Zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) sind in Sachen Digital Office up to date, jedes dritte (33 Prozent) hat allerdings Nachholbedarf. Vor allem kleine Unternehmen hinken hinterher. Das zeigt der Digital Office Index 2018 des Digitalverbands Bitkom.
Fortschritt der Digitalisierung, aufgeteilt nach Nutzertypen. Abbildung: Bitkom
Der Digital Office Index – hervorgegangen aus einer repräsentativen Befragung von 1.106 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern – gibt die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen, deren Fortschritt und Effekte an. Auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht digitalisiert) bis 100 (vollständig digitalisiert) erreicht der Digital Office Index einen Wert von 54 Punkten (2016: 50). Dabei hat sich die Schere zwischen großen und kleinen Unternehmen weiter geöffnet. Große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern erzielen einen Indexwert von 63 Punkten (2016: 58). Bei den Mittelständlern mit 100 bis 499 Mitarbeitern liegt der Indexwert bei 58 (2016: 53). Bei kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern sind es erst 53 Punkte (2016: 49).
Was ist digital?
Unternehmen verbinden je nach Größe ganz unterschiedliche Dinge mit Digitalisierung. Großunternehmen haben ein eher modernes Begriffsverständnis und verbinden Digitalisierung mit der Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen, der Erweiterung des Portfolios um virtuelle oder digitale Leistungen sowie mit einer Veränderung der kompletten Unternehmenskultur. Die kleineren Unternehmen verstehen den Begriff Digitalisierung dagegen eher bodenständig: Sie denken an die Unterstützung von betrieblichen Geschäftsprozessen, elektronische Buchführung und Rechnungsstellung oder die Digitalisierung von Papierakten.
Das wird im Digital Office digital gemacht
Aktuell sind digitale Lösungen vor allem bei der Digitalisierung von Dokumenten im Einsatz (57 Prozent) und bei weiteren zwölf Prozent der Unternehmen geplant. Auch die Vorgangssteuerung und das Prozessmanagement laufen bereits in jedem zweiten Unternehmen (48 Prozent) digital ab. Es folgen Archivierung und Dokumentenmanagement (41 Prozent), Kollaboration (38 Prozent) und die bereichsübergreifende Recherche von Unternehmensinformationen (34 Prozent). Außerdem verwendet bereits fast die Hälfte aller Unternehmen (48 Prozent) Cloudlösungen für Büroprozesse. Ein weiteres Viertel hat dies in Planung, 15 Prozent diskutieren den Einsatz. Auch hier sind die großen Unternehmen mit 500 und mehr Mitarbeitern mit 67 Prozent Cloudeinsatz Spitzenreiter. Die elektronische Rechnung gibt es mittlerweile in 53 Prozent aller Unternehmen – teils existiert die Papierform aber weiter nebenher (40 Prozent).