Für viele Berufstätige gehört das Reisen zum Alltag. Da ist es schwierig, die Post zu Hause oder im kleinen Büro rechtzeitig in Empfang zu nehmen. Eine digitale Erfassung der Briefe macht dies unterwegs möglich.
Private Briefe auf Reisen zu lesen, kann für Geschäftsreisende viele Vorteile bringen. Abbildung: Pexels
Der digitale Postdienst CAYA empfängt die Briefe von den Postunternehmen und scannt sie mithilfe eines automatisierten, digitalen Verfahrens in einem Scancenter. Das Verfahren besteht aus dem Öffnen, Kategorisieren und Archivieren der Post. Damit sind die eingegangenen Briefe jederzeit wiederauffindbar und auch die weitere Verarbeitung wird vereinfacht: Rechnungen können direkt bezahlt und Briefe weitergeleitet oder beantwortet werden. Die digitalisierte Erfassung der Post ermöglicht es dem Empfänger, seine Briefe dann einzusehen, wenn es in seinen Zeitplan passt – egal, ob im Taxi, auf dem Flughafen oder im Bahnhofscafé.
Einfach und unkompliziert
Der Empfänger erhält mittels einer App oder auf der Website von CAYA Einblick in seine eingegangene Post, ähnlich wie in einem E-Mail-Postfach. Die Software informiert den Empfänger dann per Push-Notification oder E-Mail über neu eingegangene Briefe. Der Service umfasst das kostenlose Archivieren der gescannten Post für drei Monate. Danach kann der Empfänger entscheiden, was mit der Post geschehen soll: Nicht mehr benötigte Briefe werden vernichtet, dringende Schreiben, die der Empfänger im Original wünscht, werden ihm zugeschickt.
Das gesamte Verfahren unterliegt den in Deutschland geltenden Sicherheitsbestimmungen. Der Scanprozess erfolgt in einem standardisierten Prozess, der ausnahmslos von Maschinen durchgeführt wird. Alle Mitarbeiter des Unternehmens unterliegen dem Briefgeheimnis und arbeiten nach hohen Sicherheitsstandards. Diese umfassen Videoüberwachung, elektronische Zugangskontrollen und die End-to-End-SSL-Verschlüsselung zwischen dem Rechenzentrum und dem Browser des Empfängers.
Privatkunden von CAYA haben die Möglichkeit, zwischen drei verschiedenen Tarifen ab 2,99 €/Monat zu wählen, die es bis zu fünf Empfängern ermöglichen, die Post digitalisieren zu lassen. Firmenkunden zahlen ab 9,99 €/Monat für die Digitalisierung ihrer Geschäftspost.