Ein flexibles Warenwirtschaftssystem, das mit dem Erfolg des Unternehmens mitwachsen kann, ist ein geschäftskritischer Faktor – egal, in welcher Branche. Gerade KMUs sollten daher auf ein skalierbares ERP(Enterprise Resource Planning)-System setzen.
Der Lebensmittelhändler LCGK und das Sozialunternehmen GDW Süd haben auf den ersten Blick wenig Gemeinsamkeiten. Auf der einen Seite steht ein schnell wachsender Händler und Zulieferer für Lebensmittelmärkte mit über 200 Kunden, auf der anderen Seite steht mit der Genossenschaft der Werkstätten für behinderte Menschen (GDW Süd) ein Unternehmen, das über 31.000 Menschen mit Behinderung an 286 Standorten beschäftigt.
Gemeinsamer Zähler und Nenner
Was vereint die beiden Unternehmen? Dem eigenen Anspruch nach Effizienz und dem nachhaltigen Umgang mit Ressourcen gerecht zu werden. Aber teure Technik anschaffen, Schulungen der Mitarbeiter, Kundentermine vor Ort und Systemwartungskosten? Ein Unternehmen aus dem schwäbischen Backnang hatte die Lösung: Conesprit macht SAP für kleine Betriebe smart und kostengünstig verfügbar, monatlich abrechenbar und ohne Investitionen in neue Hardware – in Form des mitwachsenden Warenwirtschaftssystems SAP Business One on Azure. Bei der Entscheidung für ein ERP ist wichtig, dass es die kurz-, aber auch mittel- und langfristigen Anforderungen des Betriebes abdeckt und entsprechend mitwächst.
Freiraum schaffen durch Struktur
Gerade bei Start-Ups und kleinen Unternehmen wachsen die Arbeitsabläufe und Auftragsabwicklung oft intuitiv. Sie geraten, wenn das Geschäft erfolgreicher wird, schnell an ihr Limit. Je mehr Kunden und Bestellungen, desto größer die Gefahr, den Überblick zu verlieren. So erinnert sich LCGK-Geschäftsführer Mert Philip Karpuz an seine Gründungszeit: „Zwei Monate nach Gründung waren wir schon zu dritt, schnell wuchsen wir auf zehn Mitarbeiter. Als wir 200 Kunden hatten, wurde es unübersichtlich. Das Wachstum war rapide, aber die Software wuchs nicht mit. Wir hatten keine Plattform, alles lief über Papier, E-Mail, Telefon, Fax und irgendwelche Excel-Listen. Die Frage war also, wie schaffe ich es, alle Informationen und Prozesse an einem Ort zu sammeln?“ Sich einzugestehen, dass ein ERP-System besser funktioniert als intuitive Arbeitsorganisation, fällt nicht leicht. Doch Arbeitsschritte in strukturierter Form und Reihenfolge abzuarbeiten, bedeutet nicht, Freiheit wegzunehmen, sondern neuen Freiraum zu schaffen.
Genau hier setzt die ERP-Lösung von SAP an. Über Dashboards lassen sich alle relevanten Unternehmensdaten zentral und in Echtzeit managen. Mit der SAP-Business-One-Sales-App für Tablets und Smartphones wird ortsunabhängiger Zugriff ermöglicht. Vor Ort im Kundentermin können unmittelbar Angebote und Aufträge angelegt und vom Außendienst an den Innendienst weitergegeben werden.
Der Wandel zum smarten Unternehmen
Die faire Beschäftigung von Menschen mit Behinderung ermöglicht Inklusion. Das ist der gesellschaftliche Auftrag der GDW Süd. „Das ERP-System hat uns wegen seines modularen, intuitiven Aufbaus, seiner hohen Transparenz, Flexibilität, Multifunktionalität, Übersichtlichkeit und einfachen Umsetzung überzeugt. Die Zusammenarbeit mit dem SAP-Partner Conesprit war von Beginn an sehr angenehm“, erklärt Werner Block, geschäftsführender Vorstand der GDW Süd.
Die Kunden der GDW Süd stammen aus Industrie, Handel und Gewerbe. Die Breite der Wertschöpfungsketten ist beeindruckend: Von der Montagearbeit über Garten- und Landschaftspflege bis hin zum Büroservice. Wer sich in so unterschiedlichen Märkten behaupten will, muss mit Leistung überzeugen. Dank des ERP machen die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung der GDW Süd keine Sorgen, ganz im Gegenteil – Werner Block sieht darin Chancen für Menschen mit Behinderung.
Einfach, übersichtlich und mit vielen Features
Das System zwängt nicht in ein festes Schema, sondern entwickelt sich flexibel mit. Etwas, das sowohl LCGK als auch GDW Süd schätzen lernten. So konnte den beiden Unternehmen, trotz unterschiedlicher Geschäfts- und Tätigkeitsfelder, das Team von Conesprit dabei helfen, mit voller Kraft den zukünftigen Herausforderungen zu begegnen und mit der Cloud-Anbindung des ERPs neue Wege zu gehen.
Obwohl der Erschließung weiterer Marktplätze durch die bereits vorhandenen Artikelstammdaten theoretisch nichts im Weg steht, nutzen erfahrungsgemäß viele Unternehmen keinen oder nur einen Online-Marktplatz. Mit dem Integrationshub von SAP Business One ist eine Anbindung von Online-Marktplätzen wie Shopify, Magento und WooCommerce bereits standardmäßig enthalten. Zudem lassen sich Artikel benutzerfreundlich einpflegen. Zahlt ein Kunde nicht, unterstützt der eingebaute Mahnungsassistent mit bis zu drei Erinnerungsstufen.