Zudem besteht mit der UCPS-Lösung die Möglichkeit, die Anwendung über mehrere Netzwerke oder Standorte hinweg getrennt zu verwalten. Auf diese Weise können größere Unternehmen mit hybriden IT-Strukturen die Lösung leichter implementieren. UTAX reagiert damit auf Kundenfeedback aus zurückliegenden Projekten. Die aktualisierte Version von UCPS ist ab sofort über den Fachhandel verfügbar.

„UTAX Cloud Print and Scan hat sich seit dem Marktstart 2022 zu einem Kernprodukt in unserem Cloud-Portfolio entwickelt. Allein im vergangenen Geschäftsjahr konnten wir den Umsatz mit dieser Lösung mehr als verdoppeln. Große Unternehmen setzen aus Gründen der Effizienz, Sicherheit und Compliance oft auf zentrale IT-Umgebungen, erlauben aber eine dezentrale Umsetzung für spezifische Geschäftsanforderungen. Als moderne Cloud-Lösung unterstützt UCPS diese hybriden IT-Strukturen, indem sie eine dezentrale Nutzung der Anwendung ermöglicht, während die zentrale Steuerung der IT-Infrastruktur beibehalten wird. Dank der neuen Funktionen eignet sich Cloud Print and Scan damit auch für größere Unternehmen. Das bietet unserem Fachhandel einen weiteren Baustein für ein kundenorientiertes Wachstum“, sagt Florian Ehlers, Produktmanager bei UTAX.

Sicheres Drucken und Scannen über die Cloud

UTAX Cloud Print and Scan ist eine sichere cloudbasierte Lösung für ortsunabhängiges Drucken und Scannen. Ein wesentlicher Vorteil der Lösung ist ihr hoher Sicherheitsstandard: Aufträge werden zentral in der Cloud verwaltet und verschlüsselt verarbeitet. Dank der Follow2Print-Funktion wird erst ausgedruckt, wenn sich der Nutzer direkt am Multifunktionssystem (MFP) mit Karte, Benutzername und Passwort oder PIN authentifiziert hat. So geraten Ausdrucke nicht in falsche Hände. Nicht abgeholte Druckaufträge können automatisch gelöscht werden, wodurch der Papierverbrauch verringert wird. Darüber hinaus ist die Lösung intuitiv bedienbar und erfüllt die Vorgaben der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Neue Funktionen erweitern die Einsatzszenarien

Cloud Print and Scan ist ab sofort mit Terminal-Server- und Citrix-Umgebungen kompatibel. Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden auf diesem Weg Zugriff auf ihre virtuellen Arbeitsplätze und Anwendungen ermöglichen, können die Lösung erstmals nutzen. Der Vorteil: Wenn mehrere Mitarbeitende remote auf einen Server zugreifen, muss künftig nur ein einziger UCPS-Desktop-Client dort installiert werden. Der Client kann dann von allen Anwendern gemeinsam genutzt werden. Das System erkennt den jeweiligen User automatisch, sodass ein Ausdrucken nach dem Follow2Print-Prinzip möglich ist.

Darüber hinaus wurde der Rolloutprozess vereinfacht. Der Desktop-Client kann fortan per MSI-Paket mit vordefinierten Einstellungen bereitgestellt werden. Durch die Vorabkonfigurationen wird die Installation erleichtert und standardisiert. Insbesondere bei größeren Rollouts lässt sich die Anwendung auf diese Weise schnell, einheitlich und effektiv auf viele Arbeitsplätze verteilen. Eine weitere Neuerung ist die Mandantenfähigkeit. Damit ist es möglich, mehrere voneinander getrennte Nutzungsumgebungen anzulegen. So kann zum Beispiel jeder Standort seine eigene Instanz erhalten und die jeweiligen Benutzerkonten, Geräte und Dokumente der einzelnen Mandanten bleiben dabei sauber voneinander getrennt.

User, die auf die cloudbasierte Benutzerverwaltung Microsoft Entra ID setzen, können UCPS nun im Terminal-Server-Modus verwenden. Zudem wird ein Hybridbetrieb von UCPS- und Entra-ID-Nutzern unterstützt. Auch die Synchronisierung mit Microsoft Entra ID wurde verbessert, sodass beispielsweise gelöschte oder blockierte Entra-ID-Anwender automatisch entfernt werden. Über die neue Möglichkeit, einen Gastzugang anzulegen, können sich Nutzer selbst registrieren und direkt als Gast anmelden. Gäste erhalten Zugriff auf die gleichen Funktionen wie reguläre Anwender. Das neue Feature eignet sich besonders für externe Besucher oder temporäre Nutzer, die ohne großen Aufwand sicher drucken und scannen möchten.

