In unserer Umfrage „Zukunft des Bürofachhandels 2026“ haben wir Unternehmen der Bürowirtschaft um ihre Einschätzung zu folgenden Fragen gebeten: Wie beurteilen Sie die aktuelle Situation des Bürofachhandels? Und: Was zählt zu dessen größten Herausforderungen, was zu den größten Chancen?

Karla Aßmann, Geschäftsführerin Assmann

„Der Wandel in der Arbeitswelt setzt sich ungebremst fort und erfährt unter anderem durch KI zusätzliche Dynamik. Wer das Tempo nicht mitgehen kann, gerät zunehmend unter Druck. Denn was mit Corona begann, ist längst Realität. Moderne Arbeitswelten brauchen Menschen, die diese denken und realisieren können. Weiterhin nur auf das Standardgeschäft zu vertrauen, reicht nicht aus. Die Branche befindet sich in einer Phase der Konsolidierung mit einem entsprechend aggressiven Preiskampf bei Ausschreibungen und Projekten.

Neben den Anforderungen der ‚Future of Work‘ sind die größten Herausforderungen Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Wir müssen flexible Arbeitswelten schaffen, in denen sich Menschen wohlfühlen und kreativ sein können. Dazu Smart-Office-Lösungen für unsere Kunden entwickeln sowie Digitalisierung und KI intelligent nutzen. Nicht, um Menschen zu ersetzen, sondern um Prozesse zu optimieren. In Sachen Nachhaltigkeit gilt es, noch mehr in Kreislaufwirtschaft zu denken, um zukunftsfähig zu bleiben und die Umwelt zu schonen.“

Peter Knecht, Geschäftsführer Götessons Design GmbH

„Der Büromöbelmarkt steht aktuell deutlich unter Druck, was sich auch im deutschen Bürofachhandel widerspiegelt. Steigende Kosten, zurückhaltende Investitionen vieler Unternehmen sowie die anhaltende Transformation hin zu hybriden Arbeitsmodellen belasten die Nachfrage. Viele Kunden benötigen weniger klassische Büroausstattung oder investieren selektiver in flexible und multifunktionale Lösungen. Gleichzeitig verschärfen der zunehmende Wettbewerb durch Onlineanbieter und der Hersteller-Direktvertrieb die Situation zusätzlich.

Herausforderungen: neben dem Preisdruck vor allem die Anpassung an veränderte Arbeitswelten sowie die Notwendigkeit, Beratungs- und Servicekompetenz auszubauen. Kunden erwarten heute ganzheitliche Konzepte statt einzelner Produkte. Chancen: Themen wie ergonomisches Arbeiten, Akustik, Nachhaltigkeit und moderne Arbeitsplatzgestaltung gewinnen an Bedeutung. Fachhändler, die sich als kompetente Berater sowie in Händlernetzwerken positionieren und individuelle Lösungen anbieten, können sich erfolgreich differenzieren und langfristig am Markt behaupten.“

Andreas Reuter, CEO Schäfer Shop 

„Die gesamtwirtschaftliche Schwäche in Europa trifft den Bürofachhandel spürbar – besonders den Möbelbereich, wo Unternehmen Investitionen verschieben. Das spüren wir bei Schäfer Shop deutlich. Als B2B-Vollsortimenter reagieren wir direkt auf das Investitionsklima unserer Kunden. Was mich zuversichtlich stimmt: Krisen enden. Und wenn sie enden, entstehen Chancen – oft schneller als erwartet.

Ich nehme einen klaren Trend wahr: Unternehmen kehren zurück ins Büro. Die Ausweitung des Homeoffice wird in vielen Organisationen gerade korrigiert. Das Büro gewinnt als Arbeits- und Begegnungsort an Bedeutung – und das ist für Schäfer Shop eine echte Chance. Genau hier liegt unsere Stärke: Unternehmen dabei zu unterstützen, Büroumgebungen zu gestalten, die Menschen wieder gern aufsuchen. Für den Bürofachhandel gilt: Wer jetzt in Beratungskompetenz und Sortimentsrelevanz investiert, wird profitieren. Die Nachfrage kommt – die Frage ist, wer bereit ist, wenn sie da ist.“

Klaus Schalk, Geschäftsführer Preform

„Die Lage ist herausfordernd, das spürt jeder im Markt. Der Bürofachhandel bewegt sich zwischen zurückhaltender Nachfrage, Preisdruck und steigenden Anforderungen der Kunden. Gleichzeitig zeigt sich: Je intensiver und persönlicher die Zusammenarbeit ist, desto größer sind die Chancen, Projekte zu initiieren und langfristige Partnerschaften aufzubauen. Viele Anbieter befinden sich zudem im Wandel von klassischen Geschäftsmodellen hin zu beratungsorientierten Ansätzen. Die rückläufige Nachfrage ist weniger Ursache als vielmehr ein Signal für diese Veränderung.

Die größte Herausforderung ist aus meiner Sicht die Austauschbarkeit. Reine Lieferleistungen geraten unter Druck, während Beratungskompetenz wichtiger wird. Genau darin liegt die Chance: Fachhändler, die sich als Lösungspartner für hybride Arbeitswelten positionieren, können sich differenzieren. Themen wie Akustik, Nachhaltigkeit und Flächeneffizienz sind zentrale Entscheidungskriterien. Wer hier Know-how mitbringt, bleibt erfolgreich.“

Hajo Soldan, Director Partner Channel DP&S, Canon

„Der Fachhandel steht aktuell weniger vor einer klassischen Konjunkturdelle als vor einer strukturellen Neuausrichtung hin zu digitalen Lösungen – insbesondere in den Bereichen IT, Security, Remote Services und KI. Wer heute noch primär Produkte verkauft, gerät unter Druck. Wer Lösungen integriert, gewinnt an Relevanz.

