Die Veranstaltungsreihe fand im Mai und Juni in Düsseldorf, Berlin und München statt. Mehr als 250 Teilnehmer aus den Bereichen Geschäftsführung, IT, Finance, Operations und Verwaltung besuchten die Tourstopps und nahmen Erkenntnisse und Lösungsansätze mit.

Die Zukunft der Arbeit entsteht nicht irgendwann, sondern wird bereits heute gestaltet. Welche Wege dafür für den Mittelstand am besten geeignet sind, war das Kernthema der Ricoh-Eventreihe. Die große Resonanz zeigt den hohen Informationsbedarf vieler Unternehmen, die sich angesichts von Digitalisierung, Fachkräftemangel, zunehmendem Kostendruck, steigenden Compliance-Anforderungen und veränderten Arbeitsmodellen neu aufstellen müssen.

Orientierung statt Theorie

Im Gegensatz zu klassischen Produktveranstaltungen standen beim „Work Innovation Lab“ der praktische Nutzen und das Erleben neuer Technologien, beispielsweise der Seamless-Digitisation-Serie, im Mittelpunkt. Die drei Events in den Design Offices in Düsseldorf, bei Designfunktion in München sowie im „Stadion An der Alten Försterei“ in Berlin fokussierten sich auf konkrete Impulse für Unternehmen zur Modernisierung von Arbeitsprozessen und zum Abbau von Hemmschwellen gegenüber Digitalisierung, KI und Automatisierung – durch praxisnahe Einblicke, interaktive Sessions und den direkten Austausch mit Expertinnen und Experten.

KI-Souveränität für mehr Effizienz

Ein Highlight der Veranstaltungsreihe war die Keynote „Say Hi to AI“ des Digitalisierungsexperten Christian Bredlow. Anhand realer Anwendungsbeispiele zeigte er, wie KI bereits heute Routineaufgaben übernimmt und Mitarbeitende entlastet. Die Teilnehmer erhielten einen greifbaren Eindruck davon, wie KI produktiveres Arbeiten unterstützt und wertvolle Zeit für strategische Aufgaben schafft.

Darüber hinaus boten drei Fokus-Sessions konkrete Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen in Unternehmen: die Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen, der Einsatz moderner Technologien für hybride Zusammenarbeit sowie die Einführung der E-Rechnung als Chance für effizientere Abläufe. Dabei standen nicht technische Details, sondern konkrete Mehrwerte und Umsetzungsstrategien für den Unternehmensalltag im Mittelpunkt.

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Während Ninestar als Hersteller kompatibler Druckerpatronen und Chips bekannt wurde, entwickelte sich Pantum in den vergangenen Jahren zu einer erfolgreichen Druckermarke in China und weiteren asiatischen Märkten.

Von Druckerpatronen zum Druckerkonzern

Die Geschichte von Ninestar begann im Jahr 2000 in Zhuhai in China. Damals konzentrierte sich das Unternehmen hauptsächlich auf kompatible Druckerpatronen und Toner. In der Folge wurde die Marke G&G international bekannt. Mit der Zeit investierte der Konzern jedoch immer stärker in eigene Technologien: Druckerchips, Tonerentwicklung, Firmware, Laserdruckwerke und eigene Druckerplattformen. Ein Meilenstein war die Einführung der Marke Pantum im Jahr 2010. Die Marke ist mittlerweile in über 100 Ländern vertreten und gehört in einigen Regionen zu den am schnellsten wachsenden Druckerherstellern, so das Unternehmen.

Was bedeutet das für G&G?

Für die Marke G&G dürfte sich durch die Umbenennung zunächst wenig ändern, so das Unternehmen. G&G bleibt weiterhin die internationale Marke für kompatible Toner, Tintenpatronen und Druckerzubehör innerhalb der Unternehmensgruppe.

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Neben vier aktualisierten MFP als Nachfolger bestehender Modelle mit Druckgeschwindigkeiten von 75 bis 85 Seiten pro Minute wird das Segment um drei neue High-Speed-Modelle erweitert, die mit Geschwindigkeiten von 95 bis 105 Seiten pro Minute drucken. Mit einem potenziellen Volumen von 100.000 bis zu maximal 250.000 Seiten pro Monat ermöglichen die tonerbasierten Geräte eine hohe Performance zwischen klassischem Bürodruck und professionellem Production Printing.

