Die Digitalisierung schreitet weiter voran: 95 Prozent der deutschen Unternehmen setzen mindestens eine Digital-Office-Lösung ein. Wie es um die Digitalisierung in Büros in Deutschland insgesamt steht, hat der Digitalverband Bitkom in einer Studie ermittelt.
Dennoch zeigt sich bei der Digitalisierung in den Büros ein gespaltenes Bild: Etwa jedes zehnte Unternehmen sieht sich bei der Digitalisierung seiner Geschäfts- und Verwaltungsprozesse als Spitzenreiter ganz vorne, weitere 40 Prozent unter den Vorreitern. Demgegenüber ordnen sich aber auch 49 Prozent unter den Nachzüglern ein. Den Anschluss an die Digitalisierung verpasst zu haben, meint niemand. Das sind Ergebnisse einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom, für die 505 Unternehmen ab 20 Beschäftigen in Deutschland repräsentativ befragt wurden.
Kleine Unternehmen sehen am meisten Nachholbedarf
Vor allem kleine Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten haben Nachholbedarf: Unter ihnen sehen sich 54 Prozent als Nachzügler, von den Großunternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten sind es 20 Prozent. Letztere zählen sich mit 31 Prozent außerdem deutlich häufiger zu den Spitzenreitern als kleine Unternehmen (sechs Prozent), heißt es in der Studie des Bitkom.
Gesteigerte Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit
Gefragt nach den Vorteilen der Digitalisierung sind sich die deutschen Unternehmen über alle Größenklassen hinweg einig: 92 Prozent der Unternehmen geben an, ihre Prozesse zu digitalisieren, um weniger Ressourcen wie Papier zu verbrauchen. 89 Prozent möchten generell nachhaltiger werden und 58 Prozent wollen dadurch auf Geschäftsreisen verzichten können. Zudem digitalisieren 84 Prozent der Unternehmen, um Kosten zu sparen, 78 Prozent, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern, sowie 69 Prozent, um effizienter und transparenter arbeiten zu können. 80 Prozent der Unternehmen digitalisieren Prozesse, um als Arbeitgeber für Bewerber attraktiv zu sein, und 74 Prozent, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.
Jedes achte Unternehmen arbeitet bereits ohne Papier
Ganz konkret sparen Unternehmen Ressourcen durch den Verzicht auf Papier, heißt es vonseiten des Bitkom. Bereits jedes achte Unternehmen arbeitet komplett papierlos, 2022 waren es noch acht Prozent. Bei 28 Prozent läuft derzeit nur noch etwa ein Viertel papierbasiert ab. Etwa zur Hälfte papierbasiert arbeitet ein Drittel der deutschen Unternehmen. Bei 20 Prozent läuft etwa ein Viertel papierbasiert, bei fünf Prozent noch alles papierbasiert.
Digitale statt klassischer Kommunikation
Während 2022 noch knapp die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) dafür häufig oder sehr häufig die Briefpost nutzte, sind es 2023 nur noch 40 Prozent. Auch die Faxnutzung geht zurück: Häufig oder sehr häufig faxen noch 33 Prozent (2022: 40 Prozent). Zuwächse verzeichnen unter anderem das Smartphone (87 Prozent, 2022: 83 Prozent), Kollaborationstools (46 Prozent, 2022: 40 Prozent) und Social Media (40 Prozent, 2022: 36 Prozent). Videokonferenzen bleiben mit 71 Prozent auf Vorjahresniveau (72 Prozent).
Unternehmen zögerlich beim Einsatz von KI-Chatbots
43 Prozent der Unternehmen sagen, dass KI-Chatbots, die wie ChatGPT auf generativer KI basieren, große Teile ihrer Kundenkommunikation übernehmen werden. 46 Prozent gehen davon aus, dass KI-Chatbots die Arbeit im Büro so stark revolutionieren werden wie vor einigen Jahrzehnten die Einführung des PC. 40 Prozent sehen im Einsatz von KI-Chatbots ein Mittel, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Trotzdem ist die Mehrheit noch zurückhaltend, was KI-Chatbots betrifft: 63 Prozent der Unternehmen sagen, sie werden erst einmal abwarten, welche Erfahrungen andere machen.
Jedes zweite Unternehmen investiert 2023 ins Digital Office
Nur zwei Prozent haben noch nicht ins digitale Büro investiert und planen dies auch künftig nicht. 70 Prozent haben 2022 oder früher investiert, 46 Prozent investieren in diesem Jahr und 58 Prozent werden 2024 oder später investieren. Dabei schaut der Großteil der Unternehmen aber auch genauer hin, woher sie ihre IT-Leistungen beziehen: 88 Prozent geben an, globale Konflikte wie der Krieg gegen die Ukraine hätten dazu geführt, dass sie verstärkt darauf achten, aus welchem Herkunftsland ihre Digital-Office-Lösungen kommen. Gleichzeitig erwarten 51 Prozent, durch die Digitalisierung der Prozesse künftige Krisen besser überstehen zu können.