Beispiele für den Einsatz

Die neuen Funktionen erleichtern den Einsatz von UCPS in sowohl verteilten als auch zentral verwalteten Organisationen. In einem Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitenden zählt vor allem, dass sich die Software für Druck- und Scanaufgaben zentral verteilen, sicher verwalten und mit virtuellen Arbeitsplätzen verbinden lässt. In all diesen Fällen gelten die gleichen Anforderungen: Die IT steuert zentral, während einzelne Einheiten organisatorisch getrennt bleiben.

Die Neuerungen von UCPS sind aus Projekten und Rückmeldungen von Kundenseite entstanden – insbesondere aus dem deutschen Markt. Besonders häufig wurde die Unterstützung von Terminal-Server- und Citrix-Umgebungen nachgefragt. „Wir entwickeln Cloud Print and Scan gemeinsam mit dem Fachhandel und seinen mittelständischen Kunden weiter. Anforderungen aus konkreten Projekten nehmen wir auf und setzen sie zeitnah um. Zunächst überprüfen wir neue Funktionen in einer separaten Testumgebung. Fällt der Test positiv aus, stellen wir die Neuerung für die Kunden ohne Mehraufwand automatisch zur Verfügung. So ist aus der Cloud-Anwendung ein gefragtes Produkt gewachsen, das unsere Partner heute in anspruchsvolle IT-Strukturen integrieren“, betont Ehlers.

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Bis zum 31. März 2026 wurden auf diese Weise mehr als 45 Millionen Tonerkartuschen wiederaufbereitet. Anerkennung finden diese Aktivitäten auch von unabhängiger Seite, unter anderem durch die Zertifizierung mit dem deutschen Umweltzeichen „Blauer Engel“. Seit 2024 bereitet Brother zudem gebrauchte Tintenpatronen für Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte wieder auf.

Qualitätsprüfungen für Trommeleinheiten

Die dabei gewonnenen Erfahrungen und Technologien nutzt Brother nun auch für Trommeleinheiten. Im Juli 2026 hat Brother Industries (Slovakia) s.r.o. (BISK) mit der Wiederaufbereitung gebrauchter Trommeleinheiten für Laserdrucker und Multifunktionsgeräte begonnen. Als wichtiger Bestandteil des Druckprozesses trägt die Trommeleinheit entscheidend zur Druckqualität bei.

Zurückgegebene Trommeleinheiten werden zunächst gründlich gereinigt und bei Bedarf mit neuen Komponenten ausgestattet. Anschließend durchlaufen sie umfassende Qualitätsprüfungen. Damit stellt Brother sicher, dass die wiederaufbereiteten Trommeleinheiten dieselben Qualitätsstandards erfüllen wie Neuprodukte. Wie bereits bei Tonerkartuschen übernimmt Brother den gesamten Prozess von der Rücknahme über die Wiederaufbereitung bis hin zur erneuten Bereitstellung selbst. Dadurch sollen Abfälle reduziert und Ressourcen möglichst lange im Kreislauf gehalten werden.

Einsatz von Primärrohstoffen senken

Mit der Brother Group Environmental Vision 2050 hat sich Brother zum Ziel gesetzt, die Kreislaufführung von Ressourcen bis 2050 kontinuierlich auszubauen. Ressourcen sollen möglichst nachhaltig genutzt und die Umweltauswirkungen von Abfällen weiter reduziert werden. Gleichzeitig will die Brother Gruppe den Einsatz von Primärrohstoffen in Produkten, einschließlich Verpackungsmaterialien, bis zum Geschäftsjahr 2030 um 25 Prozent gegenüber dem Geschäftsjahr 2022 senken.

Die Wiederaufbereitungsanlagen in Großbritannien und der Slowakei sind so aufgebaut, dass Brother die vollständige Kontrolle über die Wiederaufbereitung und das Recycling von Tintenpatronen und Tonerkartuschen hat, die aus ganz Europa eingesandt werden. Beide Werke sind als abfallfrei und kohlenstoffneutral zertifiziert und werden mit grüner Energie betrieben, die durch Solarenergie und Erdwärme erzeugt wird.