Für hochwertige Ergebnisse bieten die drei neuen Farb-MFP und die vier neuen Mono-Systeme eine höhere Output-Qualität sowie Bildstabilität im Vergleich zur Vorgängergeneration. Darüber hinaus kommen die MFP mit Verbesserungen in puncto Leistung, Medienvielfalt, Bedienung und Sicherheit. Zur Zielgruppe zählen Organisationen, welche die Systeme als Hauptdrucklösung oder ergänzend zu bestehenden Produktionsdrucksystemen einsetzen möchten – beispielsweise Behörden, Universitäten, Copyshops, Hausdruckereien, Versicherungen oder Marketingagenturen.

Mehr Geschwindigkeit und größere Volumen

Ob Drucken, Scannen oder Kopieren: Das neue DIN-A3-Segment überzeugt durch eine hohe Produktivität. So drucken die drei Farbsysteme dank neuer Engine mit einer Geschwindigkeit von 70/75/80 DIN-A4-Seiten pro Minute in Farbe und 75/85/95 DIN-A4-Seiten pro Minute in Schwarz-Weiß. Entwickelt sind die Maschinen für ein monatliches Druckvolumen von bis zu 100.000 DIN-A4-Seiten. Die Schwarz-Weiß-Systeme drucken mit einer Geschwindigkeit von 75/85/95/105 DIN-A4-Seiten pro Minute und sind für ein Monatsvolumen von bis zu 250.000 DIN-A4-Seiten ausgelegt. Zum Vergleich: Die Vorgängerprodukte waren für maximal 80.000 DIN-A4-Seiten pro Monat konzipiert. Zudem können die neuen Geräte für den professionellen Einsatz mit einem 4.000-Blatt-Finisher mit 65 oder 100 Blatt Heftkapazität ausgestattet werden.

Für hohe Scanvolumen sorgt ein neuer Dual-Scanner mit einer annähernd verdoppelten Einzugskapazität von 500 Blatt. Dieser digitalisiert in der Spitze bis zu 300 Bilder (300 x 300 dpi) pro Minute – und damit 80 mehr als der Vorgänger. Über den normalen Papierlauf des Dual-Scanners werden Medien bis 220 g/m2 verarbeitet. Darüber hinaus bietet die Scaneinheit zusätzlich eine „Straight-Path-Funktion“, mit der Originalmedien bis 500 g/m2, wie Urkunden, schonend über einen geraden Papierlauf gescannt und kopiert werden können.

Hohe Druckqualität, Bildstabilität und Verlässlichkeit

Für Agenturen oder Druckdienstleister, die Erzeugnisse mit hohen Qualitätsanforderungen wie werbliche Flyer, Broschüren oder Kataloge in mittleren Auflagen produzieren, bieten die neuen Farb-Systeme eine hohe Druckauflösung von 2.400 x 2.400 dpi. Zudem operieren alle Modelle mit einem wachsbasierten Toner mit niedriger Schmelztemperatur, der für lebendigere Bilder und eine verbesserte Bildstabilität von der ersten bis zur 4.000sten Seite sorgt. Das optionale „Fiery Printing System 18“ ermöglicht ein professionelles, detailgetreues Farbmanagement durch eine exakte Abstimmung und Verwaltung von Unternehmens-, Pantone- und benutzerdefinierten Sonderfarben für eine konsistente Farbwiedergabe. Gleichzeitig verwaltet die Software den Auftragsfortschritt und unterstützt bei der Arbeitsplanung.

