Unsichere Lieferketten, steigende Preise und weitere Unwägbarkeiten werden auch 2023 noch die internationalen Märkte prägen. Wie der Einkauf darauf reagiert und welche Trends sich abzeichnen, erläutert Michael Petri, Geschäftsführer und CCO von Simple System.
#1: Gezielte und sinnvolle Digitalisierung
In puncto Digitalisierung lassen sich zwei Richtungen beobachten: Zum einen will jeder die Nase vorn haben und Teil der Industrie 4.0 sein. Zum anderen fühlen sich viele angesichts der Flut an Industrie-4.0-Innovationen verloren und wissen nicht, wo und wie mit der Digitalisierung effizient gestartet werden kann. Anstatt unbedacht zu handeln, ist es wirksamer, klein anzufangen. Sinnvolle Digitalisierung muss über Jahre hinweg in kleinen Schritten verfolgt werden. Nur das führt zu einer echten Verbesserung der eigenen Wertschöpfung. Bei einigen überambitioniertem Digitalprojekten lohnt es sich, den Reset-Button zu drücken und einen Schritt zurückzugehen. Denn die ersten Fragen müssen lauten: Welchen Problemen stehen Mitarbeitende gegenüber? Wie lassen sich diese Probleme digital lösen und zeitintensive analoge Prozesse digital abbilden? Im indirekten Einkauf dort, wo analoge Prozesse so digitalisiert und automatisiert werden können, dass schnell messbare Fortschritte zu erkennen sind.
#2: Rollenverständnis von indirekten Einkäufern
Der indirekte Einkauf gehörte in vielen Unternehmen nicht zu den beliebtesten Abteilungen, weil sich dessen Hauptaufgaben um Compliance-Richtlinien und Anforderungen der Abteilungen wie Controlling, Buchhaltung oder IT drehen. Die Unterstützung der internen Bedarfsträger und Besteller – eigentlich die Kernaufgabe – gerät so zunehmend in den Hintergrund. Da eine Bedarfsanforderung (BANF) in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen noch papiergestützt abläuft, gestaltet sich der Prozess einfacher Anforderungen zum Beispiel für neue Arbeitshandschuhe oder ein neues Headset unverhältnismäßig aufwendig.
Moderne indirekte Einkäufer müssen nicht mehr selbst bestellen, sondern befähigen die jeweiligen Bedarfsträger prozesskonform und den Compliance-Richtlinien entsprechend zu bestellen. Ihre Rolle verschiebt sich von der Abarbeitungsebene hin zur Funktion einer Schaltzentrale des indirekten Einkaufs. Dort legen sie Freigabeprozesse, Kontierungstypen, Rechtemanagement und Sichtbarkeit von Artikeln für ihre Bedarfsträger fest und konzentrieren sich auf strategische Themen wie starke Lieferantenbeziehungen. So wandelt sich die Funktion des Einkäufers vom Abwickler zum Befähiger.
#3: Sparpotenzial treibt Prozessoptimierung
2023 stehen weiterhin Prozessoptimierung und Kostensenkungen im Fokus. Im eProcurement lassen sich beide Themenfelder optimal verbinden. Denn der indirekte Einkauf erfolgt im Jahr 2023 häufig noch in vollständig analogen Prozessen. Das heißt, die benötigten Teile werden im Katalog oder online gesucht und eine Bedarfsanforderung erstellt, die geprüft und freigegeben werden muss. Dann erst wird diese BANF in eine Bestellung umgewandelt. Die zeitintensiven Abläufe führen zu steigenden Kosten. Mithilfe automatisierter Prozesse ließen sich diese signifikant über den gesamten Einkaufsprozess reduzieren. Beschaffungsplattformen, die diese umständlichen Bestellvorgänge zusammenfassen und optimieren, können 2023 und in den Folgejahren als betriebliches Sparwunder wirksam werden.
 Michael Petri, Geschäftsführer, CCO, Simple System. |