Die Wiederaufbereitung von Trommeleinheiten ist ein weiterer Schritt auf diesem Weg. Auch künftig will Brother Maßnahmen vorantreiben, die Ressourcen schonen, Abfälle reduzieren und zu einer stärkeren Kreislaufwirtschaft beitragen.

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Die Veranstaltungsreihe fand im Mai und Juni in Düsseldorf, Berlin und München statt. Mehr als 250 Teilnehmer aus den Bereichen Geschäftsführung, IT, Finance, Operations und Verwaltung besuchten die Tourstopps und nahmen Erkenntnisse und Lösungsansätze mit.

Die Zukunft der Arbeit entsteht nicht irgendwann, sondern wird bereits heute gestaltet. Welche Wege dafür für den Mittelstand am besten geeignet sind, war das Kernthema der Ricoh-Eventreihe. Die große Resonanz zeigt den hohen Informationsbedarf vieler Unternehmen, die sich angesichts von Digitalisierung, Fachkräftemangel, zunehmendem Kostendruck, steigenden Compliance-Anforderungen und veränderten Arbeitsmodellen neu aufstellen müssen.

Orientierung statt Theorie

Im Gegensatz zu klassischen Produktveranstaltungen standen beim „Work Innovation Lab“ der praktische Nutzen und das Erleben neuer Technologien, beispielsweise der Seamless-Digitisation-Serie, im Mittelpunkt. Die drei Events in den Design Offices in Düsseldorf, bei Designfunktion in München sowie im „Stadion An der Alten Försterei“ in Berlin fokussierten sich auf konkrete Impulse für Unternehmen zur Modernisierung von Arbeitsprozessen und zum Abbau von Hemmschwellen gegenüber Digitalisierung, KI und Automatisierung – durch praxisnahe Einblicke, interaktive Sessions und den direkten Austausch mit Expertinnen und Experten.

KI-Souveränität für mehr Effizienz

Ein Highlight der Veranstaltungsreihe war die Keynote „Say Hi to AI“ des Digitalisierungsexperten Christian Bredlow. Anhand realer Anwendungsbeispiele zeigte er, wie KI bereits heute Routineaufgaben übernimmt und Mitarbeitende entlastet. Die Teilnehmer erhielten einen greifbaren Eindruck davon, wie KI produktiveres Arbeiten unterstützt und wertvolle Zeit für strategische Aufgaben schafft.

Darüber hinaus boten drei Fokus-Sessions konkrete Lösungsansätze für aktuelle Herausforderungen in Unternehmen: die Digitalisierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen, der Einsatz moderner Technologien für hybride Zusammenarbeit sowie die Einführung der E-Rechnung als Chance für effizientere Abläufe. Dabei standen nicht technische Details, sondern konkrete Mehrwerte und Umsetzungsstrategien für den Unternehmensalltag im Mittelpunkt.

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Während Ninestar als Hersteller kompatibler Druckerpatronen und Chips bekannt wurde, entwickelte sich Pantum in den vergangenen Jahren zu einer erfolgreichen Druckermarke in China und weiteren asiatischen Märkten.

Von Druckerpatronen zum Druckerkonzern

Die Geschichte von Ninestar begann im Jahr 2000 in Zhuhai in China. Damals konzentrierte sich das Unternehmen hauptsächlich auf kompatible Druckerpatronen und Toner. In der Folge wurde die Marke G&G international bekannt. Mit der Zeit investierte der Konzern jedoch immer stärker in eigene Technologien: Druckerchips, Tonerentwicklung, Firmware, Laserdruckwerke und eigene Druckerplattformen. Ein Meilenstein war die Einführung der Marke Pantum im Jahr 2010. Die Marke ist mittlerweile in über 100 Ländern vertreten und gehört in einigen Regionen zu den am schnellsten wachsenden Druckerherstellern, so das Unternehmen.

Was bedeutet das für G&G?

Für die Marke G&G dürfte sich durch die Umbenennung zunächst wenig ändern, so das Unternehmen. G&G bleibt weiterhin die internationale Marke für kompatible Toner, Tintenpatronen und Druckerzubehör innerhalb der Unternehmensgruppe.

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Neben vier aktualisierten MFP als Nachfolger bestehender Modelle mit Druckgeschwindigkeiten von 75 bis 85 Seiten pro Minute wird das Segment um drei neue High-Speed-Modelle erweitert, die mit Geschwindigkeiten von 95 bis 105 Seiten pro Minute drucken. Mit einem potenziellen Volumen von 100.000 bis zu maximal 250.000 Seiten pro Monat ermöglichen die tonerbasierten Geräte eine hohe Performance zwischen klassischem Bürodruck und professionellem Production Printing.