Darüber hinaus sind es die ersten MFP von UTAX mit Wasserkühlung. Diese unterdrückt den Temperaturanstieg in der Entwicklereinheit, um einen Qualitätsverlust des Toners zu verhindern, und verlängert die Produktionszyklen. Im Zusammenspiel mit der neuen Tonertechnologie wird außerdem der Energieverbrauch der Systeme gesenkt und die TEC-Werte werden verbessert. Auch das neu entwickelte Tonerkartuschen-System mit acht Tonereinheiten gewährleistet eine hohe Systemverfügbarkeit. Gemeinsam sorgen diese Produktneuheiten für einen verlässlichen Betrieb und gleichbleibend präzise Druckergebnisse über den gesamten Auflagenumfang.

Optimierte Bedienung und mehr Speicher

Zur Ausstattung der kompakten DIN-A3-MFP gehört auch ein neuer 10,1-Zoll-Touchscreen, der durch eine modernisierte Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen ist und eine verbesserte Sichtbarkeit aus der Ferne ermöglicht. Ein neuer Bewegungssensor vereinfacht die Nutzung, indem der MFP automatisch aus dem Sleep-Mode erwacht und das Panel aufleuchtet, wenn sich ein Anwender dem Gerät nähert.

Für eine verbesserte Leistungsfähigkeit wurde auch der Arbeitsspeicher erhöht: So verfügen die neuen Farb-Systeme über 9 GB RAM und die Schwarz-Weiß-Varianten sind mit 7 GB RAM ausgestattet. Die standardmäßig integrierte SSD hat eine Speicherkapazität von 256 GB – optional ist auch eine Festplatte mit 1 TB verfügbar.

Umfassend integrierte Sicherheitsfunktionen

Darüber hinaus erhalten die neuen MFPs eine Vielzahl an zeitgemäßen Sicherheitsfunktionen. Ein umfassender Hardwareschutz sorgt dafür, dass die Daten auf den Festplatten verschlüsselt bleiben. Hierzu gehört auch das standardmäßig integrierte Trusted Platform Module (TPM), das sensible Informationen wie Zertifikate und Passwörter schützt. Durch die Funktion „Secure Boot“ wird bereits bei der Inbetriebnahme sichergestellt, dass autorisierte Firmware ausgeführt wird – während der „Runtime Integrity Check“ die Gültigkeit der Firmware im laufenden Betrieb verifiziert. Die Kommunikation im Netzwerk ist über TLS 1.3 verschlüsselt und ein Echtzeit-Monitoring informiert die IT automatisch bei Gefahren.

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OFFICE DEALZZ: Herr Raberger, Designfunktion ist Spezialist für ganzheitliche Raumgestaltung, Ricoh Experte für digitale Arbeitsplatztechnologien – wie passt das zusammen?

Michael Raberger: Sehr gut! Hier schließt sich eine Lücke, wie Organisationen heute Arbeitswelten für ihre Mitarbeiterschaft denken und gestalten sollten. Wir kommen aus komplementären Disziplinen – häufig wird das Büro entweder technisch oder designorientiert gedacht. Die Zukunft des Arbeitens entsteht jedoch dort, wo Raumgestaltung und Technologie konsequent ineinandergreifen. Von diesem integrierten Planungsansatz können Unternehmen bei ihrer Bürotransformation wirklich profitieren.

Viele Unternehmen kämpfen noch mit hybriden Arbeitsmodellen. Welche konkreten Lösungen bringt Ricoh in die Partnerschaft ein, um diese Lücke zu schließen?

Hybride Arbeitsformen müssen funktionieren – sicher, nahtlos, frustfrei, ohne Medienbruch sowie effektiv und produktivitätssteigernd. Ich denke bei dem Begriff Workplace Experience durchaus auch an Wertschöpfung: Wir wollen Orte schaffen, an denen Menschen digital verbunden, innovativ sein, produktiv zusammenarbeiten und Leistungen erbringen können. Dafür haben Ricoh und Designfunktion gemeinsam Meetingraum-Module entwickelt, in denen Möbel, Raum und Technik perfekt aufeinander abgestimmt sind. Ein digitales Raumbuchungssystem, die Workplace-Management-Plattform Ricoh Spaces, ergänzt die optimale Ausnutzung. Die Module kann man auch zum Fixpreis mieten, inklusive Installation, Service und Wartung von Ricoh.

In Ihrer Kooperation sollen Raum und Technologie konsequent verzahnt werden. Wo sehen Sie diesbezüglich die größten Defizite in deutschen Büros?

