72 Prozent der deutschen Unternehmen nutzen weniger Papier, 57 Prozent haben die Zahl der Aktenordner reduziert. Die Fortschritte bei der Digitalisierung und der Einsatz von KI sind jedoch zögerlich. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Cloud statt Aktenablage, PDF statt Ausdruck, Messenger statt Brief oder Fax: Wo digital gearbeitet wird, braucht es weniger Papier. So auch bei 72 Prozent der deutschen Unternehmen. 32 Prozent nutzen heute deutlich weniger Papier als noch vor fünf Jahren, 40 Prozent nutzen etwas weniger. Das sind Ergebnisse einer repräsentativen Befragung zur Digitalisierung deutscher Büros im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, die unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland durchgeführt wurde.
Fortschritt bei der Digitalisierung zögerlich
Insgesamt ist der Fortschritt bei der Digitalisierung der Geschäfts- und Verwaltungsprozesse eher bescheiden: Während elf Prozent der Unternehmen sich hierbei an der Spitze sehen und 37 Prozent sich als Vorreiter wahrnehmen, verstehen sich immer noch 49 Prozent als Nachzügler. Ein Prozent der Unternehmen gibt sogar an, den Anschluss bei der Digitalisierung verpasst zu haben.
Weniger Aktenordner in den Büros
Ein erkennbarer Schritt in Richtung digitalisierter Büros ist jedoch die rückläufige Zahl der Aktenordner: 57 Prozent der Unternehmen haben heute weniger Aktenordner in den Büros stehen als noch vor fünf Jahren. Immerhin 20 Prozent der Unternehmen nutzen sehr viel weniger, 37 Prozent eher weniger, während 34 Prozent unverändert viele Ordner im Regal stehen haben. Nur vier Prozent haben mehr Ordner angeschafft und ein Prozent der Unternehmen hat die Anzahl der Aktenordner stark erhöht.
Zu finden sind die Aktenordner vor allem in drei Abteilungen: Bei 94 Prozent der Unternehmen, die sie noch nutzen, gibt es sie in der Personalabteilung, bei 91 Prozent sind sie nach wie vor in der Buchhaltung oder im Controlling im Einsatz. Auch in der Geschäftsführung oder dem Management stehen bei 82 Prozent der Unternehmen noch Ordner im Schrank. Etwas weniger häufig tauchen sie im Kundenservice und Vertrieb (69 Prozent) oder in der Logistik (65 Prozent) auf. In der Produktion oder Fertigung sind sie im Vergleich dazu eher eine Seltenheit (30 Prozent).
Nachhaltigkeit und Einsparungen treiben Digitalisierung
94 Prozent der Unternehmen digitalisieren Prozesse, um nachhaltiger zu werden, 92 Prozent möchten auf diese Weise Kosten sparen. 77 Prozent haben das Ziel, effizienter und transparenter zu arbeiten, 74 Prozent wollen ihre Beschäftigten durch Digitalisierungsmaßnahmen entlasten. Digitalisierung steigert aber auch Kundennähe und Wettbewerbsfähigkeit: 88 Prozent der Unternehmen wollen durch die Digitalisierung den Anforderungen ihrer Kunden besser gerecht werden, 85 Prozent möchten ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten oder steigern. Außerdem nutzen 74 Prozent der Unternehmen die Digitalisierung, um sich gegenüber Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren oder dem Fachkräftemangel zu begegnen (65 Prozent). 82 Prozent der Unternehmen setzen so aber auch schlichtweg gesetzliche Vorgaben um.
Messenger und Portale setzen sich durch
Nur noch 39 Prozent der Unternehmen nutzen sehr häufig oder häufig Briefpost, beim Fax trifft dies nur noch auf 18 Prozent zu. Wie schon im Vorjahr nutzen 100 Prozent der Unternehmen sehr häufig oder häufig E-Mails, ebenfalls fast alle kommunizieren regelmäßig per Smartphone (94 Prozent). Fast gleichauf befindet sich das Festnetztelefon (93 Prozent), gefolgt von Videokonferenzen, die inzwischen von 67 Prozent der Unternehmen regelmäßig genutzt werden. Vor allem Messenger-Dienste haben an Beliebtheit gewonnen: Sie werden von 66 Prozent sehr häufig oder häufig für die interne oder externe Kommunikation eingesetzt (2024: 61 Prozent). Außerdem im Kommen sind Kunden- oder Mitarbeiterportale mit 53 Prozent gegenüber 47 Prozent in 2024. 48 Prozent der Unternehmen setzen regelmäßig Textchats bzw. Kollaborationstools ein, gefolgt von den sozialen Medien, die 36 Prozent sehr häufig oder häufig zur Kommunikation nutzen.
Einsatz von KI-Chatbots
Relativ neu in der Werkzeugkiste digitaler Tools ist künstliche Intelligenz. Insbesondere in der Kundenkommunikation werden zum Beispiel Chatbots als vielversprechend angesehen: 50 Prozent der deutschen Unternehmen sind überzeugt, dass KI-Chatbots in Zukunft einen Großteil dieser Kommunikation übernehmen werden. In der Realität sind sie bisher allerdings nur vereinzelt angekommen: Erst 13 Prozent der Unternehmen haben einen KI-Chatbot für Kunden- oder Mitarbeiterservice im Einsatz. Bei der Auswahl entsprechender KI-Chatbots legen die Unternehmen großen Wert auf das Herkunftsland: 90 Prozent der Unternehmen, die einen solchen Chatbot anbieten, achten darauf, aus welchem Land die zugrundeliegende Technologie stammt. 60 Prozent aller deutschen Unternehmen machen sich mit Blick auf die Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse Sorgen um die Abhängigkeit von Technologien aus dem Ausland.
KI-Einsatz in deutschen Büros zögerlich
63 Prozent der Unternehmen glauben, dass KI helfen wird, ihre Beschäftigten bei Routineaufgaben in Geschäfts- und Verwaltungsprozessen zu entlasten. Auch die Produktivität in diesem Kontext wird durch den KI-Einsatz deutlich gesteigert, sagen 44 Prozent der Unternehmen.
Am weitesten verbreitet sind KI-Lösungen bisher für die automatisierte Verarbeitung von E-Mails. Zu diesem Zweck kommen sie in 20 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. Zur automatischen Erkennung von Fehlern in der Buchhaltung wird KI in 17 Prozent der Unternehmen eingesetzt. Jeweils elf Prozent machen sich die Technologie zunutze, um Termine intelligent zu verwalten oder um Unternehmenssoftware wie ERP- oder CRM-Systeme zu optimieren. Bei sechs Prozent unterstützt KI in der Erstellung von Präsentationen, drei Prozent nutzen sie zur Generierung automatischer Meeting-Protokolle.
Für die eher zögerliche Annahme der künstlichen Intelligenz in den deutschen Büros gibt es verschiedene Gründe. So stößt die Technologie auf Widerstand in der Belegschaft: 53 Prozent der Unternehmen nimmt seine Beschäftigten einem KI-Einsatz gegenüber als skeptisch wahr. Drei Viertel der Unternehmen warten zudem erst einmal ab, welche Erfahrungen andere dabei machen. Darüber hinaus wird auch der erwartete Nutzen kritisch gesehen: 50 Prozent glauben, der Einsatz von KI in den Geschäfts- und Verwaltungsprozessen lohne sich nicht.