Die zentrale Herausforderung ist, diese Transformation umzusetzen und Komplexität zu beherrschen: Hybride Arbeitsmodelle, Anforderungen an IT-Sicherheit und Nachhaltigkeit treffen auf Margendruck. Genau darin liegt die Chance: Die wachsende Komplexität macht den Fachhandel zum unverzichtbaren Partner, der durch regionale Nähe schnell und kompetent reagieren kann. Wachstum entsteht, wo Print, IT und Workflows zusammengeführt werden – etwa in Managed Services und sicheren Dokumentenprozessen. Entscheidend ist, Technologie in messbaren Kundennutzen zu übersetzen: effizient, sicher und nachhaltig. Am Ende entscheidet nicht die Technologie, sondern ihr Mehrwert für den Kunden.“

Stefan Salzer, Vorstandsvorsitzender Soennecken eG

„Die Situation innerhalb der Branche ist angespannt, denn der Markt ist weiterhin rückläufig und zeigt sich aktuell sehr preisaggressiv, was die Margen drückt. Die tiefgreifenden strukturellen Veränderungen durch die Digitalisierung sind immer deutlicher spürbar. Darüber hinaus sorgt die volatile geopolitische Situation für erhebliche Unsicherheiten und Risiken.

Als größte Chance sehe ich den Einsatz von KI, der Unternehmen deutlich effizienter machen kann, gleichzeitig aber auch eine Herausforderung darstellt, da er aktuell noch schwer abschätzbare Veränderungen für die Branche mit sich bringt. Eine weitere Chance sehe ich in kürzeren Zyklen und schnelleren Sortimentsanpassungen. Hier können wir von anderen Branchen, wie zum Beispiel der Lebensmittelbranche, lernen und noch stärker auf Trends setzen. Gleichzeitig müssen Angebote ganzheitlicher gedacht werden und Sortimente durch As-a-Service-Modelle oder Technologiefelder wie Robotik ergänzt werden.“

Dominic Mein, Regional Manager DACH & Benelux Viewsonic

„Hybride Arbeitsmodelle und die fortschreitende Digitalisierung haben die Anforderungen an moderne Arbeitsplätze nachhaltig verändert. Es geht heute nicht mehr nur um Ausstattung, sondern um die nahtlose Verbindung von physischen und digitalen Räumen. Sicherlich verschärfen der anhaltende Preisdruck und der Online-Wettbewerb das Marktumfeld, doch die eigentliche Herausforderung liegt in der wachsenden Komplexität moderner Collaboration-Lösungen.

Für Viewsonic ist klar: Der Schlüssel zum Erfolg liegt im konsequenten Wechsel vom reinen Produktvertrieb hin zu ganzheitlichen Lösungskonzepten. Wir verstehen uns heute mehr denn je als strategischer Partner für integrierte Display- und Software-Umgebungen, die produktives Arbeiten in vernetzten Teams erst möglich machen. Für den Fachhandel bietet dieser Wandel eine enorme Chance: Er kann sich vom reinen Lieferanten zum unverzichtbaren Berater entwickeln, der seine Kunden aktiv durch die Transformation der Arbeitswelt begleitet.“

Ingo Dewitz, Vorstand Marketing und Vertrieb Büroring

„Der Bürofachhandel bewegt sich aktuell in einem strukturell anspruchsvollen Marktumfeld. Im PBS-Bereich sind die Volumina rückläufig, im Segment Büroeinrichtung sehen wir eine spürbare Investitionszurückhaltung. Gleichzeitig steigt der Wettbewerbsdruck – insbesondere durch Plattformanbieter, die stark über Preis und Verfügbarkeit kommen. Das verändert die Spielregeln sichtbar.

Die zentrale Herausforderung liegt darin, die eigenen Stärken konsequent in den Markt zu tragen und sichtbar zu machen. Der Fachhandel bringt dafür beste Voraussetzungen mit: Nähe zum Kunden, ein tiefes Verständnis für konkrete Bedarfe sowie die Fähigkeit, daraus passende Sortimente und Mehrwerte zu entwickeln. Wer diese Stärken gezielt nutzt, Kundenzufriedenheit und -bindung aktiv gestaltet und sein Angebot konsequent am gewerblichen Bedarf ausrichtet, kann sich klar differenzieren und nachhaltig erfolgreich bleiben.“

Dr. Jochen Ihring, Geschäftsführer Dauphin HumanDesign Group

„Die aktuelle Situation des Bürofachhandels ist weiterhin stark von der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung geprägt. Seit 2023 bestimmen Wachstumsschwäche und Stagnation infolge multipler Krisen das Marktumfeld, eine spürbare Erholung ist bislang nicht in Sicht. Parallel schreitet die Konsolidierung im Fachhandel voran, mit zunehmend überregional aufgestellten Strukturen.

Die größte Herausforderung sind die aktuellen wirtschaftlichen Rahmenbedingungen und die ausgeprägte Investitionszurückhaltung. In einem von Unsicherheit geprägten Umfeld werden Budgets strikt priorisiert und Investitionen in unser Segment häufig aufgeschoben. Gleichzeitig eröffnet der strukturelle Wandel der Arbeitswelt klare Chancen: Das Büro wird zum zentralen Ort für Austausch, Zusammenarbeit und Innovation. Damit steigt die Nachfrage nach ganzheitlichen, zukunftsfähigen Arbeitsplatzkonzepten. Der Fachhandel kann hier seine Rolle gezielt weiterentwickeln – weg vom reinen Vertrieb hin zu einem beratungsstarken Partner, der Unternehmen aktiv bei der Gestaltung moderner Arbeitswelten unterstützt.“

Andreas Helmis, Geschäftsführer Edding Vertrieb

„Die Situation im Bürofachhandel bleibt angespannt, da die Investitionen in klassische Büroflächen verhalten bleiben. Die Nachfrage ist deutlich selektiver und preissensibler. Digitalisierung und veränderte Arbeitsweisen tragen wesentlich zum Nachfragerückgang klassischer Büroartikel bei und das Angebot konzentriert sich stärker auf die großen Marktteilnehmer. Wir sehen seit vielen Jahren, dass sich die Bürobedarfshändler neue Kategorien suchen. So werden vorhandene Marktbearbeitungs-, Service- und Lieferstrukturen genutzt, um branchenfremde Kategorien wie Sanitär- und Cateringbedarf oder Arbeitsschutzlösungen zu vertreiben.