Für hochwertige Ergebnisse bieten die drei neuen Farb-MFP und die vier neuen Mono-Systeme eine höhere Output-Qualität sowie Bildstabilität im Vergleich zur Vorgängergeneration. Darüber hinaus kommen die MFP mit Verbesserungen in puncto Leistung, Medienvielfalt, Bedienung und Sicherheit. Zur Zielgruppe zählen Organisationen, welche die Systeme als Hauptdrucklösung oder ergänzend zu bestehenden Produktionsdrucksystemen einsetzen möchten – beispielsweise Behörden, Universitäten, Copyshops, Hausdruckereien, Versicherungen oder Marketingagenturen.

Mehr Geschwindigkeit und größere Volumen

Ob Drucken, Scannen oder Kopieren: Das neue DIN-A3-Segment überzeugt durch eine hohe Produktivität. So drucken die drei Farbsysteme dank neuer Engine mit einer Geschwindigkeit von 70/75/80 DIN-A4-Seiten pro Minute in Farbe und 75/85/95 DIN-A4-Seiten pro Minute in Schwarz-Weiß. Entwickelt sind die Maschinen für ein monatliches Druckvolumen von bis zu 100.000 DIN-A4-Seiten. Die Schwarz-Weiß-Systeme drucken mit einer Geschwindigkeit von 75/85/95/105 DIN-A4-Seiten pro Minute und sind für ein Monatsvolumen von bis zu 250.000 DIN-A4-Seiten ausgelegt. Zum Vergleich: Die Vorgängerprodukte waren für maximal 80.000 DIN-A4-Seiten pro Monat konzipiert. Zudem können die neuen Geräte für den professionellen Einsatz mit einem 4.000-Blatt-Finisher mit 65 oder 100 Blatt Heftkapazität ausgestattet werden.

Für hohe Scanvolumen sorgt ein neuer Dual-Scanner mit einer annähernd verdoppelten Einzugskapazität von 500 Blatt. Dieser digitalisiert in der Spitze bis zu 300 Bilder (300 x 300 dpi) pro Minute – und damit 80 mehr als der Vorgänger. Über den normalen Papierlauf des Dual-Scanners werden Medien bis 220 g/m2 verarbeitet. Darüber hinaus bietet die Scaneinheit zusätzlich eine „Straight-Path-Funktion“, mit der Originalmedien bis 500 g/m2, wie Urkunden, schonend über einen geraden Papierlauf gescannt und kopiert werden können.

Hohe Druckqualität, Bildstabilität und Verlässlichkeit

Für Agenturen oder Druckdienstleister, die Erzeugnisse mit hohen Qualitätsanforderungen wie werbliche Flyer, Broschüren oder Kataloge in mittleren Auflagen produzieren, bieten die neuen Farb-Systeme eine hohe Druckauflösung von 2.400 x 2.400 dpi. Zudem operieren alle Modelle mit einem wachsbasierten Toner mit niedriger Schmelztemperatur, der für lebendigere Bilder und eine verbesserte Bildstabilität von der ersten bis zur 4.000sten Seite sorgt. Das optionale „Fiery Printing System 18“ ermöglicht ein professionelles, detailgetreues Farbmanagement durch eine exakte Abstimmung und Verwaltung von Unternehmens-, Pantone- und benutzerdefinierten Sonderfarben für eine konsistente Farbwiedergabe. Gleichzeitig verwaltet die Software den Auftragsfortschritt und unterstützt bei der Arbeitsplanung.

Darüber hinaus sind es die ersten MFP von UTAX mit Wasserkühlung. Diese unterdrückt den Temperaturanstieg in der Entwicklereinheit, um einen Qualitätsverlust des Toners zu verhindern, und verlängert die Produktionszyklen. Im Zusammenspiel mit der neuen Tonertechnologie wird außerdem der Energieverbrauch der Systeme gesenkt und die TEC-Werte werden verbessert. Auch das neu entwickelte Tonerkartuschen-System mit acht Tonereinheiten gewährleistet eine hohe Systemverfügbarkeit. Gemeinsam sorgen diese Produktneuheiten für einen verlässlichen Betrieb und gleichbleibend präzise Druckergebnisse über den gesamten Auflagenumfang.

