Viele Unternehmen müssen nun grundlegend darüber nachdenken, wie ihre Mitarbeitenden künftig am besten zusammenarbeiten können. Dabei stellt sich auch die Frage, wie die Bürofläche effizient genutzt und zukunftssicher gestaltet werden kann. Wir sprachen mit Erich Peter Hoepfner vom Bundesarbeitskreis Büro (BAKB).

Erich Peter Hoepfner, Trainer, Berater, geschäftsführender Gesellschafter der munich consulting GmbH und des BAKB. Abbildung munich consulting

OFFICE DEALZZ: Herr Hoepfner, was ist der BAKB und was sind seine Aufgaben?

Erich Peter Hopfner: Der Bundesarbeitskreis Büro ist ein Zusammenschluss aus derzeit neun führenden Fachhändlern und Büroeinrichtern, die Kunden aus einer Hand umfassend beraten und begleiten – von der ersten Idee an. Dabei steht die gemeinsame Entwicklung von innovativen und nutzergerechten Arbeitswelten im Vordergrund. Das umfasst sowohl den architektonischen und Ausstattungsaspekt als auch den Organisationsentwicklungs- und Change-Prozess.

Wie funktioniert eine solche gemeinsame Entwicklung?

Unsere Welt verändert sich derzeit dramatisch. Orientierung, Sicherheit und Geschwindigkeit sind mehr denn je gefordert. Gerade in den ungewissen Zeiten der Pandemie, des Ukrainekriegs und der Inflation braucht es Klarheit: Wie kann es sicher weitergehen? In den Unternehmen erleben wir eine zunehmende Komplexität und Zeitdruck in den Aufgabenstellungen, die mit herkömmlichen Strukturen und Organisationsmodellen nicht lösbar sind. Um hier erfolgreich zu sein, braucht es die Entwicklung einer zukunftsorientierten Arbeitskultur.

Wir haben dazu einen Sechs-Stufen-Plan entwickelt, mit dem Unternehmen diese Ungewissheit planbar machen können. Beginnend bei strategischen Überlegungen auf Entscheiderebene über fokussierte Mitarbeiterbefragung hin zu einer flexiblen und effizienten Flächenplanung. Diese muss zielführend für eine sich verändernde Unternehmenskultur (zum Beispiel die Führung virtueller Teams) stehen und den Spagat Büroarbeit vs. Homeoffice lösen, indem Sharing-Quoten und das Arbeitsumfeld die geforderte Agilität und Flexibilität ermöglichen.

Die Kaffee-Lounge sollte in keinem Büro fehlen. Sie bringt Mitarbeitende zusammen. Abbildung: BAKB

Worin sehen Sie die zukünftigen Herausforderungen?

Die Kultur eines Unternehmens spiegelt sich in der Gestaltung/Organisation von Arbeit. Die Mitarbeitenden haben berechtigte Ansprüche an eine moderne und inspirierende Zusammenarbeit sowie moderne, mobile und funktionale Arbeitssituationen. Bestehende Mitarbeitende gilt es zu halten, neue Mitarbeitende zu gewinnen. Dabei spielen interessante Aufgaben in einer attraktiven Arbeitsumgebung mit klaren Führungsprinzipien eine entscheidende Rolle. Das bedeutet:

Die Organisationsentwicklung und der damit einhergehende Kulturwandel im Büro – attraktiv, flexibel, inspirierend gestaltet – sollten der Zukunft möglichst immer einen Schritt voraus sein!
Die Attraktivität von Arbeitssituationen im Büro so zu gestalten, dass die Rückkehr aus dem Homeoffice leichtfällt. Hierzu braucht es die Ermittlung einer individuellen (Desk-)Sharing-Quote, welche die notwendige Sicherheit in der Flächenbelegung gewährleistet.
Die Erkenntnis, dass die geeignete Büroform der Zukunft sich nicht aus ‚entweder/oder‘ ergibt. Sie ist vielmehr ein Konstrukt aus Agilität, Attraktivität, Funktionalität und Wirtschaftlichkeit – also ein ‚sowohl als auch‘.

Wie sieht das in der Praxis aus?

Mitarbeitende binden und gewinnen. Der Anspruch von ‚außen‘! Gerade in Bezug auf spezialisierte Fachkräfte und starke Führungspersönlichkeiten braucht es eine hohe Entscheidungsfreiheit über Ort und Zeit der Arbeit. Dabei müssen die Umfeldbedingungen – Attraktivität und Funktionalität der Fläche – top sein.

Das zukunftsfähige Office ist kein 'entweder oder', sondern vielmehr ein 'sowohl als auch'. Abbildung: Michael J. Müller — Das zukunftsfähige Office ist kein ‘entweder oder’, sondern vielmehr ein ‘sowohl als auch’. Abbildung: Michael J. Müller

Wie erarbeite ich mir die Freiheit, eine Fläche flexibel zu gestalten?

Gebäude und Raum sind feste Bezugsgrößen, die in der Regel nicht veränderbar sind. Sie müssen also bezüglich möglicher Nutzerszenarien untersucht werden. Unter anderem: Welche Büroform kann ich gemäß den gesetzlichen Vorgaben (ASR-Regeln, DGUV-Verordnungen) umsetzen?

Wir erarbeiten in Workshops auf Entscheiderebene gemeinsam mit den Führungskräften die notwendigen strategischen Überlegungen. Aus der Mitarbeiterbefragung erhalten wir wichtige Hinweise, wie gearbeitet wird, was gebraucht wird und was behalten werden soll. In einem gemeinsamen Konsens-Workshop werden die Ergebnisse zusammengeführt. Daraus ergibt sich: Welche Organisationsform, welche Arbeitssituationen usw. müssen und wollen wir abbilden.

Das sich aus der Fläche ergebende Modulraster, in Übereinstimmung mit der Architektur des Gebäudes und des Flächenangebotes, gibt uns den Handlungsrahmen für die Belegungsmöglichkeiten. Es dient somit als Grundlage für eine flexible, zukunftssichere Arbeitsplatzgestaltung. Die Belegungsmöglichkeiten an sich ergeben sich in Diskussionen/Workshops mit Führungskräften, Mitarbeitenden und Geschäftsführung.

Das bedeutet, dass neue Flächen von innen heraus geplant werden sollten?

Ja, das ist schon immer so gewesen. Bei aller Hochachtung vor der Architektur: Nutzungszeit, Effizienz und Nachhaltigkeit eines Gebäudes werden auch durch die geforderte Flexibilität der Fläche und des Raums der abzubildenden Organisation bestimmt. Die Produktivität eines Unternehmens setzt sich aus optimierten Prozessen und gesunden, leistungsfähigen und leistungswilligen Mitarbeitenden zusammen. Wenn Arbeit sich verändert, müssen Infrastruktur, Raumhöhe und das energetische Konzept diese Veränderung zulassen.

Was wäre dann der richtige Weg für Unternehmen?

Veränderung lässt sich nicht aufhalten. Und sie ist weiß Gott nichts Schlimmes. Wir erleben Sie jeden Tag in uns. Es ist immer besser, offen gegenüber der Veränderung zu sein, als zu warten. Grundsätzlich bietet sich ein informelles Gespräch mit einem unserer BAKB-Partner an. Hier können erste Ideen und Überlegungen diskutiert werden. Viele Fragen und nützliche Informationen führen dann zu einem möglichen Handlungsimpuls.

Vielen Dank.