Das technische Zusammenspiel aus AV-Technik, Displays, Kollaborationssoftware und Raumbuchungssystem ist komplex. Die Integration in bestehende Systeme belastet die IT-Abteilung zusätzlich oder wird gar nicht erst nahtlos integriert. Unsere Studien bei Ricoh, in denen wir regelmäßig Unternehmen in Deutschland und Europa praxisnah befragen, bestätigen das: Rund 25 Prozent der Büroangestellten wären zufriedener, wenn sie die richtige Technik hätten, um produktiver in hybriden Umgebungen zu arbeiten. Zugleich nützt ein schöner Meetingraum wenig, wenn die Technik nicht optimal läuft. Für Kunden, die aus der Perspektive des Raumes und Designs die Modernisierung angehen, können wir den integrierten Ansatz mit nahtloser Technologie und Prozessautomatisierung bieten. Das ist sinnvoll und zugleich effizient.

Herr Ayoub, Designfunktion steht seit nun 45 Jahren für inspirierende Räume – wie schaffen Sie es, dass Technik in diesen nicht als Fremdkörper wirkt?

Samir Ayoub: Technik darf man nicht sehen müssen, um ihren Mehrwert zu spüren. Wir denken sie von Anfang an als integralen Bestandteil des Raumkonzepts, architektonisch eingebettet, nutzerzentriert geplant und funktional klar. Entscheidend ist, dass Technik den Menschen unterstützt und nicht den Raum dominiert.

Wenn Sie auf typische Kundenprojekte schauen: Startet die Transformation heute eher beim Raum oder bei der Technik – und warum?

In der Praxis startet sie meist beim Raum, weil Organisationen spüren, dass ihre Arbeitsumgebung nicht mehr zu ihrer Arbeitsweise passt. Technik folgt dann konsequent, um neue Formen der Zusammenarbeit, Hybridität und Produktivität wirklich zu ermöglichen. Beides ist untrennbar, aber der kulturelle Impuls kommt fast immer aus dem Raum.

Ein Baustein Ihrer Partnerschaft mit Ricoh sind gemeinsame Showrooms. Welchen Mehrwert können interessierte Kunden hier erleben?

Unsere gemeinsamen Showrooms machen Zukunft erlebbar, nicht erklärungsbedürftig. Kunden sehen, wie Raum, Technik und Services nahtlos zusammenspielen und können reale Arbeitsszenarien testen. Das verkürzt Entscheidungsprozesse und erhöht die Qualität der Lösungen deutlich.

Was wird die Zukunft der Büroarbeitswelt voraussichtlich prägen?

Samir Ayoub: Flexibilität, Sinnhaftigkeit und technologische Selbstverständlichkeit. Büros werden Orte für Begegnung, Identifikation und Leistung, nicht für Anwesenheitspflicht. Erfolgreich sind diejenigen Unternehmen, die Raum, Technologie und Kultur ganzheitlich denken. Es wird deutliche Flächenreduktionen bei zeitgleicher Erhöhung der Attraktivität geben.

Michael Raberger: Das Büro wird zukünftig noch mehr der zentrale, soziale und kreative Treffpunkt in generell hybriden Arbeitswelten. Dafür braucht es den Dreiklang aus Attraktivität des Raumes, nahtlos unterstützender Technologie und einer Organisation, die Bürotransformation als Teil von Unternehmenskultur und Identität sowie langfristig wertschöpfender Investition in die Zukunft versteht.

Vielen Dank, Herr Raberger und Herr Ayoub, für das Interview.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Mit Wirkung zum 13. Mai 2026 hat Yasunari Shimizu die Position von Hiroaki Kashiwagi übernommen, der nach fünf Jahren engagierter Führung als Präsident und CEO zurücktritt. Herr Shimizu bringt umfangreiche Führungserfahrung aus den japanischen und internationalen Unternehmen von PFU mit und wird das Unternehmen in seine nächste Wachstumsphase führen, aufbauend auf den starken Grundlagen, die unter der Amtszeit von Herrn Kashiwagi geschaffen wurden.