Optimierte Bedienung und mehr Speicher

Zur Ausstattung der kompakten DIN-A3-MFP gehört auch ein neuer 10,1-Zoll-Touchscreen, der durch eine modernisierte Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen ist und eine verbesserte Sichtbarkeit aus der Ferne ermöglicht. Ein neuer Bewegungssensor vereinfacht die Nutzung, indem der MFP automatisch aus dem Sleep-Mode erwacht und das Panel aufleuchtet, wenn sich ein Anwender dem Gerät nähert.

Für eine verbesserte Leistungsfähigkeit wurde auch der Arbeitsspeicher erhöht: So verfügen die neuen Farb-Systeme über 9 GB RAM und die Schwarz-Weiß-Varianten sind mit 7 GB RAM ausgestattet. Die standardmäßig integrierte SSD hat eine Speicherkapazität von 256 GB – optional ist auch eine Festplatte mit 1 TB verfügbar.

Umfassend integrierte Sicherheitsfunktionen

Darüber hinaus erhalten die neuen MFPs eine Vielzahl an zeitgemäßen Sicherheitsfunktionen. Ein umfassender Hardwareschutz sorgt dafür, dass die Daten auf den Festplatten verschlüsselt bleiben. Hierzu gehört auch das standardmäßig integrierte Trusted Platform Module (TPM), das sensible Informationen wie Zertifikate und Passwörter schützt. Durch die Funktion „Secure Boot“ wird bereits bei der Inbetriebnahme sichergestellt, dass autorisierte Firmware ausgeführt wird – während der „Runtime Integrity Check“ die Gültigkeit der Firmware im laufenden Betrieb verifiziert. Die Kommunikation im Netzwerk ist über TLS 1.3 verschlüsselt und ein Echtzeit-Monitoring informiert die IT automatisch bei Gefahren.

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OFFICE DEALZZ: Herr Raberger, Designfunktion ist Spezialist für ganzheitliche Raumgestaltung, Ricoh Experte für digitale Arbeitsplatztechnologien – wie passt das zusammen?

Michael Raberger: Sehr gut! Hier schließt sich eine Lücke, wie Organisationen heute Arbeitswelten für ihre Mitarbeiterschaft denken und gestalten sollten. Wir kommen aus komplementären Disziplinen – häufig wird das Büro entweder technisch oder designorientiert gedacht. Die Zukunft des Arbeitens entsteht jedoch dort, wo Raumgestaltung und Technologie konsequent ineinandergreifen. Von diesem integrierten Planungsansatz können Unternehmen bei ihrer Bürotransformation wirklich profitieren.

Viele Unternehmen kämpfen noch mit hybriden Arbeitsmodellen. Welche konkreten Lösungen bringt Ricoh in die Partnerschaft ein, um diese Lücke zu schließen?

Hybride Arbeitsformen müssen funktionieren – sicher, nahtlos, frustfrei, ohne Medienbruch sowie effektiv und produktivitätssteigernd. Ich denke bei dem Begriff Workplace Experience durchaus auch an Wertschöpfung: Wir wollen Orte schaffen, an denen Menschen digital verbunden, innovativ sein, produktiv zusammenarbeiten und Leistungen erbringen können. Dafür haben Ricoh und Designfunktion gemeinsam Meetingraum-Module entwickelt, in denen Möbel, Raum und Technik perfekt aufeinander abgestimmt sind. Ein digitales Raumbuchungssystem, die Workplace-Management-Plattform Ricoh Spaces, ergänzt die optimale Ausnutzung. Die Module kann man auch zum Fixpreis mieten, inklusive Installation, Service und Wartung von Ricoh.

In Ihrer Kooperation sollen Raum und Technologie konsequent verzahnt werden. Wo sehen Sie diesbezüglich die größten Defizite in deutschen Büros?

Das technische Zusammenspiel aus AV-Technik, Displays, Kollaborationssoftware und Raumbuchungssystem ist komplex. Die Integration in bestehende Systeme belastet die IT-Abteilung zusätzlich oder wird gar nicht erst nahtlos integriert. Unsere Studien bei Ricoh, in denen wir regelmäßig Unternehmen in Deutschland und Europa praxisnah befragen, bestätigen das: Rund 25 Prozent der Büroangestellten wären zufriedener, wenn sie die richtige Technik hätten, um produktiver in hybriden Umgebungen zu arbeiten. Zugleich nützt ein schöner Meetingraum wenig, wenn die Technik nicht optimal läuft. Für Kunden, die aus der Perspektive des Raumes und Designs die Modernisierung angehen, können wir den integrierten Ansatz mit nahtloser Technologie und Prozessautomatisierung bieten. Das ist sinnvoll und zugleich effizient.

