Wer Mitarbeitende in seinem Unternehmen beschäftigt, ist in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, die korrekte Abrechnung der Löhne und Gehälter vorzunehmen. Mit entsprechender Software lässt sich diese Vorgabe automatisieren.
Vorteile der Lohn- und Gehalt-Software
Laut einer Studie der Managementberatung Factor P werden in einem Unternehmen durchschnittlich rund 40 Prozent der Arbeitszeit für nicht-wertschöpfende Tätigkeiten aufgewendet. Mit leistungsstarker Software lässt sich dieser Wert verbessern. Das gilt auch für die Lohn- und Gehalt-Software. Wer sich hier für eine gute Lösung entscheidet, spart wertvolle Zeit und Kosten. Denn alle erforderlichen Stammdaten und Abrechnungsinformationen des Personals sind so an einem Ort zusammengeführt. Dadurch ist eine deutliche Effizienzsteigerung möglich.
Wichtige Reports und Kennzahlen zur Unternehmensstruktur und den Personalkosten stehen in der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Knopfdruck zur Verfügung und müssen deshalb nicht mehr manuell erstellt werden. Jedes Jahr kommt es zudem bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu gesetzlichen Änderungen. Es ist nicht immer einfach, alle diese Vorgaben im Blick zu behalten. Die Software gibt hier die Sicherheit, bei der Erstellung der Abrechnungen keine der gesetzlichen Vorgaben zu vergessen. Denn die Lösungen sind immer auf dem aktuellen Stand, was die Gesetzgebung betrifft.
Diese Aufgaben übernimmt die Software
Der Leistungsumfang von guter Software geht über die Erstellung der kompletten Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus. Lohnsteuerklassen und Ergänzungsangaben werden automatisch berücksichtigt, Krankenkassenbeiträge automatisiert berechnet. Die Abrechnung ist nicht nur für Beschäftige in Voll- bzw. Teilzeit möglich, sondern auch für Minijobs, Geringverdiener und Mehrfachbeschäftigte. Die Brutto- und Nettolöhne aller im Unternehmen beschäftigen Personen werden inklusive aller Steuern und Abgaben genau berechnet. Dabei werden die folgenden Daten ermittelt:
- die Einkommenssteuer bzw. die Lohnsteuer
- die Kirchensteuer
- der Kinderfreibetrag
- alle Beiträge zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung)
In weiterer Folge ist auch die einfache Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt mittels Elster-Modul möglich. Der Datenaustausch mit dem Steuerberater erfolgt über die DATEV-Schnittstelle. Durch diese Anbindungen können die wichtigsten monatlichen Prozesse weitestgehend automatisiert werden. Je nach Leistungsumfang der Software können mit der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch andere Aufgaben erledigt werden. Dazu zählen unter anderem:
- die Reisekostenabrechnung
- die Verwaltung der Fehlzeiten
- die Abrechnung von Kurzarbeit
- die Berechnung der Entgeltfortzahlung bei Mutterschutz oder Krankheit
- die Berechnung von betrieblicher Altersvorsorge
Was sollte bei der Auswahl der Software beachtet werden?
Die Auswahl der Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollte sehr sorgfältig erfolgen. Das zeigt auch eine Ricoh-Studie zu den Auswirkungen von neuen Technologien im Unternehmen. Fast ein Drittel der Befragten gibt dabei an, dass neue Technologien – und dazu zählt auch Software – keine positiven Auswirkungen auf ihre Arbeit haben. Oftmals liegt das laut der Studie daran, dass die Unternehmen es verabsäumen, sich im Vorfeld mit ihren Mitarbeitenden auszutauschen. Dabei wissen diese in den meisten Fällen am besten, was genau benötigt wird. Je nach den individuellen Voraussetzungen und Anforderungen gibt es bei der Wahl der Lohn- und Gehalt-Software grundsätzlich zwei Möglichkeiten:
- Vollumfängliche Desktop-Software, die auf PCs und Laptops der dafür zuständigen Personen installiert wird. Diese Lösung eignet sich vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 200 Mitarbeitenden.
- Cloudlösungen, mit denen die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowohl zeit- als auch ortsunabhängig erstellt werden kann. Das ist zumeist für kleinere Unternehmen mit maximal 50 Mitarbeitenden die effizienteste Lösung.
Viele Anbieter geben ihren Kunden die Möglichkeit, die Software für einen bestimmten Zeitraum kostenlos zu testen. Diese Option sollte dafür genutzt werden, um den Leistungsumfang und die Performance im Rahmen der Auswahl des richtigen Tools auf Herz und Nieren zu prüfen. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, eine entsprechende Checkliste anzufertigen und diese Schritt für Schritt abzuarbeiten. So ist es leicht möglich, die Vor- und Nachteile aller getesteten Lösungen übersichtlich zu vergleichen und eine Auswahl zu treffen.