Rücktritt des Vorgängers

Herr Kashiwagi war seit dem 1. April 2021 als Präsident & CEO tätig und führte das Unternehmen in dieser Zeit durch eine Phase der Transformation in einem sich wandelnden Markt. Der Vorstand und das Führungsteam danken Herrn Kashiwagi herzlich für sein Engagement, seine Führungsstärke und seine bedeutenden Beiträge zum Unternehmen. Herr Kashiwagi wird eng mit Herrn Shimizu zusammenarbeiten, um in den ersten Monaten seiner Amtszeit eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.

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Mit der gesetzlichen Regelung wird die Digitalisierung von Rechnungsprozessen nun regulatorisch vorgegeben: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen viele Unternehmen – darunter auch zahlreiche mittelständische Betriebe – keine Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen mehr versenden.

Damit wird deutlich: Die gesetzlichen Vorgaben sollten nicht nur als Pflicht, sondern auch als Chance verstanden werden. Die Umstellung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und Abläufe effizienter zu gestalten.

E-Rechnung: Mehr als ein digitales Dokument

Eine E-Rechnung ist weit mehr als ein digital versendetes PDF. Sie basiert auf strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder XML ermöglichen die direkte Übertragung von Rechnungsinformationen in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Der Vorteil: Die manuelle Datenerfassung entfällt weitgehend. Rechnungen lassen sich schneller bearbeiten, Fehler werden reduziert und Unternehmen gewinnen mehr Transparenz über ihre Finanzprozesse.

Unternehmensprozesse analysieren und modernisieren

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise. Während Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen müssen, gelten für die verpflichtende Ausstellung teilweise Übergangsfristen. Viele Organisationen nutzen diese Zeit, um ihre Prozesse zu überprüfen und anzupassen.

In der Praxis beginnt dies meist mit einer Bestandsaufnahme. Rechnungsprozesse sind häufig historisch gewachsen und enthalten noch zahlreiche manuelle Schritte. Eine Analyse zeigt, welche Systeme beteiligt sind, wo Medienbrüche entstehen und welche Automatisierungspotenziale bestehen.

Video: Elektronische Rechnungen

Neue Meldepflichten stehen bevor

Mit der Digitalisierung der Rechnungsprozesse entstehen künftig weitere Anforderungen. Spätestens ab 2030 sollen im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an eine zentrale Plattform der Finanzverwaltung übermittelt werden.

Unternehmen benötigen dafür technische Lösungen, die diese Meldungen automatisiert und regelkonform übermitteln. Wer sich zu spät vorbereitet, riskiert künftig Compliance-Probleme oder Verzögerungen im Rechnungsprozess.

Digitalisierung ist kein reines IT-Projekt

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen betrifft mehrere Unternehmensbereiche wie beispielsweise Buchhaltung, Einkauf oder Vertrieb. Deshalb ist es wichtig, klare Ziele zu definieren und Fortschritte messbar zu machen.

Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Automatisierungsgrad oder Fehlerquote helfen dabei, den Nutzen digitaler Rechnungsprozesse sichtbar zu machen. Auch Geschäftspartner sollten frühzeitig eingebunden werden, damit der elektronische Rechnungsaustausch reibungslos funktioniert.

Plattformlösungen verbinden Systeme und Netzwerke

Moderne Plattformlösungen unterstützen Unternehmen dabei, verschiedene Rechnungsformate und Kommunikationswege zu integrieren. Lösungen wie Ricoh Intelligent Data Exchange (RIDX) etwa verbinden bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme mit Netzwerken für den elektronischen Dokumentenaustausch.

Rechnungen können über unterschiedliche Kanäle versendet und empfangen, automatisch validiert und revisionssicher archiviert werden. Zudem fungiert die Plattform als zertifizierter Access Point im internationalen Peppol-Netzwerk, das den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen ermöglicht.