Herr Ayoub, Designfunktion steht seit nun 45 Jahren für inspirierende Räume – wie schaffen Sie es, dass Technik in diesen nicht als Fremdkörper wirkt?

Samir Ayoub: Technik darf man nicht sehen müssen, um ihren Mehrwert zu spüren. Wir denken sie von Anfang an als integralen Bestandteil des Raumkonzepts, architektonisch eingebettet, nutzerzentriert geplant und funktional klar. Entscheidend ist, dass Technik den Menschen unterstützt und nicht den Raum dominiert.

Wenn Sie auf typische Kundenprojekte schauen: Startet die Transformation heute eher beim Raum oder bei der Technik – und warum?

In der Praxis startet sie meist beim Raum, weil Organisationen spüren, dass ihre Arbeitsumgebung nicht mehr zu ihrer Arbeitsweise passt. Technik folgt dann konsequent, um neue Formen der Zusammenarbeit, Hybridität und Produktivität wirklich zu ermöglichen. Beides ist untrennbar, aber der kulturelle Impuls kommt fast immer aus dem Raum.

Ein Baustein Ihrer Partnerschaft mit Ricoh sind gemeinsame Showrooms. Welchen Mehrwert können interessierte Kunden hier erleben?

Unsere gemeinsamen Showrooms machen Zukunft erlebbar, nicht erklärungsbedürftig. Kunden sehen, wie Raum, Technik und Services nahtlos zusammenspielen und können reale Arbeitsszenarien testen. Das verkürzt Entscheidungsprozesse und erhöht die Qualität der Lösungen deutlich.

Was wird die Zukunft der Büroarbeitswelt voraussichtlich prägen?

Samir Ayoub: Flexibilität, Sinnhaftigkeit und technologische Selbstverständlichkeit. Büros werden Orte für Begegnung, Identifikation und Leistung, nicht für Anwesenheitspflicht. Erfolgreich sind diejenigen Unternehmen, die Raum, Technologie und Kultur ganzheitlich denken. Es wird deutliche Flächenreduktionen bei zeitgleicher Erhöhung der Attraktivität geben.

Michael Raberger: Das Büro wird zukünftig noch mehr der zentrale, soziale und kreative Treffpunkt in generell hybriden Arbeitswelten. Dafür braucht es den Dreiklang aus Attraktivität des Raumes, nahtlos unterstützender Technologie und einer Organisation, die Bürotransformation als Teil von Unternehmenskultur und Identität sowie langfristig wertschöpfender Investition in die Zukunft versteht.

Vielen Dank, Herr Raberger und Herr Ayoub, für das Interview.

Die Fragen stellte Christian Marx.

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Mit Wirkung zum 13. Mai 2026 hat Yasunari Shimizu die Position von Hiroaki Kashiwagi übernommen, der nach fünf Jahren engagierter Führung als Präsident und CEO zurücktritt. Herr Shimizu bringt umfangreiche Führungserfahrung aus den japanischen und internationalen Unternehmen von PFU mit und wird das Unternehmen in seine nächste Wachstumsphase führen, aufbauend auf den starken Grundlagen, die unter der Amtszeit von Herrn Kashiwagi geschaffen wurden.

Rücktritt des Vorgängers

Herr Kashiwagi war seit dem 1. April 2021 als Präsident & CEO tätig und führte das Unternehmen in dieser Zeit durch eine Phase der Transformation in einem sich wandelnden Markt. Der Vorstand und das Führungsteam danken Herrn Kashiwagi herzlich für sein Engagement, seine Führungsstärke und seine bedeutenden Beiträge zum Unternehmen. Herr Kashiwagi wird eng mit Herrn Shimizu zusammenarbeiten, um in den ersten Monaten seiner Amtszeit eine reibungslose Übergabe sicherzustellen.

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Mit der gesetzlichen Regelung wird die Digitalisierung von Rechnungsprozessen nun regulatorisch vorgegeben: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 dürfen viele Unternehmen – darunter auch zahlreiche mittelständische Betriebe – keine Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen mehr versenden.

Damit wird deutlich: Die gesetzlichen Vorgaben sollten nicht nur als Pflicht, sondern auch als Chance verstanden werden. Die Umstellung eröffnet Unternehmen die Möglichkeit, Prozesse zu digitalisieren und Abläufe effizienter zu gestalten.