Herausforderung und Chance zugleich ist das Erreichen neuer Zielgruppen. Wir arbeiten daran, den OES darin zu unterstützen, das Handwerk besser zu erreichen, um an Umsätzen zu partizipieren, die in der Vergangenheit vom Produktionsverbindungshandel generiert wurden. Eine weitere Chance liegt in einem klaren Rollenwechsel, weg vom reinen Warenlieferanten hin zum Berater für moderne Arbeitswelten und hybride Bürokonzepte mit exklusiven Servicepaketen.“

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Hand aufs Herz: Wann haben Sie sich das letzte Mal bei einem Kauf so richtig beraten lassen? Und wie oft haben Sie das Thema erst mit einer KI Ihres Vertrauens erörtert? Als mein Handy letztes Jahr den Geist aufgegeben hat, habe ich mit ChatGPT geklärt, welche Geräte die mir wichtigen Spezifikationen erfüllen. Dann wurde direkt gekauft. Dass das neue Gerät eigene Macken hat, ist eine andere Geschichte. Aber die Punkte, die mir wichtig sind, erfüllt es.

Unsere Welt befindet sich im dynamischen Wandel

Künstliche Intelligenzen ziehen in unseren Alltag ein. Die dynamische Entwicklung betrifft auch direkt den Vertrieb. Historisch gesehen entstand dieser, als die erste industrielle Revolution die Effizienz in der Produktion so erhöhte, dass Überkapazitäten entstanden, die verkauft werden mussten. Solche Standardgüter und C-Produkte werden heute automatisch verkauft. Wer sich die Entwicklung seither anschaut, sieht, dass die zu verkaufenden Leistungen immer komplexer werden und eine zunehmende Anzahl an Beteiligten erfordern, um sie zu erstellen. Dadurch ergeben sich neue Herausforderungen für all jene, die weiterhin erfolgreich verkaufen wollen.

Der Job-Futuromat des IAB untersucht, zu welchem Grad einzelne Berufsbilder automatisiert werden können. Beim klassischen Verkäufer ist das bereits zu 88 Prozent der Fall. Beim Außendienstmitarbeiter zu 43 Prozent. Einzig der Key Account Manager ist nicht ersetzbar: Der Grad seiner Automatisierbarkeit liegt bei 0 Prozent.

KAM kann nicht ersetzt werden

Der Key Account Manager muss nicht nur Kunden entwickeln und durch den Verkauf individueller Leistungssysteme an den Anbieter binden, sondern auch die Akteure der eigenen Organisation so koordinieren, dass die verkauften Leistungen erfüllt werden. Im Rahmen der digitalen Revolution und der Netzwerkgesellschaft wird diese Tätigkeit noch anspruchsvoller.

Aktuell zeigt sich die folgende Entwicklung:

1. Die Komplexität und Dynamik unserer Welt steigen und mit ihnen der Anspruch an wirksame Lösungen.
2. Um komplexere Leistungssysteme zu entwickeln und zu verkaufen, werden mehr Projekte lanciert, mit einer steigenden Anzahl an Beteiligten, die integriert und auf den Kunden ausgerichtet werden müssen.
3. Im B2B erfolgen immer mehr Einkäufe im Konsens: Bei größeren Projekten sind im Schnitt zwölf Entscheider am Kauf beteiligt.
4. Kulturell heterogenere Belegschaften und Kunden bringen neue Einflüsse und Werte ein, die leichter zu Missverständnissen und zusätzlichen Herausforderungen führen.
5. Im Kontakt zum Kunden wird es schwieriger, persönliche Termine zu bekommen.
6. Die Kommunikation findet zunehmend digital statt. Dadurch steigt die Belastung, während es schwieriger wird, persönliche Beziehungen zu pflegen.

Wenn sich das Umfeld ändert, muss sich auch das Verhalten ändern, um die neuen Herausforderungen erfolgreich zu bewältigen. Von daher ist es am KAM, seine Skills weiterzuentwickeln. Mein Fachbuch „Future Skills im KAM – Aufgaben, Kommunikation, komplexe Abschlüsse“ erscheint diesen Herbst bei Springer Gabler. Es zeigt, welche Kompetenzen und Fähigkeiten dem KAM helfen, auch zukünftig erfolgreich zu sein.

In dieser Kolumne beschreibe ich in den nächsten Teilen exklusiv folgende Bereiche:

1. Was bleibt: Verkaufen bedeutet Veränderungen einleiten.
2. Wie erfolgreiches KAM in einer komplexen Welt gelingt.
3. Netzwerkintelligenz für die Netzwerkgesellschaft entwickeln.
4. Interkulturelle Kommunikation als Schlüsselkompetenz im globalen Dorf.
5. Die Kommunikation im digitalen Raum meistern.
6. Künstliche Intelligenz im KAM nutzen.
7. Das Potenzial der Organisation zusammenführen und nutzen – Toolbox, um Komplexität auf der Makro-Ebene zu meistern.

Los geht’s im nächsten Teil, der zeigen wird, dass jede Art von Verkaufen im Kern bedeutet, Veränderungen einzuleiten, und dass es dabei letztlich von zwei Komponenten abhängt, ob der Kunde diese anpackt.

Christian Bernhardt, Kommunikationspsychologe, Körpersprachentrainer, Coach, Autor. bernhardt-trainings.com

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„Mit newen schaffen wir einen gemeinsamen Branchenstandard für den Umgang mit Büroausstattung am Ende ihrer Nutzung, der Unternehmen Planungssicherheit gibt und gleichzeitig Ressourcen länger im Kreislauf hält“, sagt IBA-Vorsitzender Helmut Link.

