Fast ganz Deutschland ist derzeit ins Home-Office umgezogen. In der Coronakrise bietet die Scopevisio AG ihre Home-Office Unternehmenslösung bis Ende 2020 kostenfrei an.
Abbildung: Scopevisio
Die Software umfasst ein Dokumenten-, Kontakt- und Aufgabenmanagement und weitere nützliche Funktionen wie Kalender und Zeiterfassung. Unter dem Motto „Gemeinsam im Home-Office“ möchte der Bonner Softwarehersteller anderen Unternehmen dabei helfen, die Zusammenarbeit an verteilten Orten einfacher und effektiver zu gestalten.
Gemeinsam im Home-Office
„Wir befinden uns in einer nie da gewesenen Situation“, so Scopevisio-Vorstand Stephan Müller. „Mittelständische Unternehmen aller Branchen stehen derzeit vor der Herausforderung, ihre betrieblichen Prozesse schnellstmöglich auf einen Online-Betrieb umzustellen. Mit unserer Home-Office Unternehmenslösung bieten wir eine professionelle Software, die „Out-of-the-box“ sofort einsatzbereit ist. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die örtlich getrennt sind, dennoch digital verbunden und gemeinsam produktiv sein. Wir rücken sozusagen die Schreibtische virtuell zusammen“, so Müller.
Software für die Arbeit von zu Hause
Wichtigster Baustein der Home-Office Unternehmenslösung ist ein Dokumentenmanagementsystem, das aber nicht isoliert steht, sondern mit einem Kontakt- und Aufgabenmanagement verknüpft ist. Dokumente können deshalb bei Kontakten und Aufgaben hinterlegt werden. Dadurch entsteht im Kontaktmanagement eine digitale Kundenakte, in der auch E-Mail-Kommunikation und Kommentare gesammelt werden. Dokumente an Aufgaben dokumentieren die erreichten Ergebnisse.
Gemeinsam an Dokumenten arbeiten
Das Dokumentenmanagementsystem macht die gemeinsame Arbeit an Word-Dateien, Excel-Tabellen oder Powerpoint-Präsentationen sehr einfach, da diese zentral an einer Stelle hinterlegt sind und nicht verteilt in unterschiedlichen Systemen lagern. Änderungen an Dokumenten werden fortlaufend in der Versionshistorie mitgeschrieben. Das hat den Vorteil, dass auch alte Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Kommentare können ebenfalls bei Dokumenten hinterlassen werden. So ist für jeden klar, wer wann was bearbeitet hat. Mit der intelligenten Volltextsuche sind Daten und Dokumente blitzschnell gefunden.
Gemeinsam Home-Offices organisieren
Mithilfe des Aufgabenmanagements werden die Aufgaben im gesamten Team organisiert. Es können auch Aufgaben als „Mini-Projekte“ mit unterschiedlichen Tätigkeiten für verschiedene Teammitglieder angelegt werden. Ergebnisse und Änderungen werden im Aktivitätenjournal sichtbar. Funktionen wie Kalender, Nachrichten und Zeiterfassung runden die Lösung ab. Mithilfe des Rechtemanagements kann der Zugriff auf Daten und Dokumente individuell geregelt werden.
Von jetzt auf gleich ins Home-Office
Schnell aufs Home-Office umsteigen? Mit Scopevisio ist das denkbar einfach, denn das Unternehmen hat sein Schulungskonzept schon im vergangenen Jahr digital ausgerichtet. So wurde eine eigene Lernplattform – video2know – zur Weiterbildung mit Video-Tutorials entwickelt, die jetzt wie gerufen kommt. Rund 30 kurze Lernvideos zur Home-Office Unternehmenslösung stehen kostenlos zum Selbststudium zur Verfügung. Zusätzlich werden kostenlos dreimal täglich Webinare sowohl für den Einstieg als auch zur Fortbildung angeboten. Flankiert werden diese digitalen Angebote durch die umfangreiche Online-Hilfe.
Kostenlos bis Ende 2020
Als Cloud-Software ist die Home-Office Unternehmenslösung in wenigen Minuten heruntergeladen und installiert. So kann die Arbeit „gemeinsam im Home-Office“ sehr schnell Realität werden. Das Angebot der kostenlosen Nutzung gilt bis Ende 2020.
