Nach Einführung der DSGVO im Mai 2018 wollte Fellowes wissen, wie sich das Verhalten der Büroangestellten im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten verändert hat. Die Ergebnisse zeigen, dass der Datenschutz zwar als wichtig angesehen, in der Praxis jedoch nur mangelhaft umgesetzt wird.
Seit März 2018 ist die DSGVO-Verordnung in Kraft, deren Umsetzung Thema einer Fellowes-Umfrage war. Abbildung: Fellowes
Jeder Einzelne kann zu einer besseren Umsetzung der DSGVO-Verordnung beitragen, vor allem durch eine vorschriftsmäßige Entsorgung mit Hilfe von Aktenvernichtern. Um Datenschutz zu gewährleisten, sollten ausgedruckte Dokumente nicht an öffentlich zugänglichen Orten wie in einem Drucker oder in einem Besprechungszimmer liegen gelassen werden. Laut Fellowes-Umfrage tun dies aber noch 32 Prozent der Büroangestellten. Auch andere Mängel in der Umsetzung der DSGVO-Verordnung hat die Studie von Yext ergeben.
Verantwortung für den Datenschutz
Auch im digitalen Raum kann der Umgang mit sensiblen Daten verbessert werden. Fast die Hälfte aller Mitarbeiter hat bereits eine E-Mail an eine falsche Person gesendet (45 Prozent). 59 Prozent der Befragten haben schon eine E-Mail mit Informationen erhalten, die für eine andere Person bestimmt waren. Hier ist Vorsicht geboten, damit Informationen nicht in falsche Hände geraten.
Obwohl 84 Prozent der Büroarbeiter glauben, dass der Schutz personenbezogener Daten wichtig ist und dass Unternehmen die DSGVO einhalten sollten, sind viele Mitarbeiter sehr unvorsichtig im Umgang mit diesen Daten. Dabei wurden von den Befragten der Fellowes-Umfrage andere Aufgaben mit höherer Priorität als Begründung vorgeschoben, den Datenschutz zu vernachlässigen. Größere Herausforderungen seien beispielsweise Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz (18 Prozent) sowie das Sozialverhalten (15 Prozent). Im Gegensatz dazu ist nur für sieben Prozent der Befragten wichtig, dass vertraulich mit Dokumenten und Daten umgegangen wird. Interessanterweise sind 71 Prozent nicht der Auffassung, dass jeder Einzelne eine Verantwortung für die Einhaltung der Richtlinien hat. 56 Prozent gehen davon aus, dass dies Aufgabe des Managements ist. Dabei beginnt die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO-Richtlinie beim Einzelnen und ist nicht nur Teil des Managements.
Technischer Nachholbedarf
Die Fellowes-Umfrage hat aber auch ergeben, dass eine nachlässige Einhaltung der DSGVO-Verordnung schon bei der technischen Ausstattung des Büros anfängt. Hier besteht laut Umfrage noch erheblicher Nachholbedarf, denn mehr als die Hälfte besitzt immer noch keinen Aktenvernichter, um vertrauliche Dokumente sicher zu entsorgen. Dabei können leistungsfähige Aktenvernichter die Büroarbeit erheblich erleichtern.
Hajo Hoekstra, Geschäftsführer von Fellowes Deutschland, äußert sich in diesem Zusammenhang sehr kritisch: „Dokumente mit personenbezogenen Daten müssen geschreddert werden, um nicht in falsche Hände zu geraten. Selbst wenn Dokumente zerrissen werden, bevor sie im Papierkorb landen, sind sie immer noch lesbar, und der Papierkorb wird zu einer Fundgrube für Leute mit böswilligen Absichten. Wir alle machen Fehler, aber wenn vertrauliche personenbezogene Daten in falsche Hände geraten, kann das verheerende Folgen haben. Dies könnte dem Ansehen des Unternehmens sowie dem persönlichen Ansehen schaden.“