Strukturierter Prozess statt Einzelabwicklung

newen verbindet Hersteller, Handel, Aufbereiter und Verwerter in einem digitalen Prozess. Unternehmen melden ihre nicht mehr benötigten Büromöbel über die Plattform. Anschließend werden die Produkte zunächst den jeweiligen Herstellern angeboten. Nicht übernommene Bestände gelangen anschließend nach klaren Regeln an registrierte Partner und Marktteilnehmer. Erst wenn eine Weiterverwendung nicht möglich ist, erfolgt die stoffliche Verwertung.

So wird der gesamte Übergang transparent dokumentiert. Unternehmen erhalten eine nachvollziehbare Nachweisführung über den weiteren Verbleib ihrer Ausstattung. „Bislang bedeutete eine Büroauflösung für viele Organisationen hohen Abstimmungsaufwand mit unterschiedlichen Dienstleistern und unklare Dokumentation“, erklärt Helmut Link. „newen macht daraus einen strukturierten Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten und verlässlichen Daten.“

Mehrwert für Unternehmen und Branche

Durch newen erhalten Unternehmen einen zentralen Ansprechpartner für Planung, Organisation und Dokumentation bei Standortveränderungen. Gleichzeitig profitieren Hersteller und Handel von höherer Transparenz im Zweitmarkt und besseren Möglichkeiten zur Aufbereitung und Wiederverwendung. Darüber hinaus schafft newen eine gemeinsame Datenbasis über Mengenströme und Nutzungsdauern von Büroausstattung.

Baustein für zirkuläre Arbeitswelten

Mit newen erweitert der IBA seine Aktivitäten im Bereich nachhaltiger Arbeitswelten um eine operative Umsetzungskomponente. Die Plattform ergänzt bestehende Initiativen zu New Work, Reporting und Digitalisierung um einen standardisierten Ablauf für den Übergang von Büroausstattung zwischen Nutzungsphasen. „Kreislaufwirtschaft braucht nicht nur gute Produkte, sondern funktionierende Prozesse“, so IBA Geschäftsführer Stefan Kokkes. „newen ist der nächste Schritt, um Zirkularität in der Büro- und Arbeitswelt praktisch umsetzbar zu machen.“

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Die deutschen Büromärkte stehen unter Druck. Zu einer schwachen Konjunktur sowie hohen Bau- und Finanzierungskosten kommt ein tiefgreifender Strukturwandel, getrieben durch hybrides Arbeiten, ESG-Anforderungen und digitale Technologien. Vor diesem Hintergrund ist die ungebrochene Dynamik bei den Sanierungen bemerkenswert, so Apoprojekt. Von 2020 bis 2028 werden in den sieben deutschen A-Städten rund 2,8 Millionen m2 Bürofläche modernisiert. Der leichte Rückgang gegenüber dem Vorbericht (2. Halbjahr 2025: 2,9 Millionen m2) resultiert aus Bauverzögerungen, durch die sich Fertigstellungen teilweise zeitlich verschieben. 1,5 Millionen m2 (55 Prozent) sind bereits fertiggestellt, 950.000 m2 (34 Prozent) befinden sich im Bau, 320.000 m2 (elf Prozent) in der Planung. In den beiden betrachteten B-Städten steigt das Volumen auf insgesamt 178.000 m2 (02/2025: 170.000 m2). 55 Prozent der Projekte entfallen auf Leipzig, 45 Prozent auf Nürnberg.

Rekordanteile an Gesamtfertigstellungen erwartet

2025 lag der Anteil der Sanierungen am Gesamtfertigstellungsvolumen in den A-Städten mit 25 Prozent leicht über dem bisherigen Maximum aus dem Jahr 2023 (24 Prozent). Für den Prognosezeitraum zeichnen sich in den Jahren 2026 bis 2028 Werte von jeweils über 35 Prozenzt ab. „Die Büromärkte stehen unter erheblichem Anpassungsdruck. Während der Flächenbedarf vielerorts sinkt, konzentriert sich die Nachfrage auf erstklassige, ESG-konforme Flächen in Toplagen“, sagt Stephan Winn, Geschäftsführer bei Apoprojekt.

Berlin Spitze bei Sanierungen – zentrale Lagen erste Wahl

Berlin ist mit 21,9  Millionen m2 Fläche der größte deutsche Büromarkt und liegt auch bei den Sanierungen vorn. Von 2025 bis 2028 werden in der Hauptstadt über 500.000 m2 modernisiert. Es folgen Frankfurt am Main mit 234.000 m2 und Hamburg mit 217.000 m2. Das Schlusslicht bildet München mit 93.000 m2. Der Trend zum „Flight to Quality and Location“ prägt das Marktgeschehen sowohl in den A- als auch in den beiden betrachteten B-Städten. Rund zwei Drittel der Sanierungen entfallen auf die City und City-Rand-Lagen, so der Apoprojekt-Bestandskompass. Eine weitere Gemeinsamkeit: Sanierte Flächen erzielen Mietpreise deutlich oberhalb der Angebotsmieten im Umfeld und erreichen oftmals Spitzenniveau.

Eigennutzer halten Sanierungsdynamik aufrecht

In einem selektiven Investment- und Finanzierungsumfeld entwickeln sich Eigennutzer – Unternehmen mit eigenem Flächenbedarf sowie öffentliche Verwaltung auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene – zu einem wichtigen Stabilitätsfaktor. Während institutionelle Investoren zurückhaltend agieren, setzen sie Modernisierungen häufig unabhängig vom Transaktionsmarkt um. Zwischen den A-Städten bestehen jedoch deutliche Unterschiede. Vor allem in Düsseldorf (41 Prozent) und Berlin (40 Prozent) stemmen Eigennutzer zahlreiche Sanierungsprojekte. Am geringsten fällt die Aktivität in München (sieben Prozent) und Frankfurt am Main (vier Prozent) aus. In Nürnberg liegt der Eigennutzeranteil bei 20 Prozent, in Leipzig dagegen nur bei fünf Prozent.

