Die IHK Bildungszentrum Halle-Dessau GmbH geht neue Wege, um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu erfüllen. Was vorher papierbasiert und zeitaufwendig ablief, erfolgt nun einfach, sicher und digital. Möglich macht dies UTAX Zeitblick, eine cloudbasierte Softwarelösung für die Arbeitszeiterfassung.
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Um dieser Pflicht effizient nachzukommen, war das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau (IHK BIZ) auf der Suche nach einer digitalen Lösung. Im Gespräch mit seinem Bürotechnik- und IT-Dienstleister sollte es zuerst nur um neue Multifunktionssysteme für Druck-, Kopier- und Scanaufgaben an den drei Standorten gehen.
UTAX-Fachhändler vermittelt integrierte Lösung
„Bei der Suche nach einer modernen Arbeitszeiterfassung galt für uns: Bestenfalls nutzen wir vorhandene Ressourcen, um neue Aufgaben zu lösen. Die KCT Systemhaus GmbH hat unseren Bedarf direkt erkannt und uns aufgezeigt, dass sich die modernen Geräte von UTAX auch als Zeiterfassungsterminals nutzen lassen. Wir waren von der Idee einer integrierten Lösung sofort begeistert“, sagt Michael Schrodke, Geschäftsführer des IHK BIZ. An den drei Standorten des IHK BIZ in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels wurden fünf Multifunktionssysteme durch die DIN-A3-Farb-Multifunktionssysteme 2508ci von UTAX ersetzt. Da auf allen Geräten UTAX Zeitblick installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit sicher und digital erfassen.
Kosteneffizienz und einfache Umsetzung
Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab. Zwei Aspekte überzeugen besonders: Zum einen, dass die Lösung kosteneffizient ohne zusätzliche Hardwareinvestitionen oder bauliche Maßnahmen umgesetzt wurde. Zum anderen, dass das Personal den neuen Prozess mit vertrauten Geräten im Geschäftsalltag erledigen kann. „Das Stempeln am MFP ist effizient und vor allem vertraut. Unsere Mitarbeitenden nutzen die Multifunktionssysteme täglich. Dass die Geräte nun auch für die Arbeitszeiterfassung dienen, macht es allen leicht, die neue Methode in den Arbeitsalltag zu integrieren. Alles funktioniert mit dem bekannten Transponder, der bei uns ohnehin schon im Einsatz war“, betont Schrodke.
Ein großer Schritt Richtung Digitalisierung
Darüber hinaus ist die Lösung für das IHK BIZ individualisiert worden. Beispielsweise wurden Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können so über UTAX Zeitblick direkt im eigenen Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. „Heute haben wir alle relevanten Daten im Dashboard der Lösung jederzeit im Blick. Unsere Mitarbeitenden wissen sofort, wie viele Stunden sie gearbeitet haben oder wie viel Urlaub noch offen ist. Verwaltungsprozesse zu diesen Themen für 40 Mitarbeitende aus den letzten Jahren füllen bei uns Regale. Das fällt jetzt komplett weg. Mit der neuen Zeiterfassung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht“, so der Geschäftsführer des IHK BIZ.
Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick auch via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen. Sicherheit hat dabei höchste Priorität: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.
Dokumentenprozesse begleitet vom Fachhandelspartner
Neben der neuen Zeiterfassung hat das IHK Bildungszentrum auch aQrate von UTAX im Einsatz. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt aQrate sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten, indem der Ausdruck erst erfolgt, nachdem sich die User per Transponder am MFP authentifiziert haben. Darüber hinaus nutzt die IHK BIZ die aQrate-Funktion „Scan-to-me“: Hierbei werden analoge Dokumente direkt nach dem Scanvorgang am MFP an das persönliche Postfach des jeweiligen Nutzers gesendet.
„Moderne Multifunktionssysteme in Kombination mit Lösungen wie aQrate und UTAX Zeitblick sind weit mehr als nur Drucker. Sie sind als Hub für digitale Prozesse zu einem elementaren Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur geworden. Als langjähriger UTAX-Fachhandelspartner begleiten wir diesen digitalen Wandel aktiv mit“, sagt Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei der KCT Systemhaus GmbH.
Blaupause für erfolgreiches Fachhandelsprojekt
„Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall. Ich wüsste nicht, wie man es besser machen könnte“, resümiert Michael Schrodke.
Auch Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts zieht ein positives Fazit: „Für uns ist das Beispiel des IHK BIZ ein Blueprint für ein erfolgreiches Fachhandelsprojekt. UTAX Zeitblick ist genau für solche Szenarien gedacht. Eine kosteneffiziente und sichere Lösung für kleine wie mittelständische Unternehmen, die ein echtes Bedürfnis im Markt adressiert. So etabliert man effektive IT-Prozesse im Mittelstand.“