Checkliste für zeitgemäße und effektive Meetingräume

Die Anforderungen an Meetingräume in Unternehmen haben sich in den letzten Jahren verändert. Traditionelle Raumkonzepte sind meist nicht für hybrides Arbeiten ausgelegt. Eduard Gajdek von Panasonic Europe zeigt, wie Meetingräume bereit für moderne Austauschformate gemacht werden.

Eduard Gajdek, Field Marketing Manager D/A/CH Visual System Solutions von Panasonic Europe. Abbildung: Panasonic
Eduard Gajdek, Field Marketing Manager D/A/CH Visual System Solutions von Panasonic Europe. Abbildung: Panasonic

Spätestens jetzt ist es Zeit für Unternehmen, ihre Meetingräume neu zu gestalten und auf die gestiegenen Ansprüche an Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit auszurichten. Dabei lohnt es sich, zunächst einen Blick auf die Schwächen traditioneller Setups zu werfen, um moderne Lösungen zu entwickeln, die Teams wirklich voranbringen.

Herausforderungen traditioneller Meetingräume

Die Produktivität des gesamten Teams wird beeinträchtigt, wenn Arbeitszeit durch umständliche Technik und Vernetzungslösungen verloren geht oder der Informationsaustausch mit Online-Teilnehmenden erschwert wird. Dies führt dazu, dass sich Remote-Teilnehmende in Besprechungen zurückhalten oder ausgegrenzt fühlen. Gleichzeitig wird der produktive und mühelose Austausch von Ideen und Inhalten erschwert. Nicht zuletzt leidet das Teamgefühl, da traditionelle Meetingräume den Anforderungen hybrider Arbeitsumgebungen nicht gerecht werden. Die zentralen Herausforderungen dabei sind:

  • fehlende Integration moderner Technologien wie hochwertige Videokonferenzsysteme,
  • unzureichende Akustik und Beleuchtung,
  • geringe Flexibilität im Raumdesign für hybride Arbeitsmodelle und
  • keine Chancengleichheit für die Teilnehmenden zur Kommunikation und Interaktion.

Es fehlt einerseits an Technik, andererseits an der idealen Abstimmung von Raumdesign und Nutzerbedürfnissen, um Meetingerlebnisse nachhaltig zu verbessern.

Meetingräume für moderne Austauschformate

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, bedarf es einer Kombination aus physischen und digitalen Anpassungen. Im Fokus steht dabei, dass der Raum sowohl den Anforderungen vor Ort, als auch remote gerecht wird. Mit der folgenden Checkliste können Unternehmen ihre Meetingräume Schritt für Schritt zukunftsfähig gestalten:

1. Raumzweck und -aufteilung

  • Hauptverwendungszwecke des Raums klar definieren
  • Raumgröße passend für die Teilnehmerzahl auswählen
  • Layout so gestalten, dass klare Sichtlinien auf Bildschirme und Sprecher gewährleistet sind

2. Technologische Infrastruktur

  • Sicherstellen, dass das WLAN und kabelgebundene Verbindungen zuverlässig und leistungsstark sind
  • Ausreichend Stromanschlüsse strategisch im Raum verteilen
  • Kabelwege planen, um Geräteverbindungen zum Konferenztisch zu erleichtern

3. Signalmanagement

  • Anforderungen an die Visualisierung (zum Beispiel: ein Bildschirm oder mehrere Bildschirme) festlegen
  • Bedarf an Signalaufzeichnung und -streaming prüfen
  • Möglichkeit zukünftiger IP-basierter Signalmanagement-Upgrades berücksichtigen

4. Videokonferenzsystem

  • Videokonferenzsysteme wählen, die mit gängigen Plattformen wie Zoom und Teams kompatibel sind
  • Hochwertige Kameras und Mikrofone integrieren, die alle Bereiche des Raums abdecken

5. Audiosystem

  • Geräusch- und Echounterdrückung implementieren
  • Flexible Mikrofonoptionen (Decken- oder tragbare Mikrofone) für verschiedene Meeting-Setups bereitstellen

6. Visuelle Darstellung

  • Großbildschirme oder Projektoren mit 4K-Auflösung verwenden
  • Breitbildformat (21:9) für ein immersives Erlebnis und die Microsoft Teams „Front Row“-Funktion bereitstellen

7. Tools für Zusammenarbeit

  • Interaktive Whiteboards und Echtzeit-Collaboration-Tools integrieren
  • Systeme für drahtlose Präsentationen (zum Beispiel: Panasonic PressIT) verwenden

8. Möbel und Akustik

  • Flexibles und ergonomisches Mobiliar, geeignet für Präsentationen und Zusammenarbeit, bereitstellen
  • Raumakustik optimieren, um Außengeräusche zu minimieren und Echos zu vermeiden

9. Beleuchtung und Sichtbarkeit

  • Beleuchtung regelbar gestalten, um Blendeffekte auf Bildschirmen zu vermeiden
  • Möglichkeiten für Jalousien oder Verdunkelung einplanen

10. Zugänglichkeit und Inklusion

  • Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen sicherstellen
  • Intuitive und benutzerfreundliche Technologien für alle Teilnehmenden bereitstellen

11. Support und Wartung

  • Plan für regelmäßige Wartung und Aktualisierung der Systeme erstellen
  • Schnellen technischen Support bei Problemen gewährleisten

Mit dieser Checkliste entstehen effektive Meetingräume, die den Anforderungen hybrider Arbeitsweisen gerecht werden. Dabei geht es nicht um Einheitslösungen, sondern eine Vielzahl an möglichen Raumdesigns: Ob kleiner Focus Room für schnelle, spontane Absprachen oder größere Räume wie der Microsoft-Signature-Room bis hin zum großen Sitzungssaal, in denen breite 21:9-Bilddarstellungen wirklich zum Tragen kommen.