Mit der Digitalisierung wächst auch die Bedeutung der IT-Sicherheit. Elektronische Rechnungsprozesse dürfen nicht zum Einfallstor für Cyberkriminelle werden. RIDX stellt Unternehmen automatisch die jeweils aktuelle Version der Plattform bereit, sodass neue regulatorische Anforderungen und Sicherheitsupdates ohne zusätzlichen Aufwand umgesetzt werden können. Auch die zukünftige Übermittlung von Rechnungsdaten an die zentrale Plattform der Finanzverwaltung kann automatisiert erfolgen.

Wenn aus Pflicht Prozessinnovation wird

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung bedeutet nicht nur eine regulatorische Veränderung. Für viele Unternehmen ist sie zugleich ein Anlass, Prozesse neu zu denken und stärker zu digitalisieren. Die E-Rechnung wird damit zum Innovationsmotor. Unternehmen, die früh handeln, sparen Kosten, reduzieren CO2-Emissionen und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Tipp: Kontaktieren Sie Ricoh, um einen kostenlosen E-Rechnungs-Quick-Check zu erhalten und zu erfahren, wie gut Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet ist.

Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland. ricoh.de

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Christopher Rheidt ist bereits seit März 2024 neben seiner bisherigen Rolle bei TA Triumph-Adler auch Executive Vice President bei Kyocera Document Solutions Europe Management. Er folgt als President auf Takuya Marubayashi, der eine globale Rolle bei Kyocera Document Solutions übernehmen wird.

Ausrichtung in der EMEA-Region

Rheidt kam 2012 als Chief Operating Officer zur TA Triumph-Adler GmbH und war dort für den direkten und indirekten Vertrieb zuständig. 2016 wurde er zum Geschäftsführer von TA Triumph-Adler ernannt. 2019 wurde er zusätzlich ins Board of Directors der Kyocera Document Solutions Europe B.V. berufen und im Jahr 2024 zum Executive Vice President ernannt. Als neuer President von Kyocera Document Solutions Europe Management ist Christopher Rheidt für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens in der EMEA-Region und die enge Verzahnung mit der globalen Organisation verantwortlich.

„Es ist mir eine große Ehre, die Rolle des President von Kyocera Document Solutions in der EMEA-Region zu übernehmen“, betont Rheidt. „Ich bin entschlossen, Innovation, Wachstum und operative Exzellenz in der Region weiter voranzutreiben. Dabei stehen unsere Partner und Kunden auch weiterhin im Mittelpunkt unserer Strategie. Ich freue mich darauf, diese Beziehungen zu vertiefen und ihnen den Wert, die Unterstützung und die Innovation zu bieten, die sie von uns erwarten. Bei dieser Gelegenheit möchte ich mich herzlich beim gesamten TA-Team für 14 erfolgreiche Jahre bedanken.“

Weiterentwicklung der TA Gruppe

Dietmar Nick leitet seit 2017 die Geschäftsführung von Kyocera Document Solutions Deutschland und verantwortet als CEO die Geschäftsaktivitäten der Kyocera-Gruppe in Deutschland und Österreich. Zuvor war er seit dem Jahr 2000 in leitenden Positionen für den Vertrieb verantwortlich. Ab dem 1. April 2026 ist er als Geschäftsführer von TA Triumph-Adler auch für die Entwicklung und Strategie der TA Gruppe verantwortlich.

„Ich freue mich sehr auf meine künftige zusätzliche Rolle bei der TA Triumph-Adler Gruppe. Dieser Aufgabe sehe ich mit großem Respekt entgegen“, erklärt Nick. „Ich bin hoch motiviert, den eingeschlagenen Kurs mit dem Führungsteam und den Kolleginnen und Kollegen von TA erfolgreich fortzusetzen. Für seine neue Aufgabe wünsche ich Christopher Rheidt viel Erfolg und weiterhin die strategische Gestaltungskraft, die ihn auszeichnet.“

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Stefan Baudendistel ist seit September 2022 bei Kodak Alaris als Service Business Manager Central Region tätig. Diese Funktion wird er auch weiterhin begleiten. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung in der Druck- und Dokumentenbranche bringt er umfassende Branchenkenntnis und Führungsexpertise in seine neue Rolle ein. Während seiner Laufbahn war er für namhafte Unternehmen wie Canon, Xerox, Lexmark und Konica Minolta tätig. Vertrieb und Service zählen seit jeher zu seinen beruflichen Schwerpunkten.