E-Rechnung: Mehr als ein digitales Dokument

Eine E-Rechnung ist weit mehr als ein digital versendetes PDF. Sie basiert auf strukturierten, maschinenlesbaren Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder XML ermöglichen die direkte Übertragung von Rechnungsinformationen in ERP- und Buchhaltungssysteme.

Der Vorteil: Die manuelle Datenerfassung entfällt weitgehend. Rechnungen lassen sich schneller bearbeiten, Fehler werden reduziert und Unternehmen gewinnen mehr Transparenz über ihre Finanzprozesse.

Unternehmensprozesse analysieren und modernisieren

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in Deutschland schrittweise. Während Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen müssen, gelten für die verpflichtende Ausstellung teilweise Übergangsfristen. Viele Organisationen nutzen diese Zeit, um ihre Prozesse zu überprüfen und anzupassen.

In der Praxis beginnt dies meist mit einer Bestandsaufnahme. Rechnungsprozesse sind häufig historisch gewachsen und enthalten noch zahlreiche manuelle Schritte. Eine Analyse zeigt, welche Systeme beteiligt sind, wo Medienbrüche entstehen und welche Automatisierungspotenziale bestehen.

Video: Elektronische Rechnungen

Neue Meldepflichten stehen bevor

Mit der Digitalisierung der Rechnungsprozesse entstehen künftig weitere Anforderungen. Spätestens ab 2030 sollen im Rahmen der EU-Initiative VAT in the Digital Age (ViDA) Rechnungsdaten nahezu in Echtzeit an eine zentrale Plattform der Finanzverwaltung übermittelt werden.

Unternehmen benötigen dafür technische Lösungen, die diese Meldungen automatisiert und regelkonform übermitteln. Wer sich zu spät vorbereitet, riskiert künftig Compliance-Probleme oder Verzögerungen im Rechnungsprozess.

Digitalisierung ist kein reines IT-Projekt

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen betrifft mehrere Unternehmensbereiche wie beispielsweise Buchhaltung, Einkauf oder Vertrieb. Deshalb ist es wichtig, klare Ziele zu definieren und Fortschritte messbar zu machen.

Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, Automatisierungsgrad oder Fehlerquote helfen dabei, den Nutzen digitaler Rechnungsprozesse sichtbar zu machen. Auch Geschäftspartner sollten frühzeitig eingebunden werden, damit der elektronische Rechnungsaustausch reibungslos funktioniert.

Plattformlösungen verbinden Systeme und Netzwerke

Moderne Plattformlösungen unterstützen Unternehmen dabei, verschiedene Rechnungsformate und Kommunikationswege zu integrieren. Lösungen wie Ricoh Intelligent Data Exchange (RIDX) etwa verbinden bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme mit Netzwerken für den elektronischen Dokumentenaustausch.

Rechnungen können über unterschiedliche Kanäle versendet und empfangen, automatisch validiert und revisionssicher archiviert werden. Zudem fungiert die Plattform als zertifizierter Access Point im internationalen Peppol-Netzwerk, das den standardisierten Austausch elektronischer Rechnungen ermöglicht.

Mit der Digitalisierung wächst auch die Bedeutung der IT-Sicherheit. Elektronische Rechnungsprozesse dürfen nicht zum Einfallstor für Cyberkriminelle werden. RIDX stellt Unternehmen automatisch die jeweils aktuelle Version der Plattform bereit, sodass neue regulatorische Anforderungen und Sicherheitsupdates ohne zusätzlichen Aufwand umgesetzt werden können. Auch die zukünftige Übermittlung von Rechnungsdaten an die zentrale Plattform der Finanzverwaltung kann automatisiert erfolgen.

Wenn aus Pflicht Prozessinnovation wird

Die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung bedeutet nicht nur eine regulatorische Veränderung. Für viele Unternehmen ist sie zugleich ein Anlass, Prozesse neu zu denken und stärker zu digitalisieren. Die E-Rechnung wird damit zum Innovationsmotor. Unternehmen, die früh handeln, sparen Kosten, reduzieren CO2-Emissionen und stärken ihre Wettbewerbsfähigkeit.

Tipp: Kontaktieren Sie Ricoh, um einen kostenlosen E-Rechnungs-Quick-Check zu erhalten und zu erfahren, wie gut Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet ist.

