Beim Begriff Automatisierung wird meist an computergesteuerte Produktionsanlagen und Industrie-Roboter gedacht. Dabei kann Automatisierung auch im Büro stattfinden – mithilfe von Software. Scopevisio ist ein Unternehmen, das genau dieses Ziel verfolgt.
Automatisierung im Büro soll den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn unterstützen. Abbildung: Shutterstock
Digitale Assistenten
Automatisierung im Büro soll den Menschen nicht ersetzen, sondern ihn unterstützen. Wer wünscht sich nicht manchmal hilfreiche „Heinzelmännchen“, die lästige Routineaufgaben übernehmen? Gerade wiederkehrende, manuelle Tätigkeiten sind Zeitfresser, die von den wirklich wichtigen Aufgaben ablenken.
Stiefkind Verwaltung
Während in der Industrie schon über 70 Prozent der Prozesse automatisiert werden, sind es in der Verwaltung gerade mal drei Prozent. Viele Tätigkeiten im Büro laufen noch manuell und papierbasiert ab. Das könnte sich jetzt rasant ändern. Mit der geeigneten Software lassen sich repetitive, gleichbleibende Abläufe auch im Büro automatisieren. Für die Mitarbeiter in der Verwaltung bedeutet das ein Plus an Komfort, Zeit und Zufriedenheit.
Doch wo ist Automatisierung im Büro konkret möglich? Drei Beispiele sollen dies veranschaulichen:
Beispiele für Automatisierung in der Buchhaltung
Eingangsrechnungen werden vielerorts noch mit einem Stempel versehen und von Hand vorkontiert. Dabei gibt es Finanzsoftware, die digital eingegangene Rechnungen ausliest und anhand von Lieferantennummer, Name oder Umsatzsteuer-ID sowie Belegtext selbsttätig vorkontiert.
Ein weiteres Beispiel betrifft ebenfalls die Eingangsrechnungen: Diese wandern häufig in Dokumentenmappen gesammelt durch die Abteilungen, um geprüft und freigegeben zu werden. Mit einer geeigneten Finanzsoftware können digitale Rechnungen längst auch automatisiert bestimmten Prüf- und Freigabe-Workflows zugewiesen werden. Die Software übermittelt die Rechnung dann an die zuständigen Prüfer, registriert deren Aktivitäten (Freigabe oder Zurückstellen der Rechnung) und leitet entsprechende, im System eingestellte Folgeaktivitäten ein.
Beispiele für Automatisierung im Vertrieb
Im Vertriebsalltag geschieht vieles auf Zuruf. Mit einer entsprechenden CRM-Software lässt sich der Vertriebsprozess stärker strukturieren und in Teilen auch automatisieren. So können Kunden nach festen Kriterien (Umsatz, Customer Lifetime Value o. ä.) als A-, B- oder C-Kunde klassifiziert werden. Dies wiederum entscheidet über die weitere Vorgehensweise in der Kundenbetreuung. Die Software gibt dabei bestimmte Aktivitäten vor, was auch eine Standardisierung nach sich zieht, die trotzdem noch Raum für Individualität lässt.
Unterstützung im Alltag
In all diesen Beispielen arbeitet die Software dem Menschen zu. Besonders effizient wird dies, wenn es sich bei der Software um eine integrierte Lösung wie Scopevisio handelt, die CRM, Abrechnung, Finanzen und mehr in einem System vereint. In einem solchen System können auch längere Prozessketten automatisiert werden, insofern der Output eines (Teil-)Prozesses der Input des nächsten wird.
Fazit
Auf die Automatisierung in der industriellen Produktion folgt jetzt die der Büroarbeit. Arbeitsabläufe im Büro können dank Software-Automatisierung bis zu zehnmal schneller als zuvor abgewickelt werden. Vor allem aber schont Automatisierung die Nerven der Mitarbeiter. Wenn unliebsame, lästige Routinearbeiten vom Computer übernommen werden, bleibt mehr Raum für Kreativität, Eigeninitiative und Weiterbildung.