Der Digitalverband Bitkom hat den Digital Office Index 2022 vorgestellt. Wichtigste Ergebnisse: Fax und Briefe werden zum Auslaufmodell. Die digitale Rechnung boomt. Drei Viertel der Unternehmen nutzen Videokonferenzen.
Die Coronapandemie hat einen nachhaltigen Digitalisierungsschub in den deutschen Unternehmen ausgelöst. Laut Digitalverband Bitkom hat jedes zweite (49 Prozent) angegeben, dass Corona die Digitalisierung des eigenen Geschäftsmodells beschleunigt hat. Vor zwei Jahren, kurz nach Beginn der Pandemie, waren es erst 15 Prozent. In 44 Prozent der Unternehmen hat Corona die Digitalisierung der Geschäftsprozesse beschleunigt (2020: 18 Prozent). 60 Prozent sind überzeugt, dass digitale Technologien dabei geholfen haben, die Pandemie zu bewältigen. Eine knappe Mehrheit (53 Prozent) betont, dass Corona einen Innovationsschub im eigenen Unternehmen ausgelöst hat. Und 80 Prozent der Unternehmen verfügen inzwischen über eine Digitalstrategie, vor zwei Jahren lag der Anteil erst bei 74 Prozent. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung von 1.102 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus allen Wirtschaftsbereichen im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Videokonferenzen häufiger, Fax und Briefe seltener
Zum Standard der Unternehmenskommunikation gehören wie in der Vergangenheit E-Mails (100 Prozent) und Festnetz-Telefone (96 Prozent). Smartphones nutzen 83 Prozent der Unternehmen. Videokonferenzen gehören in 72 Prozent der Unternehmen zum Alltag. Messenger nutzt die Hälfte der Unternehmen. Und in jedem dritten Unternehmen (36 Prozent) wird inzwischen häufig über Social Media kommuniziert. Zugleich werden klassische Kommunikationsmittel seltener verwendet, geht aus der Erhebung des Bitkom hervor. Erstmals nutzt weniger als die Hälfte der Unternehmen häufig oder sehr häufig die Briefpost (2020: 56 Prozent, 2018: 71 Prozent). Und nur noch 40 Prozent greifen häufig auf das Fax zurück. Vor zwei Jahren waren es noch 49 Prozent, 2018 sogar noch 62 Prozent.
Möglichkeiten digitaler Tools noch nicht ausgeschöpft
Beim Einsatz von Tools wie Microsoft Teams, Slack oder Google Workspace überwiegt momentan noch die Nutzung eher einfacher Anwendungen. Jeweils acht von zehn Unternehmen greifen auf Audio- oder Videokonferenzen der Kollaborations-Lösungen zurück (88 Prozent), nutzen das Terminmanagement (83 Prozent), setzen Einzel- oder Gruppenchats ein (81 Prozent) oder verwenden die Dateiablage für die Zusammenarbeit an Dokumenten (77 Prozent).
ECM, CRM, ERP: Digital-Office-Lösungen sind Standard
Inzwischen haben 76 Prozent der Unternehmen mindestens eine Anwendung für Enterprise Content Management (ECM) im Einsatz, die unter anderem eine digitale Verwaltung geschäftlicher Dokumente ermöglicht. Ebenfalls drei Viertel (77 Prozent) nutzen eine Customer-Relationship-Management-Anwendung (CRM) zur digitalen Verwaltung von Kundenkontakte. Und sogar 95 Prozent setzen Enterprise Ressource Planning (ERP) ein, also die digitale Planung und Steuerung von Ressourcen wie Material oder Personal.
Abschied vom Papier im Büro rückt näher
Deutlich näher rückt das papierarme Büro, zeigt die Bitkom-Studie. So sagt erstmals mehr als die Hälfte der Unternehmen (53 Prozent), dass weniger ausgedruckt wird als noch vor einem Jahr. Zugleich geben 86 Prozent an, das Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Aber nur 72 Prozent gaben an, dass es ihnen auch gelingt, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Vor zwei Jahren waren dies erst 63 Prozent, vor vier Jahren sogar nur 30 Prozent.
Zum ersten Mal ist die Gruppe der Unternehmen, die ihre Rechnungen überwiegend elektronisch erstellen, mit 40 Prozent am größten. Nur noch 25 Prozent erstellen die meisten Rechnungen auf Papier, 32 Prozent nutzen digitale und analoge Wege etwa zu gleichen Teilen.
Geld, Sicherheit, Fachkräfte: Hürden bei der Digitalisierung
Größte Hürden bei der Digitalisierung sind unverändert ein als zu hoch empfundener Investitionsbedarf (73 Prozent), die Angst vor unberechtigtem Zugriff auf Daten (65 Prozent) sowie zu wenig qualifiziertes Personal (64 Prozent). Daneben nennt rund jedes zweite Unternehmen fehlende Zeit (55 Prozent), Angst vor Datenverlust (54 Prozent), fehlende Standards (53 Prozent). Rechtliche und regulatorische Bestimmungen (52 Prozent), zu hohe Anforderungen an den Datenschutz (51 Prozent) und die IT-Sicherheit (51 Prozent) sind weitere Unsicherheitsfaktoren.
Große Unternehmen deutlich weiter als kleine
Der vom Bitkom alle zwei Jahre veröffentlichte Digital Office Index steigt im Durchschnitt von 55 im Jahr 2020 auf 59 Punkte in diesem Jahr. Dabei stehen 100 Punkte für vollständig digitalisiert, 0 Punkte sind überhaupt nicht digitalisiert. Große Unternehmen sind dabei deutlich weiter als kleinere. So liegt der Digital Office Index für Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten bei 68 Punkten, der für Unternehmen mit 100 bis 499 Beschäftigten bei 63 Punkten. Unternehmen, die 20 bis 99 Menschen beschäftigen, erreichen dagegen erst 58 Punkte.
Die komplette Studie zum Digital Office Index 2022 steht zum Download bereit.
