Das papierlose Büro liegt zwar immer noch in einiger Ferne, der Druckermarkt ist dennoch seit Jahren rückläufig. Druckerhersteller setzen daher nun verstärkt auf Multifunktionssysteme, Cloud-Schnittstellen und Managed Print Services, so neueste Ergebnisse einer Studie der International Data Corporation (IDC).
MFPs sind im Büro noch immer unverzichtbar. Abbildung: Pixabay
Noch immer sind Drucker vor allem in kleineren Unternehmen unverzichtbar. Dies liegt an Abläufen wie der Ablage von Dokumenten in Aktenordnern oder daran, dass verschiedene Papierdokumente unterschrieben werden müssen. Der Absatz an Druckern ist jedoch in den letzten Jahren merklich zurückgegangen. Doch es gibt auch positive Nachrichten.
MFPs immer beliebter
Multifunktionsgeräte (MFP) sind laut IDC im Aufwind und machen am leicht rückläufigen Druckermarkt einen Anteil von 85 Prozent aus. Dass sich der Absatz von MFPs gesteigert hat, liegt vor allem daran, dass sie sich durch ihre zahlreichen Funktionen bestens in einen digitalen Workflow einfügen: Dokumente können gescannt, gespeichert und dank optischer Zeichenerkennung (OCR) in Text umgewandelt werden. Zudem verfügen MFPs über Schnittstellen zu Cloudspeichern, die derzeit bei vielen Unternehmen gefragt sind. Weitere Vorzüge sind die Anbindung an CRM-Dienste (Customer Relationship Management) und übersichtliche, leicht zu bedienende Touchscreens.
Funktionen für mehr Sicherheit
Durch die integrierte Internetverbindung sind Multifunktionssysteme besonders gefährdet für Cyberattacken: Oftmals werden die Daten von MFPs in Bot-Netze eingebunden oder von Cyberkriminellen missbraucht. Um einem drohenden Vertrauensverlust seitens der Nutzer entgegenzuwirken, setzen viele Hersteller von MFPs auf regelmäßige Updates. Zudem wird oft die Möglichkeit geboten, sich als Nutzer per NFC-Token oder Smartphone am Gerät anzumelden, sowie eine Follow-me-Funktion, dank der vertrauliche Dokumente nicht in fremde Hände gelangen können. Diese Funktionserweiterungen sollen die Individualisierung und Datensicherheit unterstützen.
Managed Print Services auf Vormarsch
Komplettpakete an Druckdienstleistungen, sogenannte Managed Print Services (MPS), werden bei Kunden immer beliebter. Dies ist auf einen komplexer gewordenen Dokumenten-Workflow mit unterschiedlichen Zugangsrechten und auf den gestiegenen Aufwand bei der Absicherung von Geräten zurückzuführen. MPS beinhalten oft auch ein Rundum-sorglos-Paket: Neben der Wartung und der Versorgung mit Verbrauchsmaterialien bieten sie zudem eine Implementierung von effizienten und sicheren Dokumentenprozessen sowie eine Automatisierung des Output-Managements an.
Unter den Unternehmen, die bereits MPS einsetzen, wollen laut einer Studie des Marktforschungsinstituts Quocirca 24 Prozent ihr MPS-Budget erheblich steigern, weitere 40 Prozent planen moderat höhere Ausgaben. Der wichtigste Treiber für MPS ist in deutschen Unternehmen die gestiegene Sicherheit mit 44 Prozent, gefolgt von einer gestiegenen Zuverlässigkeit und reduzierten Kosten für die Hardware mit jeweils 42 Prozent. Eine höhere Effizienz bei Geschäftsprozessen ist für 36 Prozent der deutschen MPS-Kunden wichtig, geringere Kosten für Verbrauchsmaterial sehen 30 Prozent als einen Vorteil.
Künftige Anforderungen an MPS
Auf dem Erreichten können sich die MPS-Provider allerdings trotz der hohen Zufriedenheit ihrer Kunden nicht ausruhen. Zu den zukünftigen Anforderungen zählen etwa die Bereitstellung von Analysen über die Performance und Effizienz der Dokumenten- und Druck-Infrastruktur sowie die Entwicklung von Lösungen für die weitere Digitalisierung von Abläufen im Unternehmen.