Umnutzung als Transformationsoption

„Steigende Leerstände sowie eine rückläufige und veränderte Flächennachfrage erhöhen den Investitionsdruck im Bürobestand. Vor diesem Hintergrund rückt die Umnutzung von Bürogebäuden stärker in den Fokus“, sagt Alexander Fieback, Head of Research bei Bulwiengesa. Im Zeitraum von 2020 bis 2030 machen Miet- und Eigentumswohnungen mit 35 Prozent den größten Flächenanteil bei der Konversion vakanter Büroflächen aus. Es folgen Hotels mit 19 Prozent sowie wohnwirtschaftliche Apartments mit 18 Prozent. Serviced Apartments kommen auf 13 Prozent. Im Prognosezeitraum von 2026 bis 2030 gewinnen insbesondere Schulen und Kliniken an Gewicht.

Beim Umnutzungsvolumen führt Frankfurt am Main das Ranking an. In der Mainmetropole entstehen rund 200.000 m2 neue Fläche durch die Umwandlung von Büro in alternative Nutzungsarten. Dahinter rangieren Berlin (195.000 m2) und Düsseldorf (170.000 m2). Räumlich konzentrieren sich die Projekte über alle A-Städte hinweg auf zentrale Lagen (51 Prozent). 34 Prozent entfallen auf periphere Standorte, 15 Prozent auf Bürozentren. Neben Marktumfeld und Gebäudesubstanz ist der Standort der entscheidende Faktor für die Realisierbarkeit von Konversionsvorhaben.

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Die Light + Building ist im internationalen Markt für Licht und Gebäudetechnik fest verankert. 75 Prozent der rund 2.000 Aussteller kommen aus dem Ausland. Neben Deutschland sind Unternehmen aus China, Italien, der Türkei, Polen, Spanien, den Niederlanden, Frankreich, Österreich und Großbritannien vertreten. Rund 60 Prozent der Unternehmen sind dem Lichtsegment zuzuordnen, etwa 40 Prozent der vernetzten Gebäudetechnik.

Be Electrified – Electrifying Places. Illuminating Spaces

Aus dem Motto der Light + Building 2026 leiten sich drei Top-Themen ab, die mit Branchenvertretern, Ausstellern und Partnern gemeinsam entwickelt wurden. „Sustainable Transformation“ steht für die Elektrifizierung, Dekarbonisierung und wirtschaftliche Weiterentwicklung des Gebäudebestands. „Smart Connectivity“ fokussiert die intelligente Vernetzung von Systemen, Gewerken und Daten als Grundlage für Effizienz und Steuerbarkeit. „Living Light“ rückt die Qualität von Licht als integralen Bestandteil von Architektur, Arbeitswelt und urbanem Raum in den Mittelpunkt.

The Living Light: Licht als lebendiger Begleiter des Alltags

Mit „The Living Light“ feiert die Light + Building 2026 eine Weltpremiere. Erstmals widmet sich eine Sonderschau in Halle 3.1 umfassend der Frage, wie Licht Lebensräume prägt und Aufenthaltsqualität steigert. Entwickelt wurde das Konzept vom Berliner Lichtplanungsbüro Lichtvision Design unter der Leitung von Carla Wilkins. In vier Bereichen mit den Titeln Home, Education, Workplace und Communication wird gezeigt, wie Licht Orientierung schafft, Produktivität unterstützt und Atmosphäre erzeugt. Interaktive Elemente und kuratierte Lichtinszenierungen machen die Wirkung unmittelbar erlebbar.

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Die aktuelle Marktanalyse des CC PMRE ist in Zusammenarbeit mit der HTW Berlin, der Hochschule 21 und der Cctm Real Estate & Infrastructure AG in Basel entstanden. Für die Studie wurden 193 Wirtschaftsexperten (Fach- und Führungskräfte der Immobilienbranche in der DACH-Region) und 112 Vertreter der Generation Z befragt. Zu den Erkenntnissen gehören unter anderem diese drei.

#1 Bürogestaltung ist innovationsentscheidend

Besonders interessant für die Bürovermarktung: Die Arbeitsumgebung bestimmt den Innovationserfolg, so die Studie. Den geringsten Einfluss hat die umgebende Stadt, dann nimmt die Wirkung konstant über das Quartier, das Gebäude bis hin zur Fläche zu. Und es kommt noch besser: Auch Produktivität, Prozesseffizienz und die Unternehmenskultur werden stimuliert. Von diesem Zusammenhang ist auch Steffen Rümmler, Leiter des Deutschlandgeschäfts von Siemens Real Estate und Mitglied des Forschungsausschusses, überzeugt: „Kreativität ist keine Frage der Lage. Sie entsteht, wo Menschen Raum für Begegnung und Austausch haben. Mit innovativen Bürolösungen gestalten wir die Zukunft und fördern die Produktivität von Unternehmen.“

#2 KI schafft Innovation und reduziert Büroflächen

Ist KI ein Innovationsmotor? Ja. KI beflügelt die Kreativität. Doch sie zwingt die Branche auch zu fundamentalen Veränderungen: KI wird den Personalbedarf in der Branche um 25 Prozent reduzieren. Damit ist jeder vierte Arbeitsplatz überflüssig. Wenn KI Arbeitskräfte einspart, dann verringert sich auch der Flächenbedarf. Aus Sicht der Studienteilnehmer liegt die Reduktion der Büroflächen bei 24 Prozent. Als Zeitpunkt für deutlich spürbare Personal- und Flächenreduktionen spricht man im diesjährigen PMRE-Monitor vom Jahr 2029.

#3 KI erfordert neue Personalentwicklungskonzepte

Der Gender Gap ist bekannt, KI bringt den Age Gap hervor. Die Gen Z nutzt generative KI-Lösungen intensiver und ist begeistert: Effizienz-, Kreativitäts- und Zufriedenheitswerte steigen überdurchschnittlich (7,5 bzw. 22 Prozent). Die Zufriedenheit der Altersgruppe 50+ sinkt jedoch gegenüber dem Mittelwert (-3 Prozent). Personaler müssen Ängste vor KI oder Überforderung ernst nehmen, um Spaltungen in der Belegschaft zu verhindern. Marcus Hübner, Geschäftsführer Hochschule 21 und Kooperationspartner unterstreicht: „Der demografische Wandel erfordert zwangsläufig eine intensivere Zusammenarbeit zwischen den Generationen. Die Kooperation aus Silver Society und Generation Z schafft Reibung, aus der jedoch Innovationsdynamik entstehen kann.

