Vom papierlosen zum digitalen Büro

Redaktion

Eine Stu­die des ame­ri­ka­ni­schen Be­ra­tungs­un­ter­neh­mens IDC gibt Auf­schluss dar­über, in­wie­weit das pa­pier­lo­se Büro be­reits um­ge­setzt wor­den ist. Die Er­geb­nis­se zei­gen, dass di­gi­ta­le Lö­sun­gen auf dem Vor­marsch sind.

  • Smartphone, Tablet und Kaffee, von Papier keine Spur. Der Schreibtisch der Zukunft? Abbildung: Pixabay
    Smart­pho­ne, Ta­blet und Kaf­fee, von Pa­pier keine Spur. Der Schreib­tisch der Zu­kunft? Ab­bil­dung: Pixabay

    Das Be­ra­tungs- und For­schungs­un­ter­neh­men IDC (In­ter­na­tio­nal Data Cor­po­ra­ti­on) hat IT-Ent­schei­der aus über 200 Or­ga­ni­sa­tio­nen mit mehr als 100 Mit­ar­bei­tern nach dem Stand der Um­stel­lung do­ku­men­ten­in­ten­si­ver Pro­zes­se in di­gi­ta­li­sier­te und au­to­ma­ti­sier­te Work­flows be­fragt. Die Stu­die „Print und Do­cu­ment Ma­nage­ment in Deutsch­land 2019 – Mit Di­gi­ta­li­sie­rung, Au­to­ma­ti­sie­rung und KI zur Ope­ra­tio­nal Ex­cel­lence“ ergab unter an­de­rem, dass schon viele Un­ter­neh­men die Vor­zü­ge pa­pier­lo­ser Pro­zes­se er­kannt haben, be­son­ders im Be­reich Do­cu­ment-Ma­nage­ment-Lö­sun­gen.

    Mo­bi­li­ty, Cust­o­m­er Ex­pe­ri­ence und wei­te­re Trends

    Zu den Trends, die die Ent­wick­lung zum pa­pier­lo­sen Büro för­dern, ge­hö­ren Mo­bi­li­ty, Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on (RPA), Künst­li­che In­tel­li­genz (KI) und smar­te Mul­ti­funk­ti­ons­dru­cker (MFP). Doch nicht nur das Ef­fek­ti­vie­ren von Back-End-Pro­zes­sen wurde von den Be­frag­ten als Grund für den Um­stieg auf Do­cu­ment-Ma­nage­ment-Lö­sun­gen ge­nannt. 42 Pro­zent der Un­ter­neh­men sehen viel­mehr die As­pek­te der Kun­den­in­ter­ak­ti­on, also ver­bes­ser­te Kun­den­er­fah­rung (Cust­o­m­er Ex­pe­ri­ence) und Self-Ser­vices, im Fokus bei ihrem Weg zum pa­pier­lo­sen Büro.

    Au­ßer­dem haben mitt­ler­wei­le viele Or­ga­ni­sa­tio­nen er­kannt, dass Print- und Do­cu­ment-Ma­nage­ment-Lö­sun­gen Pro­zes­se op­ti­mie­ren kön­nen und somit die Basis für in­no­va­ti­ve Pro­duk­te und Ge­schäfts­mo­del­le be­reit­stel­len. Doch laut IDC haben die Be­frag­ten bis­her vor allem Back-Of­fice-Pro­zes­se au­to­ma­ti­siert. 46 Pro­zent der Un­ter­neh­men haben an­ge­kün­digt, in den nächs­ten Mo­na­ten kun­den­zen­trier­te Work­flows beim Weg zum pa­pier­lo­sen Büro in den Mit­tel­punkt zu stel­len. Aus der Stu­die lässt sich schluss­fol­gern, dass das pa­pier­lo­se Büro in nä­he­rer Zu­kunft wohl nicht um­zu­set­zen ist. Eine gra­du­el­le Ver­schie­bung zum Büro ohne Pa­pier ist je­doch be­reits in vol­lem Gange: Die meis­ten Um­fra­ge­teil­neh­mer haben be­tont, bei klas­si­schen Bü­ro­ar­bei­ten auf Pa­pier ver­zich­ten zu wol­len. Wer­den heute noch bei etwa der Hälf­te der Be­frag­ten No­ti­zen auf Pa­pier er­stellt, wer­den dies in zwölf bis 24 Mo­na­ten nicht ein­mal mehr 25 Pro­zent tun.

    Mo­bi­le Ge­rä­te ver­drän­gen pa­pier­ba­sier­te Ar­beits­schrit­te

    Wei­ter­hin hat die IDC-Stu­die er­ge­ben, dass Smart­pho­nes und Ta­blets durch ihre leis­tungs­star­ken In­stru­men­te zur Da­ten­ein­ga­be und -be­ar­bei­tung beim Dru­cken und Scan­nen an Be­deu­tung ge­won­nen haben. Das Po­ten­zi­al mo­bi­ler Ge­rä­te für das pa­pier­lo­se Büro ist groß: Laut IDC sehen 45 Pro­zent der be­frag­ten Un­ter­neh­men mo­bi­les Dru­cken, 44 Pro­zent die elek­tro­ni­sche Si­gna­tur, 43 Pro­zent den mo­bi­len Zu­griff auf Un­ter­neh­mens-Apps und 41 Pro­zent mo­bi­les Scan­nen und Wei­ter­lei­ten von Do­ku­men­ten als die be­deu­tends­ten Funk­tio­nen mo­bi­ler End­ge­rä­te im Bü­ro­all­tag an.

    KI-ba­sier­te di­gi­ta­le Work­flows

    IDC hat die Er­wei­te­rung von ECM- und Do­cu­ment-Ma­nage­ment-Lö­sun­gen um neue Soft­ware-Funk­tio­nen wie RPA und KI als we­sent­lich be­wer­tet. 26 Pro­zent der be­frag­ten Un­ter­neh­men haben dies be­reits er­kannt und RPA oder KI teil­wei­se um­ge­setzt. Al­ler­dings ste­cken 46 Pro­zent der be­frag­ten Un­ter­neh­men bei RPA und KI noch in der Pla­nung. 21 Pro­zent ver­hal­ten sich ge­gen­über den bei­den Pro­zes­sen noch re­ser­viert. Be­reits mehr als die Hälf­te der be­frag­ten Un­ter­neh­men set­zen aber RPA und KI in ihren Un­ter­neh­men ein.

    Zu­sam­men­fas­sung und Schluss­fol­ge­rung aus der IDC-Stu­die

    Un­ter­neh­men wol­len nicht mehr nur Kos­ten sen­ken, sie set­zen auch zu­neh­mend auf op­ti­mier­te und di­gi­ta­le Pro­zes­se – vor allem in kun­den­na­hen Be­rei­chen – sowie auf mo­bi­les Ar­bei­ten. Viele deut­sche Or­ga­ni­sa­tio­nen haben be­reits In­itia­ti­ven für die Au­to­ma­ti­sie­rung und Di­gi­ta­li­sie­rung von pa­pier­in­ten­si­ven Pro­zes­sen und Work­flows um­ge­setzt. Den­noch gibt es auf dem Weg zum pa­pier­lo­sen Büro noch et­li­ches zu tun. Be­son­ders neue Tech­no­lo­gi­en wie Mo­bi­li­ty, RPA, KI und smar­te MFPs könn­ten den ent­schei­den­den An­stoß hin zum pa­pier­lo­sen Büro geben.