Die Fachhandelsmarke UTAX bietet Firmen ein innovatives Cloudportfolio für effektive Workflows über den Channel an. Partner werden unterstützt, um die Lösungen über den Fachhandel zu vertreiben. Olaf Stammer, Manager Solution Marketing bei UTAX, erläutert die fünf Bausteine für cloudbasiertes Arbeiten im Mittelstand.
Der Cloud Report 2025 des Digitalverbands Bitkom zeigt, dass die Mehrheit der Unternehmen in Deutschland die Cloud in den Mittelpunkt ihrer IT-Strategie stellt. Und eine Umfrage von Bitkom Research aus dem Frühjahr 2025 prognostiziert, dass in fünf Jahren keine Firma mehr ohne Cloud auskommen wird. Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gelangen daher schnell zur Frage, wie die Cloud am besten eingeführt werden kann. In der Praxis haben sich Lösungen etabliert, die bestehende Dokumenten- und Geschäftsprozesse effektiver machen.
Druckerflotten in Echtzeit verwalten
Ob leere Tonerkartuschen oder Papierstau: Die Verwaltung von Druck- und Kopiersystemen kann viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Mit modernen Anwendungen wie dem UTAX Fleetmanager behalten Unternehmen die Druckinfrastruktur im Blick. Das cloudbasierte Monitoring-Tool liefert Echtzeitdaten zum Status der Maschinen, meldet Störungen und ermöglicht bei Bedarf auch einen Remote-Support. Darüber hinaus können Firmware-Updates automatisiert ausgerollt werden, sodass die Systeme stets sicher und auf dem aktuellsten Stand bleiben.
Dokumentenverwaltung über die Datenwolke
Moderne Arbeitsweisen erfordern den sicheren ortsunabhängigen Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen. Über den UTAX Cloud Information Manager (UCIM) können Unternehmen digitale Dokumente sicher, strukturiert und ortsunabhängig verwalten. Scans werden anhand vordefinierter Kriterien in der Cloud abgelegt und die Informationen sind dank OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition) und Verschlagwortung für Berechtigte einfach auffindbar. Über den Fachhandel kann die Lösung als Freemium-Lizenz kostenlos (bis zu 1 GB Speicher) ausprobiert werden.
Drucken mit der Cloud
Cloudtechnologien machen auch das Drucken sicherer. Mit Anwendungen wie UTAX Cloud Print and Scan können Druck- und Scanaufträge über die Cloud verschickt werden. Der Vorteil der Lösung ist der hohe Sicherheitsstandard: Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Ausgedruckt wird erst, wenn sich Mitarbeitende direkt am Multifunktionsgerät (MFP) mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN authentifiziert haben. So geraten Ausdrucke nicht in die falschen Hände. Fachhandelspartner können über UTAX kostenfreie 30-Tage-Testlizenzen erhalten.
„Scan to Cloud“
Das Angebot UTAX Cloud Capture erleichtert die Digitalisierung von Unterlagen: Nach dem Einscannen können Dokumente über den MFP in durchsuchbare PDF-Dateien umgewandelt werden. Grundlage für die inhaltliche Erschließung bildet eine leistungsfähige OCR. Nach der Erfassung werden die erstellten Dateien direkt aus dem System an einen gängigen Clouddienst geschickt – ganz ohne Rechner oder zusätzliche Software. Entweder an den UTAX Cloud Information Manager (UCIM) oder an einen Cloudspeicher eines Drittanbieters. Unterstützt werden die Dienste Google Drive, Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive oder Box. Firmenkunden melden sich dort mit ihren eigenen Accounts an. UTAX Cloud Capture kann ebenfalls über eine Testlizenz kostenlos ausprobiert werden – entweder zwei Monate mit voller Funktionalität oder alternativ für ein Jahr als reine „Scan-to-Cloud“-Lösung ohne OCR.
Cloudbasierte Zeiterfassung
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer systematisch zu erfassen. UTAX Zeitblick ist eine cloudbasierte Lösung zur gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung per mobiler App, HyPAS (Hybrid Platform for Advanced Solutions) App, PC, RFID-Terminal oder direkt am MFP. So ermöglicht UTAX Zeitblick ein modernes Zeitmanagement bei höchster Sicherheit – ohne zusätzliche Hardware-Investitionen. Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick auch über den Browser – zum Beispiel im Homeoffice – oder unterwegs via Smartphone genutzt werden. Dabei erfolgt die Arbeitszeitdokumentation stets bei höchster Sicherheit: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt. UTAX Zeitblick ist ebenfalls für zwei Monate als kostenlose Testlizenz erhältlich.
Über den UTAX-Fachhandel in die Cloud
Mit den Anwendungen aus dem UTAX-Cloudportfolio unterstützen Unternehmen moderne ortsunabhängige Arbeitsweisen, gestalten Workflows effektiver, senken Kosten und erhöhen die IT-Sicherheit. Auf Wunsch begleitet UTAX seine Partner und deren Kunden auch bei der Implementierung von Cloudlösungen entlang des gesamten Prozesses. Mehr Informationen gibt es unter: utax.com/de-de/cloud