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4.636 Aussteller (2025: 4.660, 2024: 4.928, 2023: 4.561) präsentierten sich in diesem Jahr auf den drei Messen. Teilnehmer aus 170 Nationen verdeutlichten auch die Internationalität der Ambiente. Detlef Braun, Geschäftsführer der Messe Frankfurt, ordnet ein: „Geopolitik, Kosten- und Transformationsdruck sind kein Ausnahmezustand mehr, sondern neue Realität. Gerade deshalb kommt es darauf an, mit Zuversicht und Tatkraft den richtigen Moment im Markt zu nutzen. Und der ist hier und jetzt in Frankfurt.“ Rund 140.000 Besucher hatte das Messetrio in diesem Jahr (2025: 148.000, 2024: 140.000, 2023: 154.000).

Rückhalt aus Handel und Industrie

Christian Haeser, Geschäftsführer des Handelsverbands Wohnen und Büro e.V., bestätigt die Relevanz der Ambiente für den Fachhandel: „Die Ambiente hat sich auch in diesem Jahr wieder als unverzichtbare Plattform bewiesen. Die Vielfalt und Qualität der präsentierten Innovationen zeigen, wie lebendig und kreativ unsere Branche ist. Für den Fachhandel ist diese Messe der perfekte Ort, um Trends frühzeitig zu erkennen und Sortimente gezielt zu schärfen – vor allem im Verbund mit Christmasworld und Creativeworld.“

Ambiente: Weiterentwicklung als Erfolgsrezept

Auf der Ambiente stießen die Angebote rund um Ambiente Projects auf großes Interesse. Die Bereiche HoReCa, Hospitality Interiors und Contract Business entwickelten sich zu Anlaufpunkten für internationale Einkäufer und Profis aus Handel, Gastgewerbe und Objektausstattung. Neue Formate wie der Interior Design & Architecture Hub sowie das ausgebaute kuratierte Markenareal Interior Looks stärkten die Position der Messe als Plattform für Interior Design, Hospitality und internationales Projektgeschäft. Unser Verlag lud am ersten Messetag zum „Trendforum für moderne Raumwelten“ ein und ließ dort die Bereiche Office und Hospitality miteinander tanzen.

Die nächste Ambiente findet vom 29. Januar bis 2. Februar 2027 in Frankfurt am Main statt.

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Das Interesse der Industrie an der Orgatec ist auch 2026 hoch: Einige branchenführende Unternehmen haben sich bereits angemeldet. Im Segment Workspace Solutions sind dies aus dem Kreis der Mitglieder des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt e. V. unter anderem Actiu, Bene, Buzzispace, Interstuhl, Jab Anstoetz, Kinnarps, Nowy Styl, Nurus, Palmberg, Pedrali, Preform, Sedus Stoll, Thonet, Topstar, Viasit und VS Vereinigte Spezialmöbelfabriken. Darüber hinaus präsentieren sich in diesem Messebereich marktführende Unternehmen wie Brunner, Humanscale, Interface, Koleksiyon, LD Seating und Narbutas.

Im Segment Contract Solutions werden Keyplayer wie zum Beispiel Bielefelder Werkstätten, Blomus, Bretz, Cane Line, Casala, Christine Kröncke, Cor, Dedon, Ege Carpets, Framery, Freifrau, Gloster, Johanson, Kettal, Kettnaker, Kvadrat, Lapalma, Muuto, Müller Möbelwerkstätten, Piure, Pme 1910, Prostoria, Schönbuch, Softline, Viccarbe und Weishäupl auf der Orgatec 2026 präsent sein.

Der internationale Anteil der Anmeldungen liegt dem Veranstalter Koelnmesse GmbH zufolge auf sehr hohem Niveau, vergleichbar mit 2024. Er unterstreiche die globale Relevanz der Messe. Damit setzt die Orgatec ein deutliches Signal: In einem weiterhin anspruchsvollen Marktumfeld bleibt sie eine zentrale Plattform, auf der Trends sichtbar werden, Partnerschaften wachsen und wichtige Zukunftsthemen der Branche vorangetrieben werden.

Einteilung in Workspace und Contract Solutions

Für eine klare Struktur und thematische Zuordnung gliedert die Orgatec das Ausstellungsangebot künftig in die Messesegmente Workspace Solutions und Contract Solutions.

Workspace Solutions bildet die gesamte Bandbreite der modernen Arbeitswelt ab – von Büro- und Konferenzmöbeln über Akustik-, Licht- und Medientechnik, modulare Arbeitsflächen, Raum-in-Raum-Systeme, ergonomische und technische Arbeitsplatzausstattung bis hin zu Lösungen für hybrides und mobiles Arbeiten sowie innovative New-Work- und Lifestyle-orientierte Konzepte.

Contract Solutions bietet ganzheitliche, funktionale und designorientierte Einrichtungslösungen und -systeme für professionell genutzte Räume, darunter Hotels, Gastronomie, Kongress- und Tagungszentren, Empfangs-, Aufenthalts- und Lobbybereiche, öffentliche Gebäude wie Verwaltungen und Kultureinrichtungen sowie Outdoor-Bereiche wie Anlagen, Terrassen und Resorts.

Entsprechend sind die Schwerpunkte auch auf dem Messegelände klar verortet: Workspace Solutions in den Nordhallen 6 bis 9, Contract Solutions in den Hallen 4, 5 und 10. Da sich das Angebotsspektrum vieler Aussteller häufig über mehrere Anwendungsfelder erstreckt, dient die Segmentierung den Besuchern als praxisnaher Orientierungsrahmen.

