Eine Studie des amerikanischen Beratungsunternehmens IDC gibt Aufschluss darüber, inwieweit das papierlose Büro bereits umgesetzt worden ist. Die Ergebnisse zeigen, dass digitale Lösungen auf dem Vormarsch sind.
Smartphone, Tablet und Kaffee, von Papier keine Spur. Der Schreibtisch der Zukunft? Abbildung: Pixabay
Das Beratungs- und Forschungsunternehmen IDC (International Data Corporation) hat IT-Entscheider aus über 200 Organisationen mit mehr als 100 Mitarbeitern nach dem Stand der Umstellung dokumentenintensiver Prozesse in digitalisierte und automatisierte Workflows befragt. Die Studie „Print und Document Management in Deutschland 2019 – Mit Digitalisierung, Automatisierung und KI zur Operational Excellence“ ergab unter anderem, dass schon viele Unternehmen die Vorzüge papierloser Prozesse erkannt haben, besonders im Bereich Document-Management-Lösungen.
Mobility, Customer Experience und weitere Trends
Zu den Trends, die die Entwicklung zum papierlosen Büro fördern, gehören Mobility, Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und smarte Multifunktionsdrucker (MFP). Doch nicht nur das Effektivieren von Back-End-Prozessen wurde von den Befragten als Grund für den Umstieg auf Document-Management-Lösungen genannt. 42 Prozent der Unternehmen sehen vielmehr die Aspekte der Kundeninteraktion, also verbesserte Kundenerfahrung (Customer Experience) und Self-Services, im Fokus bei ihrem Weg zum papierlosen Büro.
Außerdem haben mittlerweile viele Organisationen erkannt, dass Print- und Document-Management-Lösungen Prozesse optimieren können und somit die Basis für innovative Produkte und Geschäftsmodelle bereitstellen. Doch laut IDC haben die Befragten bisher vor allem Back-Office-Prozesse automatisiert. 46 Prozent der Unternehmen haben angekündigt, in den nächsten Monaten kundenzentrierte Workflows beim Weg zum papierlosen Büro in den Mittelpunkt zu stellen. Aus der Studie lässt sich schlussfolgern, dass das papierlose Büro in näherer Zukunft wohl nicht umzusetzen ist. Eine graduelle Verschiebung zum Büro ohne Papier ist jedoch bereits in vollem Gange: Die meisten Umfrageteilnehmer haben betont, bei klassischen Büroarbeiten auf Papier verzichten zu wollen. Werden heute noch bei etwa der Hälfte der Befragten Notizen auf Papier erstellt, werden dies in zwölf bis 24 Monaten nicht einmal mehr 25 Prozent tun.
Mobile Geräte verdrängen papierbasierte Arbeitsschritte
Weiterhin hat die IDC-Studie ergeben, dass Smartphones und Tablets durch ihre leistungsstarken Instrumente zur Dateneingabe und -bearbeitung beim Drucken und Scannen an Bedeutung gewonnen haben. Das Potenzial mobiler Geräte für das papierlose Büro ist groß: Laut IDC sehen 45 Prozent der befragten Unternehmen mobiles Drucken, 44 Prozent die elektronische Signatur, 43 Prozent den mobilen Zugriff auf Unternehmens-Apps und 41 Prozent mobiles Scannen und Weiterleiten von Dokumenten als die bedeutendsten Funktionen mobiler Endgeräte im Büroalltag an.
KI-basierte digitale Workflows
IDC hat die Erweiterung von ECM- und Document-Management-Lösungen um neue Software-Funktionen wie RPA und KI als wesentlich bewertet. 26 Prozent der befragten Unternehmen haben dies bereits erkannt und RPA oder KI teilweise umgesetzt. Allerdings stecken 46 Prozent der befragten Unternehmen bei RPA und KI noch in der Planung. 21 Prozent verhalten sich gegenüber den beiden Prozessen noch reserviert. Bereits mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen setzen aber RPA und KI in ihren Unternehmen ein.
Zusammenfassung und Schlussfolgerung aus der IDC-Studie
Unternehmen wollen nicht mehr nur Kosten senken, sie setzen auch zunehmend auf optimierte und digitale Prozesse – vor allem in kundennahen Bereichen – sowie auf mobiles Arbeiten. Viele deutsche Organisationen haben bereits Initiativen für die Automatisierung und Digitalisierung von papierintensiven Prozessen und Workflows umgesetzt. Dennoch gibt es auf dem Weg zum papierlosen Büro noch etliches zu tun. Besonders neue Technologien wie Mobility, RPA, KI und smarte MFPs könnten den entscheidenden Anstoß hin zum papierlosen Büro geben.