Kodak Alaris im Wandel

In den vergangenen Jahren hat sich Kodak Alaris vom Scannerhersteller zu einem ganzheitlichen Lösungsanbieter entwickelt. Das Unternehmen bietet Komplettlösungen, die von Scannern bis hin zur IDP-Plattform „Info Input Solution“ reichen. Damit lassen sich Digitalisierung, intelligente Workflows bis hin zur automatisierten Dokumentenverarbeitung mithilfe von KI-Technologien realisieren. Mit Stefan Baudendistel an der Spitze will Kodak Alaris diesen Weg konsequent weitergehen und den Fokus auf Kundenorientierung, Servicequalität und innovative Lösungen weiter stärken.

„Ich freue mich sehr über das entgegengebrachte Vertrauen und auf meine neuen Aufgaben. Mit unseren intelligenten Lösungen unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten. Gemeinsam mit unserem kompetenten Team und einem starken Partnernetzwerk werde ich daran arbeiten, diesen Mehrwert weiter auszubauen und nachhaltigen Erfolg zu sichern“, so Stefan Baudendistel.

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Rund 15 Jahre arbeiten Utax und die Winwin bereits zusammen. Im Februar 2026 wurde mit der vollzogenen Vertragsverlängerung die weitere Zusammenarbeit vereinbart. Durch die erneute Unterschrift dokumentieren die Partner ihre Verbundenheit, die gegenseitige Wertschätzung sowie das gemeinsame Verständnis für den deutschen Markt.

Partnerschaft mit Utax zentraler Baustein für Wachstum

„Wir sind sehr froh über den gegenseitigen Vertrauensbeweis. Die langfristige Fortsetzung unserer Kooperation mit Utax ist ein zentraler Baustein für unsere Wachstums- und Wertschöpfungsstrategie“, sagt Frank Eismann, Sprecher des Vorstands der Winwin Office Network AG.

Die Erfolgsgeschichte mit der Winwin weiterschreiben

„In den zurückliegenden Jahren haben wir gemeinsam viel bewegt. Für uns war klar: Wir wollen die Erfolgsgeschichte mit der Winwin weiterschreiben“, sagt Raik Spänkuch, Senior Vice President Sales and Operations bei Utax. „Auch in den nächsten sieben Jahren werden wir unsere Kräfte gemeinsam bündeln und voneinander profitieren“, so Spänkuch.

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Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen. Um dieser Pflicht effizient nachzukommen, war das IHK Bildungszentrum Halle-Dessau (IHK BIZ) auf der Suche nach einer digitalen Lösung. Im Gespräch mit seinem Bürotechnik- und IT-Dienstleister sollte es zuerst nur um neue Multifunktionssysteme für Druck-, Kopier- und Scanaufgaben an den drei Standorten gehen.

UTAX-Fachhändler vermittelt integrierte Lösung

„Bei der Suche nach einer modernen Arbeitszeiterfassung galt für uns: Bestenfalls nutzen wir vorhandene Ressourcen, um neue Aufgaben zu lösen. Die KCT Systemhaus GmbH hat unseren Bedarf direkt erkannt und uns aufgezeigt, dass sich die modernen Geräte von UTAX auch als Zeiterfassungsterminals nutzen lassen. Wir waren von der Idee einer integrierten Lösung sofort begeistert“, sagt Michael Schrodke, Geschäftsführer des IHK BIZ. An den drei Standorten des IHK BIZ in Dessau-Roßlau, Halle (Saale) und Weißenfels wurden fünf Multifunktionssysteme durch die DIN-A3-Farb-Multifunktionssysteme 2508ci von UTAX ersetzt. Da auf allen Geräten UTAX Zeitblick installiert ist, können die rund 40 Mitarbeitenden mit den Systemen nicht nur drucken, kopieren und scannen, sondern auch ihre Arbeitszeit sicher und digital erfassen.