Umfassendes Eventprogramm

Parallel zur Hallenaufplanung nehmen auch die inhaltlichen Formate der Orgatec 2026 weiter Gestalt an: Unter dem Titel „Orgatec Perspectives“ entstehen zwei Sonderschauen, die die beiden Messesegmente Workspace Solutions und Contract Solutions erlebbar machen – mit inspirierenden Ansätzen und praxisnahen Impulsen. Die Sonderschau für den Bereich Contract Solutions wird vom Berliner Studio Hanne Willmann kuratiert, die Sonderschau zu Workspace Solutions vom Londoner Designstudio Pearson Lloyd. Beide Ausstellungen greifen das Leitthema der Orgatec 2026 „From Rooms to Relationships: Designing Spaces in an Ever-Changing World“ auf und übersetzen die zentralen Themen Transition und menschliche Interaktion in erlebbare Raumkonzepte. Die konzeptionellen Entwürfe befinden sich derzeit in Ausarbeitung. Weitere Details werden in Kürze bekanntgegeben.

Nach der erfolgreichen Premiere 2024 ist das „Wherever, Whenever – Work Culture Festival“ auch 2026 wieder Teil der Orgatec und kehrt in die Hallen 6 und 9 zurück. Initiiert vom IBA und seinen Mitgliedsunternehmen, entsteht dort ein Festivalformat mit drei thematischen Schwerpunkten: „Empowered Experience“, „Connected Cultures“ und „Radical Impact“. Im Fokus stehen neue Arbeitsumgebungen, Unternehmenskultur und Kollaboration sowie die Auswirkungen von Nachhaltigkeit, Technologie und KI auf die Arbeitswelt. Als Speaker mit dabei sind unter anderem Dr. Guzmán de Yarza Blache, Dr. Peggy Rothe und Eve Wilkinson Bell. Ergänzt wird das Programm durch prominente Stimmen, wie zum Beispiel von Prof. Miriam Meckel.

Die Danish Design Makers, ein Zusammenschluss von Designern verschiedener Nationalitäten und Hintergründe, verbunden durch ihre enge Beziehung zur dänischen Designkultur, sind 2026 wieder auf der internationalen Leitmesse vertreten. Bereits zur Orgatec 2024 haben sie ein Format etabliert, das Designschaffende gezielt mit Unternehmen zusammenbringt. Mit dem Projekt „Embracing Age“ zeigen sie in der kommenden Ausgabe, wie modernes Design das Leben im Alter bereichern kann – mit Möbeln, Objekten und Raumkonzepten, die Komfort, zeitgemäße Ästhetik und Alltagstauglichkeit verbinden. Rund 20 Designerinnen und Designer entwickeln dafür Prototypen auf Basis eines Briefings; internationale Unternehmen aus der Designindustrie begleiten das Projekt und stärken die Umsetzung in Richtung Markt- und Praxisrelevanz. Präsentiert werden die Ergebnisse im Rahmen der Orgatec 2026 in Köln.

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#1: KI als persönlicher Arbeits-Copilot

2026 übernehmen KI-Systeme Routineaufgaben wie Administration, Informationsrecherche und Terminplanung und reduzieren so den Zeitaufwand deutlich. Mitarbeitende gewinnen dadurch mehr Raum für kreative Arbeit, können sich komplexen Problemstellungen widmen und sinnvollere Arbeitsbeziehungen aufbauen. Ein neuer Trend ist die generationenübergreifende Zusammenarbeit, auch Reverse Mentoring genannt: IWG-Daten zufolge unterstützen 62 Prozent der Gen-Z-Mitarbeitenden ältere Kollegen im Umgang mit KI, um Effizienz und Produktivität zu steigern. 77 Prozent der Führungskräfte geben an, dass dies ihre Produktivität erhöht hat, und ganze 80 Prozent berichten von neuen Geschäftsmöglichkeiten, die sich eröffnet haben.

#2: Rückkehr ja. Aber in mehrere Büros

Betriebe verabschieden sich zunehmend von den vage formulierten Hybrid-Richtlinien und setzen stattdessen auf strukturierte, regionale Netzwerke. Teams werden ermutigt, von verschiedenen, wohnortnahen Standorten aus zu arbeiten. Statt „zurück ins Büro“ heißt es daher immer öfter: „zurück in mehrere Büros“. Ein Beispiel: Microsoft hat angekündigt, dass viele US-Mitarbeitende ab 2026 an mindestens drei Tagen pro Woche im jeweils nächstgelegenen Microsoft-Office arbeiten sollen.

#3: Mikro-Zertifizierungen als neue Währung

Mikro-Zertifizierungen sind kleine, kompetenzorientierte Qualifikationen, die regelmäßiger und gezielter eingesetzt werden als klassische Jahresbeurteilungen. Arbeitgeber unterstützen diesen Trend, indem sie On-Demand-Lernplattformen finanzieren. Das verändert interne Karrierewege: Kompetenzen werden leichter nachweisbar, besser vergleichbar und insgesamt mobiler im Unternehmen.

#4: Die Umkehr des „Quiet Cracking“

Bislang war vor allem von „Quiet Quitting“ die Rede. Mitarbeitende, die bewusst nur noch das Nötigste tun. „Quiet Cracking“ beschreibt eine subtilere Entwicklung: Menschen erfüllen zwar weiterhin ihre Aufgaben, fühlen sich innerlich aber zunehmend ausgebrannt, emotional abgekoppelt und ohne Sinnperspektive. Für 57 Prozent der Beschäftigten sind Micromanagement, zu wenig Aufmerksamkeit und mangelndes Feedback die Hauptursachen.

#5: Fractional C-Suite und Führungskräfte auf Zeit

Angesichts wirtschaftlicher Unsicherheit setzen Unternehmen verstärkt auf Fractional Executives – also Führungskräfte in Teilzeit- oder projektbezogenen Rollen, die hochspezialisierte Expertise ohne die Kosten einer Vollzeitbesetzung bieten. Dies ermöglicht Unternehmen erstklassige strategische Expertise nach Bedarf, während erfahrene Führungskräfte mehrere Engagements parallel wahrnehmen können.

