papiergebunden in Ordnern, Ablagen und Schränken lagern. Digitale Informationen können dagegen mit den richtigen Tools viel einfacher durchsucht werden. Das papierlose Büro bringt darüber hinaus noch weitere Vorteile:
- Die Arbeit geht einfacher und schneller von der Hand, weil nicht mehr mit Papier hantiert wird. Das schont die Nerven.
- Informationen sind schneller auffindbar. Dadurch können zum Beispiel Anfragen von Kunden schneller und kompetenter beantwortet werden.
- Mit den entsprechenden Tools sind Daten und Dokumente sogar zu jeder Zeit und von jedem Standort aus abrufbar.
- Die Gefahr, dass digitale Informationen verloren gehen, ist gering.
Erste Schritte in Richtung papierloses Büro
#1: Dokumente sichten
Was kommt an Papier rein? Mit welchen Papierunterlagen haben Sie zu tun? Idealerweise erreichen Sie Informationen direkt digital statt auf Papier– zum Beispiel, wenn es um Eingangsrechnungen geht. Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen per E-Mail zu senden oder – noch besser – per Mail an ein vordefiniertes Postfach, wie dieses zum Beispiel die Unternehmenssoftware Scopevisio bietet. Dann werden die Eingangsrechnungen direkt in einen digitalen Prüf- und Freigabe-Workflow eingespeist.
#2: Aufs Ausdrucken verzichten
Überlegen Sie sich bei jedem Ausdruck: Muss das wirklich sein? Redigieren und Überarbeiten funktioniert auch am Bildschirm. Wenn ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt wird, lassen sich Änderungen mehrerer Bearbeiter ganz einfach nachverfolgen und annehmen oder ablehnen. DMS-Software bietet in der Regel auch eine Versionierung. So kann keine Verwirrung darüber entstehen, welches nun die aktuelle Version eines bestimmten Dokuments ist.
Statt Unterlagen zum Beispiel für Besprechungen auszudrucken, ist es sinnvoller, sie für alle sichtbar mit einem Beamer zu projizieren. Kommentare oder Änderungen können direkt während der Besprechung eingefügt werden.
# 3: Dokumente digital erstellen
Protokolle zum Beispiel von Meetings können auch gleich digital am Laptop erstellt werden. So stehen die Ergebnisse unmittelbar nach der Besprechung allen zur Verfügung.
Ausgangsrechnungen müssen nicht auf Papier geschrieben werden. Nutzen Sie entsprechende Lösungen, die Rechnungen weitgehend automatisiert erstellen, sich Produkt- und Adressdaten aus anderen Programmteilen ziehen und per E-Mail verschicken. Wenn Sie mit einer integrierten Lösung arbeiten, werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen und Forderungen gebucht – und das alles ohne Papier!
DMS als Basis für das papierlose Büro
Klar ist: Wer auf Papier verzichten will, braucht stattdessen digitale Tools zur Speicherung. Ein papierloses Büro ist ohne ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kaum vorstellbar. Sollen noch weitere Unternehmensbereiche wie der Vertrieb, das Projektmanagement, die Abrechnung und Buchhaltung einbezogen und vor allem auch vernetzt werden, bietet sich eine umfassendere Unternehmenssoftware wie etwa Scopevisio an. Die Besonderheit bei Scopevisio ist, dass es sich um eine cloudbasierte, integrierte Komplettlösung handelt, die praktisch alle Abteilungen im Büro weitgehend papierlos arbeiten lässt.