Kosteneffizienz und einfache Umsetzung

Die Mitarbeitenden melden sich, buchstäblich im Vorbeigehen, mittels Transponder am System an und ab. Zwei Aspekte überzeugen besonders: Zum einen, dass die Lösung kosteneffizient ohne zusätzliche Hardwareinvestitionen oder bauliche Maßnahmen umgesetzt wurde. Zum anderen, dass das Personal den neuen Prozess mit vertrauten Geräten im Geschäftsalltag erledigen kann. „Das Stempeln am MFP ist effizient und vor allem vertraut. Unsere Mitarbeitenden nutzen die Multifunktionssysteme täglich. Dass die Geräte nun auch für die Arbeitszeiterfassung dienen, macht es allen leicht, die neue Methode in den Arbeitsalltag zu integrieren. Alles funktioniert mit dem bekannten Transponder, der bei uns ohnehin schon im Einsatz war“, betont Schrodke.

Ein großer Schritt Richtung Digitalisierung

Darüber hinaus ist die Lösung für das IHK BIZ individualisiert worden. Beispielsweise wurden Urlaubsanträge als durchsuchbare PDF-Dokumente integriert. Die Anträge können so über UTAX Zeitblick direkt im eigenen Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden. „Heute haben wir alle relevanten Daten im Dashboard der Lösung jederzeit im Blick. Unsere Mitarbeitenden wissen sofort, wie viele Stunden sie gearbeitet haben oder wie viel Urlaub noch offen ist. Verwaltungsprozesse zu diesen Themen für 40 Mitarbeitende aus den letzten Jahren füllen bei uns Regale. Das fällt jetzt komplett weg. Mit der neuen Zeiterfassung haben wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung gemacht“, so der Geschäftsführer des IHK BIZ.

Als cloudbasierte Lösung kann UTAX Zeitblick auch via Browser im Homeoffice oder unterwegs am Smartphone genutzt werden, um hybride Arbeitsweisen zu unterstützen. Sicherheit hat dabei höchste Priorität: Alle Daten werden in Deutschland gehostet und verschlüsselt übertragen. Auch Updates werden automatisch aufgespielt, sodass die Lösung stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Dokumentenprozesse begleitet vom Fachhandelspartner

Neben der neuen Zeiterfassung hat das IHK Bildungszentrum auch aQrate von UTAX im Einsatz. Über die Follow-Me-Print-Funktion stellt aQrate sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände geraten, indem der Ausdruck erst erfolgt, nachdem sich die User per Transponder am MFP authentifiziert haben. Darüber hinaus nutzt die IHK BIZ die aQrate-Funktion „Scan-to-me“: Hierbei werden analoge Dokumente direkt nach dem Scanvorgang am MFP an das persönliche Postfach des jeweiligen Nutzers gesendet.

„Moderne Multifunktionssysteme in Kombination mit Lösungen wie aQrate und UTAX Zeitblick sind weit mehr als nur Drucker. Sie sind als Hub für digitale Prozesse zu einem elementaren Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur geworden. Als langjähriger UTAX-Fachhandelspartner begleiten wir diesen digitalen Wandel aktiv mit“, sagt Steffen Klemm, Vertriebsmitarbeiter bei der KCT Systemhaus GmbH.

Blaupause für erfolgreiches Fachhandelsprojekt

„Die Etablierung der neuen Zeiterfassungs- und Dokumentenprozesse hat einwandfrei geklappt. Qualität bedeutet für mich, wenn meine Erwartungen erfüllt werden. Das war bei diesem Projekt absolut der Fall. Ich wüsste nicht, wie man es besser machen könnte“, resümiert Michael Schrodke.

Auch Markus Müller, Vertriebsleiter UTAX Consulting & Solution Experts zieht ein positives Fazit: „Für uns ist das Beispiel des IHK BIZ ein Blueprint für ein erfolgreiches Fachhandelsprojekt. UTAX Zeitblick ist genau für solche Szenarien gedacht. Eine kosteneffiziente und sichere Lösung für kleine wie mittelständische Unternehmen, die ein echtes Bedürfnis im Markt adressiert. So etabliert man effektive IT-Prozesse im Mittelstand.“

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