#6: 15-Minuten-Städte – Urbane Realitäten neu gedacht

Das Konzept der 15-Minuten-Stadt, in der Arbeit, Wohnen und Freizeit in kurzer Distanz erreichbar sind, tritt 2026 in eine neue Phase ein. Statt bestehende Stadtteile anzupassen, werden nun komplett neue Städte nach diesen Prinzipien entwickelt. Ein Beispiel hierfür: The Ellinikon (Athen). Eines der größten europäischen Stadtentwicklungsprojekte, das auf dem Gelände des ehemaligen Stadtflughafens mit einer Finanzierung von über acht Milliarden Dollar errichtet wurde. Lokal leben und arbeiten ist das Ziel dieser neu entstehenden Ökosysteme.

#7: Der lokale Dominoeffekt

Hybridarbeit stärkt die Verbindung zu lokalen Umfeldern. Mitarbeitende arbeiten näher an ihrem Wohnort und sind dadurch stärker in das lokale Leben eingebunden. Das fördert Engagement vor Ort und wirkt zugleich positiv auf die Arbeitgebermarke.

#8: Das Office wird zum Hotelerlebnis

Der Arbeitsplatz wird zunehmend wie ein Boutique-Hotel gestaltet. 2026 erwarten uns Concierge-Dienste, kuratierte Food- und Beverage-Angebote sowie ein sensorisches Design, das an hochwertige Hotelkonzepte erinnert. Ein Beispiel ist IWGs neue Partnerschaft mit Yoo, die designorientierte Hospitality-Expertise mit flexiblen Arbeitsräumen verbindet.

#9: Wachsende Nachfrage nach Tagesbüros

Tagesbüros werden zu einem Bestandteil der Arbeitswelt. Sie bieten Arbeitsräume genau dann und dort, wo sie gebraucht werden – ohne langfristige Mietverträge. Mit dem wachsenden Fokus auf Wohlbefinden gewinnen dabei Faktoren wie Tageslicht und Wellness-Angebote an Bedeutung.

#10: Was die Gen Z erwartet

Die Gen Z priorisiert Wohlbefinden, mentale Gesundheit, flexible Arbeitszeiten und sinnstiftende Tätigkeiten, die zu ihren Werten passen. Angesichts wachsender Talentlücken und steigender Ruhestände ist es für Unternehmen wichtig, auf diese Erwartungen zu reagieren. Unternehmen, die Flexibilität, Autonomie und Sinn bieten, können die nächste Generation von Führungskräften erreichen und an sich binden.

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Der Combine-Studie zufolge pendelt sich die Anwesenheit in deutschen Büros zwischen 40 und 50 Prozent ein. Laut den Studienmachern werden die Werte von vor 2020 aktuell nicht erreicht. Bereits 2023 lag der Wert bei 41 Prozent, und selbst an Spitzentagen wird die 50-Prozent-Marke selten überschritten.

Wenig persönlicher Austausch und ungenutzte Flächen

Viele Mitarbeitende kommen eigentlich wegen des Austauschs ins Büro, finden dort aber leere Flächen vor oder verbringen den Tag in Videocalls. Das erzeugt laut Combine-Geschäftsführer Hendrik Grempe einen „klassischen Kreislauf sinkender Präsenz“, da die erhofften sozialen und kollaborativen Vorteile ausbleiben. Trotz Activity-Based-Working verbringen Beschäftigte rund drei Viertel ihrer Zeit am festen Arbeitsplatz, während Besprechungsräume im Schnitt nur zu sieben bis zehn Prozent und Gemeinschaftszonen zu drei Prozent genutzt werden. Die vorhandenen kollaborativen Raumangebote werden kaum aktiviert.

6 Schlussfolgerungen für das Büro 2026

#1: Es braucht Anreize, verschiedene Bürobereiche zu nutzen.
Nicht jede Aufgabe passt zu jedem Arbeitsort. Es lohnt zu überlegen, wofür die Mitarbeitenden eigentlich im Büro zusammenkommen. Eine (neue) Meetingkultur hilft dabei, Videomarathons im Großraumbüro zu vermeiden und vorhandene Angebote zu nutzen.

#2: Interaktion muss aktiv ermöglicht und gestaltet werden.
Präsenz erzeugt nur dann positive Effekte, wenn Räume, Formate und Teamrhythmen Austausch fördern. Reine Einzelarbeit im Büro verfehlt diesen Zweck. Tipp: Gemeinschaftszonen aktiv managen, etwa durch Begegnungsformate und konkrete Anlässe, die zum kollaborativen Arbeiten anregen.

#3: Qualität der Arbeitsumgebung ist wichtiger als reine Flächendimensionen.
Weniger Fläche kann Investitionen in funktionale, akustisch geeignete Hybridräume und aktiv gemanagte Community-Bereiche möglich machen, die den praktischen und kulturellen Wert des Büros erhöhen. Tipp: Desk-Sharing-Quoten mutig justieren. Die tatsächlich gemessene Auslastung erlaubt oft höhere Quoten als angenommen.

#4: Durch konkrete Maßnahmen Präsenz wirksam steigern.
Präsenz mit einem Zweck verknüpfen: Verbindliche Teamrhythmen und Ankertage vor Ort schaffen Anreiz und Verbindlichkeit. Führungskräfte müssen Präsenz vorleben.

#5: Höhere Präsenz zahlt auf Unternehmenserfolg ein.
Wenn mehr Kolleginnen und Kollegen gleichzeitig anwesend sind, entsteht mehr Interaktion, mehr Teamarbeit, mehr Energie. Jeder Euro, der Präsenz produktiver und attraktiver macht, zahlt auf Lernkurven, Innovationsfähigkeit und Bindung ein – das sind Business-Effekte, die leider nicht so leicht in Zahlen zu messen sind.

#6: Arbeit bleibt hybrid: Homeoffice und mobiles Arbeiten mitdenken.
Bei allen Vorteilen hat Präsenz auch Grenzen. Vereinbarkeit und individuelle Arbeitsrhythmen müssen auch weiterhin respektiert und abgebildet werden.

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