Zahlreiche mittelständische Unternehmen in Deutschland haben Probleme bei der Modernisierung ihrer Prozesse. Isabelle Coudert, Leiterin Supply Chain Management bei Wilka Schließtechnik, zeigt, dass die Digitalisierung des Einkaufs ein großer Schritt hin zu effizienteren Arbeitsabläufen ist.
Seit über 150 Jahren fertigt und verkauft die Wilka Schließtechnik GmbH ein breites Portfolio an Schließanlagen, Schlössern und seit einigen Jahren auch elektronischen Zutrittskontrollen. Isabelle Coudert ist seit zwei Jahren Teil des familiären Teams und führt maßgeblich die Digitalisierung des Einkaufs im Unternehmen voran. Im Rahmen der Entwicklungsstrategie von Wilka wurde eine neue Abteilung gebildet, der Frau Coudert als Leiterin Supply Chain Management vorsteht. Eines ihrer Ziele war es, konservative Prozesse wie Bestellungen via E-Mail und Papier abzulösen und durch digitalisierte Abläufe zu ersetzen. Dies gelang durch die Einführung der E-Procurement-Plattform Simple System. Da die Anbindung der Plattform für Unternehmen kostenlos ist, stand der Einführung nichts im Wege.
Vereinfachung für alle Mitarbeitenden
Auch die Mitarbeitenden profitieren heute von verschlankten Prozessen. Durch die E-Procurement-Plattform sind Bestellungen nicht mehr nur der Einkaufsabteilung vorbehalten. Heute können auch Vorarbeiter aus der Produktion ihren Bedarf direkt in eine Bestellung umwandeln, die einmal vom Einkauf geprüft und dann im System freigegeben wird. Dank klar gesetzter Genehmigungsprozesse können mehr Mitarbeitende dort, wo der Materialbedarf entsteht, zur eigenen Bestellung befähigt werden. Das entlastet den Einkauf und auch das Controlling bekommt mehr Möglichkeiten an die Hand und kann Bestellungen konkreter auswerten. Zukünftig möchte das Unternehmen die Software-Lösung auch noch an das firmeneigene ERP anschließen, um Prozesse weiter zu automatisieren.
Mehr Zeit für weitere Digitalisierungsprojekte
Isabelle Coudert sieht die Einbindung einer E-Procurement-Lösung auch als Türöffner für folgende Digitalisierungsprojekte. „Unser Einkaufsteam hat zügig und mit viel Engagement diese Aufgabe umgesetzt, weil wir mit der Einführung der E-Procurement-Plattform schnell Kapazitäten freischaufeln wollten, um den Fokus auf unsere Kernaufgabe zu lenken. Sind meine Mitarbeitenden zu stark in Tagesgeschäft und Standardaufgaben eingebunden, wäre es schwierig, Verbesserungsprojekte noch on top zu konzipieren und durchzuführen“, so Frau Coudert. Die Bestrebungen von Isabelle Coudert zeigen, dass traditionsreiche Unternehmen des Mittelstands die Digitalisierung nicht ausklammen müssen. Mit einem überschaubaren Aufwand – wie der Einbindung einer E-Procurement-Lösung – lassen sich die Schritte in eine digitale Zukunft effektiv beschreiten.