Ingo Wittrock, Regional Marketing Director Central & Eastern Europe bei Ricoh Deutschland. ricoh.de

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Christopher Rheidt ist bereits seit März 2024 neben seiner bisherigen Rolle bei TA Triumph-Adler auch Executive Vice President bei Kyocera Document Solutions Europe Management. Er folgt als President auf Takuya Marubayashi, der eine globale Rolle bei Kyocera Document Solutions übernehmen wird.

Ausrichtung in der EMEA-Region

Rheidt kam 2012 als Chief Operating Officer zur TA Triumph-Adler GmbH und war dort für den direkten und indirekten Vertrieb zuständig. 2016 wurde er zum Geschäftsführer von TA Triumph-Adler ernannt. 2019 wurde er zusätzlich ins Board of Directors der Kyocera Document Solutions Europe B.V. berufen und im Jahr 2024 zum Executive Vice President ernannt. Als neuer President von Kyocera Document Solutions Europe Management ist Christopher Rheidt für die strategische Weiterentwicklung des Unternehmens in der EMEA-Region und die enge Verzahnung mit der globalen Organisation verantwortlich.

„Es ist mir eine große Ehre, die Rolle des President von Kyocera Document Solutions in der EMEA-Region zu übernehmen“, betont Rheidt. „Ich bin entschlossen, Innovation, Wachstum und operative Exzellenz in der Region weiter voranzutreiben. Dabei stehen unsere Partner und Kunden auch weiterhin im Mittelpunkt unserer Strategie. Ich freue mich darauf, diese Beziehungen zu vertiefen und ihnen den Wert, die Unterstützung und die Innovation zu bieten, die sie von uns erwarten. Bei dieser Gelegenheit möchte ich mich herzlich beim gesamten TA-Team für 14 erfolgreiche Jahre bedanken.“

Weiterentwicklung der TA Gruppe

Dietmar Nick leitet seit 2017 die Geschäftsführung von Kyocera Document Solutions Deutschland und verantwortet als CEO die Geschäftsaktivitäten der Kyocera-Gruppe in Deutschland und Österreich. Zuvor war er seit dem Jahr 2000 in leitenden Positionen für den Vertrieb verantwortlich. Ab dem 1. April 2026 ist er als Geschäftsführer von TA Triumph-Adler auch für die Entwicklung und Strategie der TA Gruppe verantwortlich.

„Ich freue mich sehr auf meine künftige zusätzliche Rolle bei der TA Triumph-Adler Gruppe. Dieser Aufgabe sehe ich mit großem Respekt entgegen“, erklärt Nick. „Ich bin hoch motiviert, den eingeschlagenen Kurs mit dem Führungsteam und den Kolleginnen und Kollegen von TA erfolgreich fortzusetzen. Für seine neue Aufgabe wünsche ich Christopher Rheidt viel Erfolg und weiterhin die strategische Gestaltungskraft, die ihn auszeichnet.“

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Stefan Baudendistel ist seit September 2022 bei Kodak Alaris als Service Business Manager Central Region tätig. Diese Funktion wird er auch weiterhin begleiten. Mit mehr als 40 Jahren Erfahrung in der Druck- und Dokumentenbranche bringt er umfassende Branchenkenntnis und Führungsexpertise in seine neue Rolle ein. Während seiner Laufbahn war er für namhafte Unternehmen wie Canon, Xerox, Lexmark und Konica Minolta tätig. Vertrieb und Service zählen seit jeher zu seinen beruflichen Schwerpunkten.

Kodak Alaris im Wandel

In den vergangenen Jahren hat sich Kodak Alaris vom Scannerhersteller zu einem ganzheitlichen Lösungsanbieter entwickelt. Das Unternehmen bietet Komplettlösungen, die von Scannern bis hin zur IDP-Plattform „Info Input Solution“ reichen. Damit lassen sich Digitalisierung, intelligente Workflows bis hin zur automatisierten Dokumentenverarbeitung mithilfe von KI-Technologien realisieren. Mit Stefan Baudendistel an der Spitze will Kodak Alaris diesen Weg konsequent weitergehen und den Fokus auf Kundenorientierung, Servicequalität und innovative Lösungen weiter stärken.

„Ich freue mich sehr über das entgegengebrachte Vertrauen und auf meine neuen Aufgaben. Mit unseren intelligenten Lösungen unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Dokumentenprozesse effizienter und zukunftsfähiger zu gestalten. Gemeinsam mit unserem kompetenten Team und einem starken Partnernetzwerk werde ich daran arbeiten, diesen Mehrwert weiter auszubauen und nachhaltigen Erfolg zu sichern“, so Stefan Baudendistel.

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